Shopify отчети по роли: кой какъв отчет получава

Ако всеки въпрос за числата на магазина ви в крайна сметка стига до вашата пощенска кутия, решете предварително кой вижда кой отчет, колко често го получава и каква грешка е най-вероятно да направи с него. Уредите ли тези три неща, счетоводителят ви приключва месеца, търговците ви знаят докъде са стигнали, а снабдителят ви пуска поръчката към доставчика, без да чака вас.

Човекът, който иска отчет, често не сте вие: може да е счетоводител, агенция, партньор, отговорник по дигиталните канали, който пише от името на финансовия екип, или счетоводният отдел. Всеки от тях идва с различен въпрос към едни и същи данни на магазина. Самите отчети са разгледани в нашето ръководство за отчетите в Shopify.

Собственикът: как върви бизнесът и къде да гледам?

Вие виждате всеки отчет, така че задачата е да изберете няколкото, които проверявате по график, а останалите да идват при вас, когато нещо се раздвижи.

Числата, които отговарят на въпроса:

• Приходите за периода спрямо същия период на миналата година, заедно с маржа, средната стойност на поръчката и новите спрямо завръщащите се клиенти.
• Какво расте и какво спада: продукти с възходяща или низходяща тенденция за 7, 30 и 90 дни спрямо предходния период и миналата година, плюс изчерпаните артикули, залежалата стока и ABC разпределението. Един търговец поиска всичко това като табло за 15-минутен ежедневен управленски преглед.
• Разходите за персонал като процент от продажбите на всеки търговец. Щом заплащането на екипа ви е обвързано с продажбите му, това показва дали разходите за заплати са съразмерни с това, което екипът носи.
• Жизнената стойност на клиента спрямо разходите за привличането му, за да знаете колко струва един нов клиент, преди да решите колко да платите за него. Едно ниво по-надълбоко: кои продукти карат клиентите да се върнат за втора поръчка.

Кога: таблото – всеки ден, преди сутрешния преглед; сравнението с миналата година – всеки месец. Изведете ежедневната част на табло в Shopify.

Капанът: едно основно число, което неусетно смесва различни неща. Магазин в Германия получи три различни дневни суми на продажбите от три отчета, после събра поръчките на ръка и получи четвърта. Собственикът искаше само да знае колко е донесъл магазинът през този ден преди връщанията и анулиранията, а всеки отчет отговаряше на малко по-различен въпрос. Изберете едно определение (брутни, нетни или общи продажби) като вашето дневно число, дръжте го на едно място и спрете да го сравнявате с останалите.

Свързан капан: поръчки със 100% отстъпка, например подаръци или продукти, изпратени на инфлуенсъри, отчитани заедно с платените поръчки. Те не добавят нищо към нетните приходи, но надуват броя на поръчките и продадените бройки, а ако се броят като поръчки, свалят средната стойност на поръчката. Решете дали им е мястото в основните ви показатели и филтрирайте съответно.

Счетоводителят: коя сума влиза в счетоводството?

Счетоводителят често е външен, а въпросът му е тесен и точен: коя сума да осчетоводя и как да обясня разликата спрямо това, което показва Shopify Finance?

Числата, които отговарят на въпроса:

• Нетните продажби без ДДС и ДДС, разбит по ставки. Това се покрива от отчет за данъците или отчет за събраните данъци; магазините в САЩ, които подават декларации в няколко щата, ще имат нужда от отчета за данъците по щати.
• Транзакциите и изплащанията, отделно от продажбите. Вижте ръководствата за отчетите за транзакции и отчетите за изплащания.
• Вземанията към края на месеца, с неизпълнените поръчки като отделен списък. Поръчка, която още не е изпратена, може вече да е платена, така че тя не е автоматично пари, които ви дължат.
• Стойността на наличностите към края на месеца (вижте оценка на наличностите).
• Кредитът в магазина и подаръчните карти, плюс загубените оспорени плащания (chargebacks) по датата на приключването им.

Кога: на 1-во число от месеца, за приключването. Счетоводителят на производител на мебели отдели около седмица, за да подготви пакет за края на месеца: нетни продажби, данъци, кредит в магазина, подаръчни карти, отстъпки, стойност на наличностите, вземания и неизпълнени поръчки. Сега пакетът пристига автоматично на 1-во число всеки месец.

Капанът: да гледате поръчките, когато въпросът е за транзакции и изплащания. Поръчката носи датата, на която клиентът я е направил. Плащането носи датата, на която парите са получени. Изплащането носи датата, на която сумата е преведена по банковата ви сметка. Възстановяванията, редакциите на поръчки и изпълненията имат свои собствени дати, а отчетът за продажби може да отчете връщане в деня, в който е станало, а не на датата на първоначалната поръчка. Сложете отчет за продажби до обобщение на плащанията и те няма да съвпаднат ред по ред, защото измерват различни събития. Щом тази разлика бъде обяснена, числата обикновено се равняват.

Агенция поддържаше отчета за продажби на свой клиент в Google Sheets, обновяван веднъж месечно, а счетоводителят го сравняваше с Shopify Finance. Разликата достигна няколко хиляди евро и беше отбелязана като несъответствие. При разбивката се оказа, че тя има три причини:

1. Финансовото обобщение отчиташе плащанията, получени през периода. Отчетът за продажби отчиташе продажбите по дата на поръчката.
2. Сумата в таблицата беше моментна снимка, направена в началото на месеца. Поръчките от предходния месец продължаваха да се променят още няколко дни след това, докато постъпваха плащания и поръчките се редактираха, така че същият отчет, пуснат по-късно, показваше различно число.
3. При сравнение на сравними данни отчетът за продажби и собствените отчети за продажби на Shopify се различаваха с около 0.02% за пет месеца.

Решението, до което стигнаха: отчетът за продажби е източникът за отразяване на продажбите (нетни, ДДС по ставки, общо); плащанията и изплащанията се равняват отделно с банката; а таблицата се обновява всяка седмица вместо веднъж месечно.

Ако ще дадете само едно нещо на нов счетоводител, нека това е кратка бележка кой отчет отговаря на въпроса „какво продадохме“ и кой – на „какви пари постъпиха“. Тя ще ви спести мъчителен първи месец на равнения.

Служители и търговски представители: как се справям и колко ще изкарам?

Ако изчислявате заплащането или бонусите по отчети за продажби, като позволите на всеки търговец да вижда същия отчет, на който се базират заплатите, оставяте малко поводи за спор.

Числата, които отговарят на въпроса:

• Продажбите на всеки търговец по сума за периодите, за които плащате (седмица, месец, тримесечие).
• Продажбите на всеки търговец по брой поръчки за същите периоди, така че няколко големи поръчки да не скрият слаб месец и обратното.
• Завръщащите се клиенти на всеки търговец, ако искате да възнаграждавате не само първата продажба, но и връщането на клиентите. Стандартното разделяне на нови и завръщащи се клиенти само по себе си няма да ви даде това: първо се договорете на кого се приписва заслугата, когато клиент се върне, и след това изградете отчета около това правило.
• Процентът на заплащане или комисионна, приложен към тези числа. Някои магазини го изчисляват сами от експорта; други искат да бъде добавен като колона в отчета, така че търговецът да вижда сумата на продажбите и полученото възнаграждение една до друга.

Кога: ежедневно или ежеседмично, за да следи търговецът собствените си резултати, и преди приключването на заплатите – за самото изчисление.

Капанът: да дадете на търговски представител или пълен достъп, или никакъв. Вместо това споделете отчет, създаден за него, с вече зададени филтри. Той може да го чете, но не и да го редактира; най-много да му позволите да променя периода.

Същата идея работи и за B2B екипи. Един бизнес за търговия на едро създаде два еднакви отчета за проследяване – един за екипа си от търговци на терен и един за ключовите национални клиенти. Всеки екип вижда собствените си клиенти, името на фирмата до местоположението и Days Overdue, така че знае на кого да се обади за закъснели плащания, без да пита финансовия отдел. Една уловка, която откриха: филтър от типа „има условия за плащане“ пропускаше и поръчки с „Due on receipt“ и с плащане към фиксирана дата, защото те също имат условия за плащане. Затова го стесниха само до условия от типа Net. Проверете какво пропуска даден филтър, преди да изпратите отчета на екипа.

Снабдителят: какво да поръчам отново и какво просто стои на склад?

Въпросът на снабдителя има две половини: какво да поръча отново и в какво количество, и какво е заключено в стока, която не се продава.

Числата, които отговарят на въпроса:

• Наличността на склад по продукт, вариант и местоположение. Отчетът Inventory On Hand е обичайната отправна точка, а нашият преглед на отчетите за наличности обхваща останалото.
• Предложените количества за повторна поръчка въз основа на собствената ви скорост на продажби и покритието на наличността – точно за това служи отчетът Inventory Planner.
• Степента на продажба по размер и модел, всяка седмица. Нашата статия за тълкуването на степента на продажба обяснява защо 100% може да означава, че сте поръчали твърде малко.
• Срокът на доставка за всеки продукт, зададен поотделно, а не като една стойност за всичко.
• Залежалата стока по местоположение и ускоряването на продажбите (например последните 3 дни спрямо последните 14), за да хванете продукт, който набира скорост, преди да се изчерпа.

Кога: всяка седмица, преди поръчката към доставчика да бъде изпратена. Ръководството за точката на повторна поръчка разглежда въпроса със сроковете.

Капаните:

• Нулева скорост при продукт, който е бил разпродаден. Ако даден продукт е нямал наличност седмици наред, той не е имал и продажби, така че скорошната му скорост на продажби е нула и подсказва да не поръчвате нищо. Гледайте скоростта от периода преди изчерпването.
• Наличност, филтрирана по един магазин, а търсене, отчетено за цялата компания. Тогава двете половини на изчислението описват различни неща. Филтрирайте наличността и продажбите в един и същ обхват.
• Обща за компанията „дата на последна продажба“ за отделен магазин. При залежала стока в едно местоположение общата дата за компанията може да накара артикул да изглежда активен, въпреки че този магазин не е продал нито една бройка от месеци.

Как всеки отчет да стигне до точния човек

На повечето от хората по-горе им трябва един отчет, обновяван по график, който могат да четат, но не и да променят. В Mipler има три начина да постигнете това:

• Споделяне. Защитен с парола линк към отчета, само за преглед. Получателят го отваря в браузъра и вижда числата с филтрите, които сте задали. Ако трябва сам да избира периода, можете да му разрешите да редактира филтъра по дата и да изключите това отново, когато вече не е нужно. Полезно за външен счетоводител или за търговец, който проверява своите числа в средата на месеца.
• Планирани имейли. Отчетът се изпраща автоматично по избран от вас график, например всяка седмица или всеки месец. Подходящо за всичко, обвързано с дата, като пакета на счетоводителя на 1-во число или отчета на снабдителя преди седмичната поръчка.
• Google Sheets. Отчетът постъпва в електронна таблица чрез интеграцията с Google Sheets – за хора, които и без това работят там, например счетоводител. Ако таблицата служи за равнение, обновявайте я поне веднъж седмично.

Нито един от тези начини не изисква да давате на получателя достъп до приложението, така че човек, на когото му трябва един отчет, вижда този отчет и нищо друго. Ако той вече има акаунт на служител, споделянето на отчет не променя какво вижда този акаунт.

Откъде да започнете

За всеки човек от екипа си запишете по един ред: въпроса, който постоянно ви задава. Свържете всеки въпрос с един отчет и една дата на получаване. Започнете със счетоводителя, защото приключването на месеца идва всеки месец, и с търговците си, защото споделеният отчет за продажби изважда изчисляването на заплащането от пощенската ви кутия. След месец въпросите, които все още стигат до вас, трябва да са само тези, на които единствено вие можете да отговорите.

Често задавани въпроси