Звіти Shopify за ролями: хто отримує який звіт

Якщо всі питання про цифри вашого магазину зрештою опиняються у вашій пошті, вирішіть заздалегідь, хто бачить який звіт, як часто він надходить і якої помилки ця людина найімовірніше припуститься, працюючи з ним. Налаштуйте ці три речі правильно — і бухгалтер закриває місяць, продавці розуміють, які в них результати, а закупівельник оформлює замовлення постачальнику, не чекаючи на вас.

Звіт часто просите не ви, а хтось інший: бухгалтер, агенція, партнер, керівник digital-напряму, який пише від імені фінансового відділу, або бухгалтерія. Кожен із них приходить до тих самих даних магазину зі своїм питанням. Самі звіти ми розглядаємо в нашому посібнику зі звітів Shopify.

Власник: як ідуть справи і куди варто дивитися?

Ви бачите всі звіти, тож завдання полягає в тому, щоб вибрати кілька, які ви перевіряєте за графіком, а решта хай надходить до вас тоді, коли щось змінюється.

Цифри, які відповідають на це питання:

• Виручка за період порівняно з тим самим періодом минулого року, разом із маржею, середнім чеком і співвідношенням нових і повторних клієнтів.
• Що зростає, а що падає: товари, продажі яких ростуть або знижуються за 7, 30 і 90 днів порівняно з попереднім періодом і минулим роком, а також товари, яких немає в наявності, мертвий запас і ABC-розподіл. Один власник магазину попросив зібрати все це в дашборд для 15-хвилинної щоденної наради керівництва.
• Витрати на персонал у відсотках від продажів кожного продавця. Коли оплата праці вашої команди прив'язана до її продажів, цей показник підказує, чи відповідає фонд оплати праці тому, що команда приносить.
• Довічна цінність клієнта порівняно з вартістю залучення, щоб ви знали, скільки вартий новий клієнт, перш ніж вирішувати, скільки за нього платити. На рівень глибше: які товари повертають клієнтів за другим замовленням.

Коли: дашборд щодня, перед ранковою нарадою; порівняння з минулим роком щомісяця. Щоденну частину винесіть на дашборд Shopify.

Пастка: одна головна цифра, яка непомітно змішує різні речі. Магазин у Німеччині отримав три різні суми денних продажів із трьох звітів, а потім підсумував замовлення вручну й отримав четверту. Власник хотів лише дізнатися, скільки магазин заробив за день до повернень і скасувань, а кожен звіт відповідав на трохи інше питання. Оберіть одне визначення (валові, чисті або загальні продажі) як вашу денну цифру, тримайте її в одному місці й перестаньте порівнювати з іншими.

Схожа пастка: замовлення зі знижкою 100%, як-от подарунки чи безкоштовні товари для інфлюенсерів, які рахуються разом з оплаченими. До чистої виручки вони нічого не додають, зате завищують кількість замовлень і проданих одиниць, а якщо їх рахувати як замовлення, ще й тягнуть униз середній чек. Вирішіть, чи мають вони потрапляти у ваші головні показники, і налаштуйте фільтри відповідно.

Бухгалтер: яку цифру вносити в облік?

Бухгалтер часто зовнішній, і його питання вузьке й точне: яку суму зафіксувати і як пояснити розбіжність із тим, що показує Shopify Finance?

Цифри, які відповідають на це питання:

• Чисті продажі без ПДВ і ПДВ з розбивкою за ставками. Це покриває податковий звіт або звіт про зібрані податки; магазинам у США, які подають звітність у кількох штатах, знадобиться звіт про податки за штатами.
• Транзакції та виплати, окремо від продажів. Див. посібники зі звітів про транзакції та звітів про виплати.
• Дебіторська заборгованість на кінець місяця, а невиконані замовлення окремим списком. Замовлення, яке ще не відправили, може бути вже оплачене, тож воно не означає автоматично, що вам винні гроші.
• Вартість запасів на кінець місяця (див. оцінку вартості запасів).
• Кредит магазину та подарункові картки, а також програні чарджбеки за датою їх розгляду.

Коли: 1-го числа кожного місяця для закриття періоду. Бухгалтер виробника меблів десь тиждень налаштовував пакет звітів на кінець місяця: чисті продажі, податки, кредит магазину, подарункові картки, знижки, вартість запасів, дебіторська заборгованість і невиконані замовлення. Тепер цей пакет надходить автоматично 1-го числа щомісяця.

Пастка: дивитися на замовлення, коли питання стосується транзакцій і виплат. Дата замовлення — це день, коли клієнт його оформив. Дата платежу — день, коли надійшли гроші. Дата виплати — день, коли кошти перераховано на ваш банківський рахунок. Повернення, редагування замовлень і виконання мають власні дати, а звіт про продажі може враховувати повернення в той день, коли воно сталося, а не на дату початкового замовлення. Покладіть поруч звіт про продажі та зведення платежів, і рядок за рядком вони не збігатимуться, бо вимірюють різні події. Щойно цю різницю пояснено, цифри зазвичай вдається звести.

Агенція вела звіт про продажі клієнта в Google Sheets і оновлювала його раз на місяць, а бухгалтер звіряв його з Shopify Finance. Розбіжність сягнула кількох тисяч євро, і її позначили як помилку. Коли розібралися, виявилося, що розбіжність мала три причини:

1. Фінансове зведення рахувало платежі, отримані за період. Звіт про продажі рахував продажі за датою замовлення.
2. Цифра в таблиці була знімком, зробленим на початку місяця. Замовлення попереднього місяця ще кілька днів після цього змінювалися: надходили платежі, редагувалися замовлення, — тож той самий звіт, запущений пізніше, показував іншу цифру.
3. Якщо порівнювати однакові показники, звіт про продажі та власні звіти Shopify про продажі розходилися приблизно на 0,02% за п'ять місяців.

Що з цього вийшло: звіт про продажі є джерелом для обліку продажів (чисті, ПДВ за ставками, загальна сума); платежі та виплати звіряються з банком окремо; таблиця оновлюється щотижня, а не раз на місяць.

Якщо новому бухгалтеру ви передаєте щось одне, нехай це буде коротка примітка про те, який звіт відповідає на питання «що ми продали», а який — «які гроші надійшли». Вона вбереже вас від болісного першого місяця звірки.

Співробітники та продавці: які в мене результати і скільки я заробляю?

Якщо ви розраховуєте зарплату чи бонуси за звітами про продажі, то коли кожен продавець бачить той самий звіт, на основі якого нараховується оплата, сперечатися майже немає про що.

Цифри, які відповідають на це питання:

• Продажі кожного продавця в грошах за періоди, за які ви платите (тиждень, місяць, квартал).
• Продажі кожного продавця за кількістю замовлень за ті самі періоди, щоб кілька великих замовлень не приховали слабкий місяць, і навпаки.
• Повторні клієнти кожного продавця, якщо ви хочете винагороджувати не лише за перший продаж, а й за повернення клієнтів. Стандартний розподіл на нових і повторних сам по собі цього не дасть: спершу домовтеся, кому зараховується клієнт, який повернувся, а потім будуйте звіт навколо цього правила.
• Відсоток оплати чи комісії, який застосовується до цих цифр. Деякі магазини рахують його самостійно з експорту; інші просять додати його окремим стовпцем у звіт, щоб продавець бачив суму продажів і нараховану суму поруч.

Коли: щодня або щотижня, щоб продавець сам стежив за своїми результатами, і перед закриттям розрахунку зарплати для самого розрахунку.

Пастка: давати продавцю або повний доступ, або жодного. Натомість поділіться звітом, створеним саме для нього, з уже налаштованими фільтрами. Він може переглядати звіт, але не редагувати; щонайбільше ви дозволяєте йому змінювати діапазон дат.

Той самий підхід працює і для B2B-команд. Один оптовий бізнес налаштував два однакові трекери: один для виїзної команди продажів, другий для національних клієнтів. Кожна команда бачить своїх клієнтів, назву компанії поруч із локацією і Days Overdue (кількість днів прострочення), тож знає, кому телефонувати щодо прострочених платежів, не питаючи фінансовий відділ. Вони натрапили на одну заковику: фільтр на кшталт «має умови оплати» пропускав і замовлення з умовами «Due on receipt» та з фіксованою датою оплати, бо це теж умови оплати. Тож фільтр звузили лише до умов типу Net. Перш ніж надсилати звіт команді, перевірте, що саме пропускає фільтр.

Закупівельник: що дозамовити, а що просто лежить на складі?

Питання закупівельника має дві частини: що дозамовити і скільки, а що заморожено в запасах, які не рухаються.

Цифри, які відповідають на це питання:

• Залишки в наявності за товаром, варіантом і локацією. Звичайна відправна точка — звіт Inventory On Hand, а решту охоплює наш огляд звітів про запаси.
• Рекомендовані обсяги дозамовлення на основі вашої власної швидкості продажів і покриття запасом — саме для цього призначений звіт Inventory Planner.
• Коефіцієнт продажів за розміром і моделлю, щотижня. Наша стаття про те, як читати коефіцієнт продажів, пояснює, чому 100% може означати, що ви замовили замало.
• Термін постачання для кожного товару, заданий окремо, а не однією цифрою для всього.
• Мертвий запас за локаціями і прискорення продажів (наприклад, останні 3 дні порівняно з останніми 14), щоб помітити товар, що раптом пішов, ще до того, як він закінчиться.

Коли: щотижня, перед відправленням замовлення постачальнику. Про вибір моменту для замовлення йдеться в посібнику з точки повторного замовлення.

Пастки:

• Нульова швидкість продажів у товару, який розпродано. Якщо товару тижнями немає в наявності, то й продажів у нього не було, тож його нещодавня швидкість продажів дорівнює нулю й підказує нічого не дозамовляти. Дивіться на швидкість продажів за період до того, як товар закінчився.
• Залишки відфільтровано за одним магазином, а попит пораховано по всій компанії. Тоді дві частини розрахунку описують різні речі. Фільтруйте залишки й продажі в однакових межах.
• «Дата останнього продажу» по всій компанії для окремого магазину. Коли йдеться про мертвий запас в одній локації, дата по всій компанії може створити враження, що товар продається, хоча цей магазин не продав жодної одиниці вже кілька місяців.

Як доставити кожен звіт потрібній людині

Більшості людей, про яких ішлося вище, потрібен один звіт, що оновлюється за розкладом і який вони можуть переглядати, але не змінювати. У Mipler це можна зробити трьома способами:

• Поділитися. Захищене паролем посилання на звіт лише для перегляду. Одержувач відкриває його в браузері й бачить цифри з фільтрами, які ви налаштували. Якщо йому потрібно обрати власний період, ви можете дозволити редагувати фільтр дат, а коли це вже не потрібно — знову вимкнути. Зручно для зовнішнього бухгалтера або продавця, який перевіряє свої цифри в середині місяця.
• Заплановані листи. Звіт надсилається автоматично за обраним вами розкладом, наприклад щотижня або щомісяця. Підходить для всього, що прив'язано до дати, як-от пакет бухгалтера 1-го числа чи звіт закупівельника перед щотижневим замовленням.
• Google Sheets. Звіт потрапляє в таблицю через інтеграцію з Google Sheets — для тих, хто вже там працює, як-от бухгалтер. Якщо таблиця використовується для звірки, оновлюйте її щонайменше щотижня.

Жоден із цих способів не вимагає надавати одержувачу доступ до застосунку, тож людина, якій потрібен один звіт, бачить цей звіт і нічого більше. Якщо в неї вже є обліковий запис співробітника, надання доступу до звіту не змінює того, що бачить цей обліковий запис.

З чого почати

Для кожної людини у вашій команді запишіть один рядок: питання, яке вона постійно вам ставить. Зіставте кожне питання з одним звітом і однією датою доставки. Почніть із бухгалтера, бо закриття місяця настає щомісяця, і з продавців, бо спільний звіт про продажі прибирає розрахунок зарплати з вашої пошти. За місяць питання, які все ще доходитимуть до вас, мають бути лише ті, на які можете відповісти тільки ви.

FAQ