Informes de Shopify por rol: quién recibe cada informe

Si todas las preguntas sobre las cifras de tu tienda acaban en tu bandeja de entrada, decide de antemano quién ve cada informe, con qué frecuencia le llega y qué error es más probable que esa persona cometa con él. Acierta en esas tres cosas y tu contador cerrará el mes, tus vendedores sabrán cómo van y tu comprador hará el pedido al proveedor sin esperarte.

Quien pide un informe a menudo no eres tú: puede ser un contador, una agencia, un socio, un responsable digital que escribe en nombre del equipo de finanzas, o el departamento de contabilidad. Cada uno trae una pregunta distinta sobre los mismos datos de la tienda. Los informes en sí los cubrimos en nuestra guía de informes de Shopify.

El dueño: ¿cómo va el negocio y dónde debo mirar?

Puedes ver todos los informes, así que el trabajo consiste en elegir los pocos que revisas de forma periódica y dejar que el resto te llegue cuando algo se mueva.

Las cifras que responden la pregunta:

• Ingresos del período, frente al mismo período del año anterior, con margen, valor promedio del pedido y clientes nuevos vs. recurrentes.
• Qué crece y qué cae: productos con tendencia al alza o a la baja en 7, 30 y 90 días frente al período anterior y al año pasado, además de artículos agotados, stock muerto y una división ABC. Un comerciante lo pidió como panel para una revisión diaria de gestión de 15 minutos.
• Costo de personal como porcentaje de las ventas de cada vendedor. Cuando el sueldo de tu equipo está ligado a sus ventas, esto te dice si la nómina es proporcional a lo que el equipo genera.
• Valor de vida del cliente frente al costo de adquisición, para saber cuánto vale un cliente nuevo antes de decidir cuánto pagar por uno. Un nivel más abajo: qué productos hacen que los clientes vuelvan para un segundo pedido.

Cuándo: el panel a diario, antes de la revisión de la mañana; la comparación interanual, cada mes. Pon la parte diaria en un panel de Shopify.

La trampa: una cifra principal que mezcla cosas distintas sin que te des cuenta. Una tienda en Alemania obtuvo tres totales de ventas diarias distintos en tres informes, luego sumó los pedidos a mano y obtuvo un cuarto. El dueño solo quería saber cuánto había ingresado la tienda ese día antes de devoluciones y cancelaciones, y cada informe respondía a una pregunta ligeramente distinta. Elige una definición (ventas brutas, netas o totales) como tu cifra diaria, mantenla en un solo lugar y deja de compararla con las demás.

Una trampa relacionada: los pedidos con un 100% de descuento, como regalos o envíos a influencers, contados junto a los pedidos pagados. No suman nada a los ingresos netos, pero inflan el número de pedidos y las unidades vendidas, y si se cuentan como pedidos, bajan el valor promedio del pedido. Decide si deben estar en tus cifras principales y filtra en consecuencia.

El contador: ¿qué cifra va a los libros?

El contador suele ser externo, y su pregunta es concreta y precisa: ¿qué cifra registro y cómo explico la diferencia con lo que muestra Shopify Finance?

Las cifras que responden la pregunta:

• Ventas netas sin IVA, e IVA desglosado por tipo. Un informe de impuestos o un informe de impuestos recaudados lo cubre; las tiendas de EE. UU. que declaran en varios estados querrán el informe de impuestos por estado.
• Transacciones y pagos, separados de las ventas. Consulta las guías de informes de transacciones y de informes de pagos.
• Cuentas por cobrar a fin de mes, con los pedidos pendientes de cumplimiento como lista aparte. Un pedido que no se ha enviado puede estar ya pagado, así que no es automáticamente dinero que te deben.
• Valor del inventario a fin de mes (consulta valoración de inventario).
• Crédito en tienda y tarjetas de regalo, además de los contracargos perdidos según la fecha en que se resolvieron.

Cuándo: el día 1 de cada mes, para el cierre. El contador de un fabricante de muebles tardó alrededor de una semana en preparar un paquete de cierre de mes: ventas netas, impuestos, crédito en tienda, tarjetas de regalo, descuentos, valor del inventario, cuentas por cobrar y pedidos pendientes de cumplimiento. Ahora le llega automáticamente el día 1 de cada mes.

La trampa: mirar pedidos cuando la pregunta es sobre transacciones y pagos. Un pedido lleva la fecha en que el cliente lo realizó. Un cobro lleva la fecha en que se recibió el dinero. Un pago lleva la fecha en que se transfiere a tu cuenta bancaria. Los reembolsos, las ediciones de pedidos y los cumplimientos tienen cada uno sus propias fechas, y un informe de ventas puede contar una devolución el día en que ocurrió y no en la fecha del pedido original. Pon un informe de ventas junto a un resumen de cobros y no coincidirán línea por línea, porque miden eventos distintos. Una vez explicada esa diferencia, las cifras suelen cuadrar.

Una agencia mantenía el informe de ventas de un cliente en Google Sheets, actualizado una vez al mes, y el contador lo comparaba con Shopify Finance. La diferencia llegó a varios miles de euros y se marcó como una discrepancia. Desglosada, la diferencia tenía tres causas:

1. El resumen financiero contaba los cobros recibidos en el período. El informe de ventas contaba las ventas por fecha de pedido.
2. La cifra de la hoja era una instantánea tomada a principios de mes. Los pedidos del mes anterior siguieron cambiando durante unos días después de eso, a medida que entraban cobros y se editaban pedidos, así que el mismo informe ejecutado más tarde mostraba otra cifra.
3. Comparados en igualdad de condiciones, el informe de ventas y los propios informes de ventas de Shopify diferían en aproximadamente un 0.02% a lo largo de cinco meses.

La configuración que salió de ahí: el informe de ventas es la fuente para registrar las ventas (netas, IVA por tipo, total); los cobros y los pagos se concilian por separado con el banco; y la hoja se actualiza cada semana en lugar de una vez al mes.

Si le entregas una sola cosa a un contador nuevo, que sea una nota breve que diga qué informe responde a "qué vendimos" y cuál responde a "qué dinero entró". Te ahorrará un primer mes de conciliación muy doloroso.

Personal y vendedores: ¿cómo voy y cuánto voy a ganar?

Si calculas sueldos o bonos a partir de informes de ventas, dejar que cada vendedor vea el mismo informe en el que se basa la nómina deja poco que discutir.

Las cifras que responden la pregunta:

• Las ventas de cada vendedor por monto, en los períodos con los que pagas (semana, mes, trimestre).
• Las ventas de cada vendedor por número de pedidos en los mismos períodos, para que unos pocos pedidos grandes no oculten un mes flojo, y viceversa.
• Clientes recurrentes de cada vendedor, si quieres premiar que los clientes vuelvan además de cerrar la primera venta. Una división estándar de nuevos vs. recurrentes no te dará esto por sí sola: primero acuerda a quién se le atribuye el mérito cuando un cliente vuelve, y luego construye el informe en torno a esa regla.
• El porcentaje de sueldo o comisión aplicado a esas cifras. Algunas tiendas lo calculan ellas mismas a partir de la exportación; otras piden que se añada como columna en el informe, para que el vendedor vea la cifra de ventas y el monto resultante uno al lado del otro.

Cuándo: a diario o cada semana para el seguimiento propio del vendedor, y antes del cierre de la nómina para el cálculo en sí.

La trampa: darle a un vendedor acceso total o ninguno. Comparte con él un informe hecho a su medida, con los filtros ya configurados. Puede leerlo pero no editarlo; como mucho, le dejas cambiar el rango de fechas.

La misma idea funciona para equipos B2B. Un negocio mayorista configuró dos informes de seguimiento idénticos, uno para su equipo de ventas de campo y otro para las cuentas nacionales. Cada equipo ve sus propias cuentas, el nombre de la empresa junto a la ubicación y Days Overdue, así que saben a quién llamar por pagos atrasados sin preguntar a finanzas. Un detalle que descubrieron: un filtro como "tiene condiciones de pago" también dejaba pasar pedidos con "Due on receipt" y con condiciones de fecha fija, porque esos también tienen condiciones de pago. Lo restringieron solo a condiciones Net. Comprueba qué deja pasar un filtro antes de enviar el informe al equipo.

El comprador: ¿qué vuelvo a pedir y qué está parado?

La pregunta del comprador tiene dos mitades: qué volver a pedir y cuánto, y qué capital está inmovilizado en stock que no se mueve.

Las cifras que responden la pregunta:

• Stock disponible por producto, variante y ubicación. El informe Inventory On Hand es el punto de partida habitual, y nuestra descripción general de los informes de inventario cubre el resto.
• Cantidades de reorden sugeridas a partir de tu propia velocidad de ventas y cobertura de stock, que es para lo que sirve el informe Inventory Planner.
• Tasa de venta por talla y estilo, cada semana. Nuestro artículo sobre cómo interpretar la tasa de venta explica por qué un 100% puede significar que pediste poco.
• Plazo de entrega por producto, configurado de forma individual en lugar de una sola cifra para todo.
• Stock muerto por ubicación, y aceleración de ventas (por ejemplo, los últimos 3 días frente a los últimos 14) para detectar un producto que está despegando antes de que se agote.

Cuándo: cada semana, antes de que salga el pedido al proveedor. La guía del punto de reorden cubre la parte de los tiempos.

Las trampas:

• Velocidad cero en algo que se agotó. Si un producto lleva semanas sin stock, también lleva semanas sin ventas, así que su velocidad de ventas reciente marca cero y sugiere no volver a pedir nada. Mira la velocidad del período anterior a que se agotara.
• Stock filtrado por una tienda, demanda contada en toda la empresa. Las dos mitades del cálculo describen entonces cosas distintas. Filtra el stock y las ventas con el mismo alcance.
• Una "fecha de última venta" de toda la empresa para una sola tienda. Para el stock muerto en una ubicación, la fecha de toda la empresa puede hacer que un artículo parezca activo cuando esa tienda no ha vendido ni uno en meses.

Cómo hacer llegar cada informe a la persona correcta

La mayoría de las personas anteriores necesitan un informe, actualizado de forma periódica, que puedan leer pero no cambiar. En Mipler hay tres formas de hacerlo:

• Compartir. Un enlace de solo lectura al informe, protegido con contraseña. El destinatario lo abre en un navegador y ve las cifras con los filtros que configuraste. Si necesita elegir su propio período, puedes permitirle editar el filtro de fecha, y desactivarlo de nuevo cuando ya no haga falta. Útil para un contador externo o un vendedor que revisa sus propias cifras a mitad de mes.
• Correos electrónicos programados. El informe se envía automáticamente según la programación que elijas, por ejemplo cada semana o cada mes. Ideal para todo lo que depende de una fecha, como el paquete del contador el día 1 o el informe del comprador antes del pedido semanal.
• Google Sheets. El informe va a una hoja de cálculo a través de la integración con Google Sheets, para quienes ya trabajan allí, como un contador. Si la hoja alimenta una conciliación, actualízala al menos una vez por semana.

Ninguna de estas opciones requiere dar al destinatario acceso a la app, así que quien necesita un informe ve ese informe y nada más. Si ya tiene una cuenta de personal, compartir un informe no cambia lo que esa cuenta puede ver.

Por dónde empezar

Para cada persona de tu equipo, escribe una línea: la pregunta que te hace una y otra vez. Asigna a cada pregunta un informe y una fecha de entrega. Empieza por el contador, porque el cierre de mes llega todos los meses, y por tus vendedores, porque un informe de ventas compartido saca el cálculo de la nómina de tu bandeja de entrada. Dentro de un mes, las preguntas que te sigan llegando deberían ser las que solo tú puedes responder.

Preguntas frecuentes