Rapports Shopify par rôle : qui reçoit quel rapport

Si chaque question sur les chiffres de votre boutique finit dans votre boîte mail, décidez à l'avance qui voit quel rapport, à quelle fréquence il arrive, et quelle erreur cette personne risque le plus de commettre avec. Réglez bien ces trois points, et votre comptable clôture le mois, vos vendeurs savent où ils en sont, et votre acheteur passe la commande fournisseur sans vous attendre.

La personne qui demande un rapport n'est souvent pas vous : ce peut être un comptable, une agence, un associé, un responsable digital qui écrit au nom de l'équipe financière, ou le service comptabilité. Chacun pose une question différente aux mêmes données de la boutique. Les rapports eux-mêmes sont présentés dans notre guide des rapports Shopify.

Le propriétaire : comment va l'entreprise, et où dois-je regarder ?

Vous voyez tous les rapports : le travail consiste donc à choisir les quelques-uns que vous consultez à intervalles réguliers, et à laisser les autres venir à vous quand quelque chose bouge.

Les chiffres qui répondent à la question :

• Le chiffre d'affaires de la période, comparé à la même période l'an dernier, avec la marge, la valeur moyenne des commandes, et les clients nouveaux vs. récurrents.
• Ce qui progresse et ce qui recule : les produits en hausse ou en baisse sur 7, 30 et 90 jours par rapport à la période précédente et à l'an dernier, plus les articles en rupture, le stock mort, et une répartition ABC. Un marchand l'a demandé sous forme de tableau de bord pour une revue de direction quotidienne de 15 minutes.
• Le coût du personnel en pourcentage des ventes de chaque vendeur. Dès que la rémunération de votre équipe est liée à ses ventes, ce chiffre vous dit si la masse salariale est proportionnelle à ce que l'équipe rapporte.
• Valeur vie client comparée au coût d'acquisition, pour savoir ce que vaut un nouveau client avant de décider combien payer pour l'obtenir. Un niveau plus loin : quels produits font revenir les clients pour une deuxième commande.

Quand : le tableau de bord chaque jour, avant la revue du matin ; la comparaison d'une année sur l'autre chaque mois. Placez la partie quotidienne sur un tableau de bord Shopify.

Le piège : un chiffre phare qui mélange discrètement des choses différentes. Une boutique en Allemagne a obtenu trois totaux de ventes quotidiens différents à partir de trois rapports, puis a additionné les commandes à la main et en a obtenu un quatrième. Le propriétaire voulait seulement savoir combien la boutique avait rapporté ce jour-là avant retours et annulations, et chaque rapport répondait à une question légèrement différente. Choisissez une définition (ventes brutes, nettes ou totales) comme votre chiffre quotidien, gardez-la à un seul endroit, et arrêtez de la comparer aux autres.

Piège voisin : les commandes avec une remise de 100 %, comme les cadeaux ou les envois à des influenceurs, comptées avec les commandes payées. Elles n'ajoutent rien au chiffre d'affaires net, mais elles gonflent le nombre de commandes et d'unités vendues, et si elles sont comptées comme des commandes, elles font baisser la valeur moyenne des commandes. Décidez si elles ont leur place dans vos chiffres phares et filtrez en conséquence.

Le comptable : quel chiffre passe dans les comptes ?

Le comptable est souvent externe, et sa question est étroite et précise : quel chiffre dois-je enregistrer, et comment expliquer l'écart avec ce qu'affiche la section Finances de Shopify ?

Les chiffres qui répondent à la question :

• Les ventes nettes hors TVA, et la TVA ventilée par taux. Un rapport de taxe ou un rapport des taxes collectées couvre ce besoin ; les boutiques américaines qui déclarent dans plusieurs États voudront le rapport de taxe par État.
• Les transactions et les versements, séparés des ventes. Consultez les guides des rapports de transactions et des rapports de versements.
• Les créances en fin de mois, avec les commandes non traitées dans une liste séparée. Une commande pas encore expédiée peut déjà être payée : ce n'est donc pas automatiquement de l'argent qu'on vous doit.
• La valeur de l'inventaire en fin de mois (voir la valorisation des stocks).
• Le crédit en magasin et les cartes-cadeaux, plus les rétrofacturations perdues, à la date de leur résolution.

Quand : le 1er du mois, pour la clôture. Le comptable d'un fabricant de meubles a mis environ une semaine à mettre en place un dossier de fin de mois : ventes nettes, taxes, crédit en magasin, cartes-cadeaux, remises, valeur de l'inventaire, créances et commandes non traitées. Il arrive désormais automatiquement le 1er de chaque mois.

Le piège : lire les commandes quand la question porte sur les transactions et les versements. Une commande est datée du jour où le client l'a passée. Un paiement est daté du jour où l'argent a été reçu. Un versement est daté du jour où il est viré sur votre compte bancaire. Les remboursements, les modifications de commande et les traitements ont chacun leurs propres dates, et un rapport des ventes peut compter un retour le jour où il a eu lieu plutôt qu'à la date de la commande d'origine. Mettez un rapport des ventes à côté d'un récapitulatif des paiements et ils ne concorderont pas ligne par ligne, parce qu'ils mesurent des événements différents. Une fois cette différence expliquée, les chiffres finissent généralement par concorder.

Une agence tenait le rapport des ventes d'un client dans Google Sheets, actualisé une fois par mois, et le comptable le comparait à la section Finances de Shopify. L'écart atteignait plusieurs milliers d'euros et a été signalé comme une anomalie. Une fois décomposé, l'écart avait trois causes :

1. Le récapitulatif financier comptait les paiements reçus sur la période. Le rapport des ventes comptait les ventes par date de commande.
2. Le chiffre de la feuille était un instantané pris en début de mois. Les commandes du mois précédent ont continué à changer pendant quelques jours, au fil des paiements reçus et des commandes modifiées, si bien que le même rapport exécuté plus tard affichait un autre chiffre.
3. À périmètre égal, le rapport des ventes et les propres rapports de ventes de Shopify différaient d'environ 0,02 % sur cinq mois.

Le dispositif qui en est ressorti : le rapport des ventes sert de source pour enregistrer les ventes (nettes, TVA par taux, total) ; les paiements et les versements sont rapprochés séparément avec la banque ; et la feuille est actualisée chaque semaine au lieu d'une fois par mois.

Si vous ne devez remettre qu'une chose à un nouveau comptable, que ce soit une courte note indiquant quel rapport répond à « qu'avons-nous vendu » et lequel répond à « quel argent est entré ». Elle vous épargnera un premier mois de rapprochement pénible.

Vendeurs et commerciaux : où j'en suis, et combien vais-je gagner ?

Si vous calculez la rémunération ou les primes à partir des rapports de ventes, laisser chaque vendeur voir le rapport même sur lequel se base la paie ne laisse plus grand-chose à discuter.

Les chiffres qui répondent à la question :

• Les ventes de chaque vendeur en montant, pour les périodes sur lesquelles vous payez (semaine, mois, trimestre).
• Les ventes de chaque vendeur en nombre de commandes sur les mêmes périodes, pour que quelques grosses commandes ne masquent pas un mois creux, et inversement.
• Les clients récurrents de chaque vendeur, si vous voulez récompenser le fait de faire revenir les clients autant que la conclusion de la première vente. Une répartition standard nouveaux vs. récurrents ne vous le donnera pas à elle seule : convenez d'abord de qui reçoit le crédit quand un client revient, puis construisez le rapport autour de cette règle.
• Le pourcentage de rémunération ou de commission appliqué à ces chiffres. Certaines boutiques le calculent elles-mêmes à partir de l'export ; d'autres demandent à l'ajouter comme colonne dans le rapport, pour que le vendeur voie côte à côte le chiffre de ventes et le montant qui en découle.

Quand : chaque jour ou chaque semaine pour le suivi personnel du vendeur, et avant la clôture de la paie pour le calcul lui-même.

Le piège : donner à un commercial un accès complet, ou aucun accès. Partagez plutôt un rapport conçu pour lui, avec les filtres déjà réglés. Il peut le lire mais pas le modifier ; tout au plus, vous le laissez changer la plage de dates.

Le même principe fonctionne pour les équipes B2B. Une entreprise de vente en gros a mis en place deux suivis identiques, l'un pour son équipe commerciale terrain et l'autre pour les grands comptes nationaux. Chaque équipe voit ses propres comptes, le nom de l'entreprise à côté de l'emplacement, et Days Overdue (les jours de retard), pour savoir qui appeler au sujet des retards de paiement sans demander au service financier. Un piège qu'ils ont découvert : un filtre comme « a des conditions de paiement » laissait aussi passer les commandes « Payable à réception » et à date fixe, car celles-ci ont aussi des conditions de paiement. Ils l'ont restreint aux seules conditions Net. Vérifiez ce qu'un filtre laisse passer avant d'envoyer le rapport à l'équipe.

L'acheteur : que faut-il réapprovisionner, et qu'est-ce qui dort en stock ?

La question de l'acheteur a deux volets : quoi réapprovisionner et en quelle quantité, et ce qui est immobilisé en stock sans bouger.

Les chiffres qui répondent à la question :

• Le stock disponible par produit, variante et emplacement. Le rapport Inventory On Hand est le point de départ habituel, et notre panorama des rapports d'inventaire couvre le reste.
• Les quantités de réapprovisionnement suggérées d'après votre propre vitesse de vente et votre couverture de stock : c'est à cela que sert le rapport Inventory Planner.
• Le sell-through par taille et par style, chaque semaine. Notre article sur la lecture du taux de sell-through explique pourquoi un chiffre de 100 % peut signifier que vous avez sous-commandé.
• Le délai de livraison par produit, défini individuellement plutôt qu'un seul chiffre pour tout le catalogue.
• Le stock mort par emplacement, et l'accélération des ventes (par exemple, les 3 derniers jours comparés aux 14 derniers) pour repérer un produit qui décolle avant qu'il ne tombe en rupture.

Quand : chaque semaine, avant l'envoi de la commande fournisseur. Le guide du point de réapprovisionnement couvre la question du timing.

Les pièges :

• Une vitesse nulle sur un produit épuisé. Si un produit n'a plus de stock depuis des semaines, il n'a pas eu de ventes non plus : sa vitesse de vente récente affiche donc zéro et suggère de ne rien réapprovisionner. Regardez la vitesse sur la période qui précède la rupture.
• Un stock filtré sur une seule boutique, une demande comptée sur toute l'entreprise. Les deux moitiés du calcul décrivent alors des choses différentes. Filtrez le stock et les ventes sur le même périmètre.
• Une « date de dernière vente » à l'échelle de l'entreprise pour une seule boutique. Pour le stock mort d'un emplacement, la date à l'échelle de l'entreprise peut faire paraître un article actif alors que cette boutique n'en a pas vendu depuis des mois.

Faire parvenir chaque rapport à la bonne personne

La plupart des personnes ci-dessus ont besoin d'un seul rapport, actualisé selon un calendrier, qu'elles peuvent lire mais pas modifier. Dans Mipler, il existe trois façons de le faire :

• Partage. Un lien en lecture seule vers le rapport, protégé par mot de passe. Le destinataire l'ouvre dans un navigateur et voit les chiffres avec les filtres que vous avez définis. S'il doit choisir sa propre période, vous pouvez l'autoriser à modifier le filtre de date, puis désactiver cette option quand elle n'est plus nécessaire. Utile pour un comptable externe ou un vendeur qui vérifie ses propres chiffres en milieu de mois.
• E-mails programmés. Le rapport est envoyé automatiquement selon le calendrier de votre choix, par exemple chaque semaine ou chaque mois. Idéal pour tout ce qui est lié à une date, comme le dossier du comptable le 1er du mois ou le rapport de l'acheteur avant la commande hebdomadaire.
• Google Sheets. Le rapport arrive dans une feuille de calcul grâce à l'intégration Google Sheets, pour les personnes qui y travaillent déjà, comme un comptable. Si la feuille alimente un rapprochement, actualisez-la au moins chaque semaine.

Aucune de ces options n'exige de donner au destinataire un accès à l'application : une personne qui a besoin d'un rapport voit ce rapport et rien d'autre. Si elle a déjà un compte employé, partager un rapport ne change pas ce que ce compte peut voir.

Par où commencer

Pour chaque personne de votre équipe, notez une ligne : la question qu'elle vous pose sans cesse. Associez chaque question à un rapport et à une date d'envoi. Commencez par le comptable, parce que la clôture revient chaque mois, et par vos vendeurs, parce qu'un rapport des ventes partagé sort le calcul de la paie de votre boîte mail. Dans un mois, les questions qui vous parviennent encore devraient être celles auxquelles vous seul pouvez répondre.

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