按角色分配 Shopify 报表：谁该看哪份报表

如果店铺数据相关的每个问题最后都落到你的邮箱里，那就提前定好三件事：谁看哪份报表、多久收到一次，以及这个人拿到报表后最容易犯什么错。这三件事理顺了，会计就能顺利完成月结，销售人员清楚自己的业绩，采购也不必等你就能把供应商订单发出去。

来要报表的人往往不是你自己：可能是会计、代运营机构、合作伙伴、代表财务团队来沟通的数字业务负责人，或者是财务部门。他们每个人都会拿同一份店铺数据问不同的问题。报表本身的介绍，请看我们的 Shopify 报表指南。

店主：生意做得怎么样，我该重点看哪里？

所有报表你都看得到，所以你要做的是挑出少数几份定期查看，其余的等数据有变化时再推送给你。

能回答这个问题的数字：

• 本期收入，与去年同期对比，同时看毛利率、平均订单价值，以及新客户与回头客的比例。
• 哪些在增长，哪些在下滑：在 7 天、30 天和 90 天内呈上升或下降趋势的产品（对比上一周期和去年同期），再加上缺货商品、滞销库存和 ABC 分类。有位商家就要求把这些做成一个仪表板，用于每天 15 分钟的管理例会。
• 员工成本占每位销售人员销售额的百分比。一旦团队的薪酬与销售额挂钩，这个指标就能告诉你工资支出和团队带来的业绩是否成比例。
• 客户终身价值与获客成本的对比，这样在决定为一个新客户花多少钱之前，你就知道这个客户值多少。再往深一层：哪些产品能让客户回来下第二单。

频率：仪表板每天看，在早会之前；同比对比每月看一次。每天要看的部分可以放到 Shopify 仪表板上。

陷阱：一个看似简单的核心数字，背后悄悄混进了不同的东西。德国有家店从三份报表里得到了三个不同的每日销售总额，又手动把订单加了一遍，得到第四个数字。店主只是想知道当天在扣除退货和取消之前店里进账多少，而每份报表回答的问题都略有不同。选定一个口径（总销售额、净销售额或销售总计）作为你自己的每日数字，固定放在一个地方，别再拿它和其他数字比来比去。

另一个相关的陷阱：100% 折扣的订单（比如赠品或网红寄样）和付费订单算在一起。它们对净收入没有任何贡献，却会抬高订单数和销售件数；如果被计为订单，还会拉低平均订单价值。先决定它们该不该计入核心数据，再据此设置筛选条件。

会计：哪个数字该记进账里？

会计通常是外部的，他们的问题范围很窄，也很精确：我该记录哪个数字，又该如何解释它和 Shopify 财务页面显示的数字之间的差异？

能回答这个问题的数字：

• 不含增值税的净销售额，以及按税率拆分的增值税。税务报表或已收税款报表就能覆盖这部分；需要在多个州申报的美国店铺，会用到按州统计的税务报表。
• 交易和付款单，要和销售分开看。参见交易报表和付款单报表的指南。
• 应收账款（月末），未发货订单单独列一份清单。尚未发货的订单可能已经付过款，所以它并不自动等于别人欠你的钱。
• 库存价值（月末，参见库存估值）。
• 店铺积分和礼品卡，以及按结案日期统计的败诉拒付。

频率：每月 1 号，用于月结。一家家具制造商的会计花了大约一周时间搭好一套月末报表包：净销售额、税费、店铺积分、礼品卡、折扣、库存价值、应收账款和未发货订单。现在它会在每月 1 号自动送达。

陷阱：问题明明是关于交易和付款单的，却去看订单。订单的日期是客户下单的时间。付款的日期是收到钱的时间。付款单的日期是款项打到你银行账户的时间。退款、订单编辑和履约也各有各的日期，而且销售报表可能把退货算在退货发生的当天，而不是原始下单日。把销售报表和付款汇总放在一起，它们逐行对不上，因为衡量的是不同的事件。把这个差别解释清楚之后，数字通常就能对上了。

一家代运营机构把客户的销售报表放在 Google Sheets 里，每月刷新一次，会计拿它和 Shopify 财务页面做对比。差额达到几千欧元，被标记为差异。拆开来看，这个差额有三个原因：

1. 财务汇总统计的是期内收到的付款，而销售报表统计的是按下单日期计算的销售。
2. 表格里的数字是月初拍下的快照。上个月的订单在那之后几天里还在变化（陆续有付款进来、订单被编辑），所以同一份报表晚些时候再跑，数字就不一样了。
3. 按同一口径对比时，这份销售报表与 Shopify 自带的销售报表在五个月里的差异约为 0.02%。

最终定下来的做法是：销售报表作为记录销售的依据（净销售额、按税率拆分的增值税、总额）；付款和付款单单独与银行对账；表格从每月刷新一次改为每周刷新一次。

如果只能交给新会计一样东西，那就给一份简短说明：哪份报表回答“我们卖了多少”，哪份回答“进账了多少钱”。这能帮你省掉第一个月痛苦的对账过程。

员工和销售代表：我业绩怎么样，能拿多少钱？

如果你根据销售报表计算工资或奖金，让每位销售人员看到和发薪所依据的同一份报表，就没什么可争的了。

能回答这个问题的数字：

• 每位销售人员的销售金额，按你发薪的周期（周、月、季度）统计。
• 每位销售人员的订单数，统计周期相同，这样几笔大单不会掩盖一个惨淡的月份，反之亦然。
• 每位销售人员的回头客，如果你不仅想奖励首单成交，也想奖励把客户拉回来的人。标准的新客户与回头客拆分本身给不了你这个数字：先约定客户回购时功劳算谁的，再围绕这条规则搭建报表。
• 工资或佣金比例，套用到上面这些数字上。有些店铺自己根据导出数据计算；也有些店铺要求把它作为一列加进报表，让销售人员同时看到销售额和对应的金额。

频率：销售人员自己跟进时每天或每周看；计算工资时则在发薪结算前看。

陷阱：给销售代表要么全部权限，要么什么都不给。不如分享一份专门为他们做好的报表，筛选条件预先设好。他们可以查看但不能编辑；最多允许他们修改日期范围。

同样的思路也适用于 B2B 团队。一家批发企业搭建了两个完全相同的跟踪表，一个给外勤销售团队，一个给全国大客户团队。每个团队看到的是自己负责的客户、地点旁边的公司名称，以及 Days Overdue（逾期天数），这样他们不用问财务就知道该打电话催谁付款。他们发现了一个坑：像“有付款条款”这样的筛选条件，也会把 “Due on receipt” 和固定日期条款的订单放进来，因为这些订单同样有付款条款。他们把它缩小到仅限 Net 账期。把报表发给团队之前，先检查一下筛选条件到底放进了哪些订单。

采购：该补什么货，哪些货一直压在仓库里？

采购的问题分两半：补什么货、补多少，以及哪些库存卖不动、一直占着资金。

能回答这个问题的数字：

• 现有库存，按产品、变体和地点统计。通常从 Inventory On Hand 报表入手，其余的可以看我们的库存报表概览。
• 建议补货数量，根据你自己的销售速度和库存可售天数计算，这正是 Inventory Planner 报表的用途。
• 按尺码和款式统计的售罄率，每周看。我们关于如何解读售罄率的文章解释了为什么 100% 可能意味着你订货不足。
• 每个产品的交货周期，单独设置，而不是所有产品用同一个数字。
• 按地点统计的滞销库存，以及销售加速度（例如最近 3 天对比最近 14 天），以便在某个产品卖断货之前就发现它正在走红。

频率：每周一次，在向供应商下单之前。时间节点方面可以参考再订货点指南。

陷阱：

• 已经卖断货的商品，销售速度显示为零。如果一个产品几周都没有库存，那它这几周也就没有销量，所以它近期的销售速度显示为零，看上去就是什么都不用补。要看它断货之前那段时间的销售速度。
• 库存只按一家门店筛选，需求却按整个公司统计。这样计算的两半描述的是不同的东西。库存和销售要筛选到同一个范围。
• 拿全公司的“最后销售日期”来看单个门店。在看某个地点的滞销库存时，全公司的日期可能让某个商品看起来还在动销，而那家门店其实已经好几个月没卖出一件了。

把每份报表送到对的人手里

上面提到的大多数人只需要一份按计划刷新的报表，能看但不能改。在 Mipler 里有三种方式可以做到：

• 分享。一个受密码保护、仅供查看的报表链接。接收者在浏览器中打开，就能看到按你设置的筛选条件呈现的数字。如果他们需要自己选择时间段，你可以允许他们编辑日期筛选，不再需要时再关掉。适合外部会计，或者月中想查看自己业绩的销售人员。
• 定时邮件。报表按你选择的计划自动发送，比如每周或每月一次。适合所有和日期挂钩的场景，比如会计每月 1 号的报表包，或者采购每周下单前要看的报表。
• Google Sheets。通过 Google Sheets 集成把报表导入电子表格，适合本来就在表格里工作的人，比如会计。如果这个表格要用于对账，至少每周刷新一次。

这几种方式都不需要给接收者开通应用的访问权限，所以只需要一份报表的人就只看到那份报表，别的什么都看不到。如果他们已经有员工账户，分享报表也不会改变该账户能看到的内容。

从哪里开始

为团队里的每个人写下一句话：他们反复来问你的那个问题。把每个问题对应到一份报表和一个交付日期。先从会计开始，因为月结每个月都会来；再到销售人员，因为一份共享的销售报表能把工资计算从你的邮箱里挪走。一个月后，还会来找你的问题，应该只剩那些只有你才能回答的。

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