Raporty Shopify według ról: kto dostaje który raport

Jeśli każde pytanie o liczby Twojego sklepu ląduje w Twojej skrzynce, ustal z góry, kto widzi który raport, jak często go dostaje i jaki błąd ta osoba najłatwiej może przy nim popełnić. Gdy te trzy rzeczy są dobrze ustawione, Twój księgowy zamyka miesiąc, handlowcy wiedzą, na czym stoją, a kupiec składa zamówienie u dostawcy, nie czekając na Ciebie.

Osobą, która prosi o raport, często nie jesteś Ty: może to być księgowy, agencja, wspólnik, osoba odpowiedzialna za kanały cyfrowe pisząca w imieniu działu finansów albo dział księgowości. Każda z nich zadaje tym samym danym sklepu inne pytanie. Same raporty omawiamy w naszym przewodniku po raportach Shopify.

Właściciel: jak idzie biznes i gdzie powinienem patrzeć?

Widzisz każdy raport, więc Twoim zadaniem jest wybrać tych kilka, które sprawdzasz regularnie, a resztę dostawać dopiero wtedy, gdy coś się zmienia.

Liczby, które odpowiadają na to pytanie:

• Przychód za okres w porównaniu z tym samym okresem rok wcześniej, wraz z marżą, średnią wartością zamówienia oraz podziałem na nowych i powracających klientów.
• Co rośnie, a co spada: produkty, których sprzedaż rośnie lub maleje w ciągu 7, 30 i 90 dni w porównaniu z poprzednim okresem i z zeszłym rokiem, do tego produkty bez stanu, martwe zapasy i podział ABC. Jeden sprzedawca poprosił o to w formie dashboardu na codzienną, 15-minutową odprawę zarządu.
• Koszty personelu jako procent sprzedaży każdego handlowca. Gdy wynagrodzenie Twojego zespołu jest powiązane z jego sprzedażą, ten wskaźnik pokazuje, czy koszty płac są proporcjonalne do tego, co zespół przynosi.
• Wartość życiowa klienta w zestawieniu z kosztem pozyskania, żeby wiedzieć, ile jest wart nowy klient, zanim zdecydujesz, ile za niego zapłacić. Poziom głębiej: które produkty sprawiają, że klienci wracają po drugie zamówienie.

Kiedy: dashboard codziennie, przed poranną odprawą; porównanie rok do roku co miesiąc. Część codzienną umieść na dashboardzie Shopify.

Pułapka: jedna główna liczba, która po cichu miesza różne rzeczy. Sklep w Niemczech dostał z trzech raportów trzy różne sumy dziennej sprzedaży, potem zsumował zamówienia ręcznie i wyszła mu czwarta. Właściciel chciał tylko wiedzieć, ile sklep zarobił danego dnia przed zwrotami i anulowaniami, a każdy raport odpowiadał na nieco inne pytanie. Wybierz jedną definicję (sprzedaż brutto, netto lub łączną) jako swoją dzienną liczbę, trzymaj ją w jednym miejscu i przestań porównywać ją z pozostałymi.

Pokrewna pułapka: zamówienia ze 100% rabatem, na przykład prezenty albo produkty wysyłane influencerom, liczone razem z zamówieniami płatnymi. Nie dodają nic do przychodu netto, ale zawyżają liczbę zamówień i sprzedanych sztuk, a jeśli są liczone jako zamówienia, obniżają średnią wartość zamówienia. Zdecyduj, czy powinny trafiać do Twoich głównych wskaźników, i odpowiednio je filtruj.

Księgowy: która liczba trafia do ksiąg?

Księgowy jest często zewnętrzny, a jego pytanie jest wąskie i precyzyjne: którą kwotę zaksięgować i jak wyjaśnić różnicę względem tego, co pokazuje Shopify Finance?

Liczby, które odpowiadają na to pytanie:

• Sprzedaż netto bez VAT oraz VAT w podziale na stawki. Obejmuje to raport podatkowy lub raport pobranego podatku; sklepy z USA rozliczające podatek w kilku stanach będą potrzebować raportu podatku według stanów.
• Transakcje i wypłaty, oddzielnie od sprzedaży. Zobacz przewodniki po raportach transakcji i raportach wypłat.
• Należności na koniec miesiąca, z niezrealizowanymi zamówieniami jako osobną listą. Zamówienie, które nie zostało jeszcze wysłane, może być już opłacone, więc nie oznacza automatycznie pieniędzy, które ktoś Ci jest winien.
• Wartość zapasów na koniec miesiąca (zobacz wycena zapasów).
• Kredyt sklepowy i karty podarunkowe, a także przegrane chargebacki według daty ich rozstrzygnięcia.

Kiedy: 1. dnia miesiąca, na zamknięcie. Księgowy producenta mebli przez mniej więcej tydzień przygotowywał pakiet na koniec miesiąca: sprzedaż netto, podatki, kredyt sklepowy, karty podarunkowe, rabaty, wartość zapasów, należności i niezrealizowane zamówienia. Teraz przychodzi on automatycznie 1. dnia każdego miesiąca.

Pułapka: patrzenie na zamówienia, gdy pytanie dotyczy transakcji i wypłat. Zamówienie ma datę, w której klient je złożył. Płatność ma datę, w której wpłynęły pieniądze. Wypłata ma datę, w której trafia na Twoje konto bankowe. Zwroty, edycje zamówień i realizacje mają własne daty, a raport sprzedaży może liczyć zwrot w dniu, w którym nastąpił, a nie w dacie pierwotnego zamówienia. Połóż raport sprzedaży obok podsumowania płatności, a nie zgodzą się pozycja po pozycji, bo mierzą różne zdarzenia. Gdy ta różnica zostanie wyjaśniona, liczby zwykle się uzgadniają.

Agencja prowadziła raport sprzedaży klienta w Google Sheets, odświeżany raz w miesiącu, a księgowy porównywał go z Shopify Finance. Różnica wyniosła kilka tysięcy euro i została zgłoszona jako rozbieżność. Po rozbiciu okazało się, że miała trzy przyczyny:

1. Podsumowanie finansowe liczyło płatności otrzymane w danym okresie. Raport sprzedaży liczył sprzedaż według daty zamówienia.
2. Liczba w arkuszu była migawką z początku miesiąca. Zamówienia z poprzedniego miesiąca zmieniały się jeszcze przez kilka dni, bo wpływały płatności i edytowano zamówienia, więc ten sam raport uruchomiony później pokazywał inną liczbę.
3. Przy porównaniu na tych samych zasadach raport sprzedaży i własne raporty sprzedaży Shopify różniły się o około 0,02% w ciągu pięciu miesięcy.

Ustalenia, które z tego wyszły: raport sprzedaży jest źródłem do księgowania sprzedaży (netto, VAT według stawek, suma); płatności i wypłaty są uzgadniane osobno z bankiem; a arkusz jest odświeżany co tydzień zamiast raz w miesiącu.

Jeśli masz przekazać nowemu księgowemu tylko jedną rzecz, niech to będzie krótka notatka, który raport odpowiada na pytanie „co sprzedaliśmy”, a który na „jakie pieniądze wpłynęły”. Oszczędzi Ci to bolesnego pierwszego miesiąca uzgadniania.

Pracownicy i handlowcy: jak mi idzie i ile zarobię?

Jeśli liczysz wynagrodzenia lub premie na podstawie raportów sprzedaży, pokazanie każdemu handlowcowi tego samego raportu, na którym opiera się lista płac, zostawia niewiele pola do sporów.

Liczby, które odpowiadają na to pytanie:

• Sprzedaż każdego handlowca według kwoty za okresy, za które wypłacasz (tydzień, miesiąc, kwartał).
• Sprzedaż każdego handlowca według liczby zamówień za te same okresy, żeby kilka dużych zamówień nie ukryło słabego miesiąca i odwrotnie.
• Powracający klienci każdego handlowca, jeśli chcesz nagradzać nie tylko domknięcie pierwszej sprzedaży, ale też to, że klienci wracają. Standardowy podział na nowych i powracających klientów sam tego nie pokaże: najpierw ustal, komu przypisuje się powracającego klienta, a potem zbuduj raport wokół tej zasady.
• Procent wynagrodzenia lub prowizji stosowany do tych liczb. Niektóre sklepy liczą go same na podstawie eksportu; inne proszą o dodanie go jako kolumny w raporcie, żeby handlowiec widział kwotę sprzedaży i wynikającą z niej sumę obok siebie.

Kiedy: codziennie lub co tydzień, żeby handlowiec sam śledził swoje wyniki, oraz przed zamknięciem listy płac do samego wyliczenia.

Pułapka: dawanie handlowcowi pełnego dostępu albo żadnego. Zamiast tego udostępnij raport przygotowany dla niego, z już ustawionymi filtrami. Może go czytać, ale nie edytować; co najwyżej pozwalasz mu zmienić zakres dat.

Ta sama zasada działa w zespołach B2B. Jedna firma hurtowa przygotowała dwa identyczne zestawienia: jedno dla przedstawicieli handlowych w terenie, drugie dla działu kluczowych klientów. Każdy zespół widzi własnych klientów, nazwę firmy obok lokalizacji oraz Days Overdue, więc wie, do kogo dzwonić w sprawie zaległych płatności, bez pytania działu finansów. Jeden haczyk, na który trafili: filtr typu „ma warunki płatności” przepuszczał też zamówienia z warunkiem „Due on receipt” i z płatnością w ustalonym dniu, bo one również mają warunki płatności. Zawęzili go wyłącznie do terminów typu Net. Zanim wyślesz raport zespołowi, sprawdź, co przepuszcza filtr.

Kupiec: co zamówić ponownie, a co tylko leży na magazynie?

Pytanie kupca ma dwie części: co i ile zamówić ponownie oraz co jest zamrożone w zapasach, które się nie ruszają.

Liczby, które odpowiadają na to pytanie:

• Stan magazynowy według produktu, wariantu i lokalizacji. Zwykle zaczyna się od raportu Inventory On Hand, a resztę obejmuje nasz przegląd raportów zapasów.
• Sugerowane ilości do ponownego zamówienia na podstawie Twojej własnej prędkości sprzedaży i pokrycia zapasów, do czego służy raport Inventory Planner.
• Wskaźnik sprzedaży według rozmiaru i modelu, co tydzień. Nasz tekst o tym, jak czytać wskaźnik sprzedaży, wyjaśnia, dlaczego wynik 100% może oznaczać, że zamówiłeś za mało.
• Czas dostawy dla każdego produktu, ustawiany indywidualnie, a nie jako jedna wartość dla wszystkiego.
• Martwe zapasy według lokalizacji oraz przyspieszenie sprzedaży (na przykład ostatnie 3 dni w porównaniu z ostatnimi 14), żeby wyłapać produkt, który zaczyna się dobrze sprzedawać, zanim zabraknie go na stanie.

Kiedy: co tydzień, zanim zamówienie do dostawcy zostanie wysłane. Kwestię terminów omawia przewodnik po punkcie ponownego zamówienia.

Pułapki:

• Zerowa prędkość sprzedaży przy produkcie, który się wyprzedał. Jeśli produktu nie było na stanie od tygodni, nie było też sprzedaży, więc jego bieżąca prędkość sprzedaży wynosi zero i sugeruje, żeby nic nie zamawiać. Patrz na prędkość sprzedaży z okresu, zanim towaru zabrakło.
• Zapasy przefiltrowane dla jednego sklepu, popyt liczony dla całej firmy. Obie części obliczenia opisują wtedy różne rzeczy. Filtruj zapasy i sprzedaż w tym samym zakresie.
• Ogólnofirmowa „data ostatniej sprzedaży” dla pojedynczego sklepu. Przy martwych zapasach w jednej lokalizacji data dla całej firmy może sprawić, że produkt wygląda na aktywny, choć ten sklep nie sprzedał ani sztuki od miesięcy.

Jak dostarczyć każdy raport właściwej osobie

Większość opisanych wyżej osób potrzebuje jednego raportu, odświeżanego według harmonogramu, który mogą czytać, ale nie mogą zmieniać. W Mipler można to zrobić na trzy sposoby:

• Udostępnianie. Chroniony hasłem link do raportu w trybie tylko do odczytu. Odbiorca otwiera go w przeglądarce i widzi liczby z filtrami, które ustawiłeś. Jeśli musi wybrać własny okres, możesz pozwolić mu edytować filtr daty, a potem wyłączyć tę opcję, gdy nie będzie już potrzebna. Przydaje się dla zewnętrznego księgowego albo handlowca, który w połowie miesiąca sprawdza swoje wyniki.
• Zaplanowane e-maile. Raport jest wysyłany automatycznie według wybranego przez Ciebie harmonogramu, na przykład co tydzień lub co miesiąc. Dobre rozwiązanie dla wszystkiego, co jest związane z datą, jak pakiet dla księgowego 1. dnia miesiąca albo raport dla kupca przed cotygodniowym zamówieniem.
• Google Sheets. Raport trafia do arkusza przez integrację z Google Sheets dla osób, które i tak tam pracują, na przykład księgowego. Jeśli arkusz służy do uzgadniania, odświeżaj go co najmniej raz w tygodniu.

Żaden z tych sposobów nie wymaga dawania odbiorcy dostępu do aplikacji, więc ktoś, kto potrzebuje jednego raportu, widzi ten raport i nic więcej. Jeśli ma już konto pracownika, udostępnienie raportu nie zmienia tego, co to konto może zobaczyć.

Od czego zacząć

Dla każdej osoby w zespole zapisz jedną linijkę: pytanie, które ciągle Ci zadaje. Przypisz każdemu pytaniu jeden raport i jedną datę dostarczenia. Zacznij od księgowego, bo zamknięcie miesiąca wraca co miesiąc, i od handlowców, bo udostępniony raport sprzedaży zdejmuje z Twojej skrzynki wyliczanie wynagrodzeń. Za miesiąc pytania, które nadal do Ciebie trafiają, powinny być tymi, na które tylko Ty możesz odpowiedzieć.

FAQ