Relatórios do Shopify por Função: Quem Recebe Cada Relatório

Se toda pergunta sobre os números da sua loja acaba na sua caixa de entrada, defina com antecedência quem vê cada relatório, com que frequência ele chega e qual erro essa pessoa tem mais chance de cometer com ele. Acerte essas três coisas e o seu contador fecha o mês, sua equipe de vendas sabe como está indo e o seu comprador faz o pedido ao fornecedor sem precisar esperar por você.

Quem pede um relatório muitas vezes não é você: pode ser um contador, uma agência, um sócio, um responsável pelo digital escrevendo em nome da equipe financeira, ou o departamento de contabilidade. Cada um traz uma pergunta diferente sobre os mesmos dados da loja. Os relatórios em si estão no nosso guia de relatórios do Shopify.

O Dono: Como Vai o Negócio e Onde Devo Olhar?

Você pode ver todos os relatórios, então o trabalho é escolher os poucos que você confere regularmente e deixar que o resto chegue até você quando algo mudar.

Os números que respondem à pergunta:

• Receita do período, comparada com o mesmo período do ano anterior, com margem, valor médio do pedido e clientes novos vs. recorrentes.
• O que está crescendo e o que está caindo: produtos em alta ou em queda em 7, 30 e 90 dias em relação ao período anterior e ao ano passado, além de itens esgotados, estoque parado e uma divisão ABC. Um lojista pediu isso como um painel para uma reunião diária de gestão de 15 minutos.
• Custo de pessoal como porcentagem das vendas de cada vendedor. Quando a remuneração da equipe está ligada às vendas, isso mostra se a folha de pagamento é proporcional ao que a equipe traz.
• Valor do tempo de vida do cliente em relação ao custo de aquisição, para saber quanto vale um cliente novo antes de decidir quanto pagar para conquistá-lo. Um nível mais fundo: quais produtos trazem os clientes de volta para um segundo pedido.

Quando: o painel todos os dias, antes da reunião da manhã; a comparação com o ano anterior, uma vez por mês. Coloque a parte diária em um painel do Shopify.

A armadilha: um número principal que mistura coisas diferentes sem você perceber. Uma loja na Alemanha obteve três totais de vendas diárias diferentes em três relatórios, depois somou os pedidos à mão e chegou a um quarto. O dono só queria saber quanto a loja tinha faturado naquele dia antes de devoluções e cancelamentos, e cada relatório respondia a uma pergunta ligeiramente diferente. Escolha uma definição (vendas brutas, líquidas ou totais) como o seu número diário, mantenha-o em um só lugar e pare de compará-lo com os outros.

Uma armadilha relacionada: pedidos com 100% de desconto, como brindes ou envios para influenciadores, contados junto com os pedidos pagos. Eles não acrescentam nada à receita líquida, mas inflam a quantidade de pedidos e de unidades vendidas e, se forem contados como pedidos, puxam o valor médio do pedido para baixo. Decida se eles entram nos seus números principais e filtre de acordo.

O Contador: Qual Número Vai para a Contabilidade?

O contador muitas vezes é externo, e a pergunta dele é específica e precisa: qual valor eu registro e como explico a diferença em relação ao que o Shopify Finance mostra?

Os números que respondem à pergunta:

• Vendas líquidas sem IVA, e o IVA discriminado por alíquota. Um relatório de impostos ou um relatório de impostos arrecadados cobre isso; lojas dos EUA que declaram em vários estados vão querer o relatório de impostos por estado.
• Transações e repasses, separados das vendas. Veja os guias de relatórios de transações e de relatórios de repasses.
• Contas a receber no fim do mês, com os pedidos não atendidos em uma lista separada. Um pedido que ainda não foi enviado pode já estar pago, então não é automaticamente dinheiro que devem a você.
• Valor do estoque no fim do mês (veja avaliação de estoque).
• Crédito na loja e cartões-presente, além dos chargebacks perdidos pela data em que foram resolvidos.

Quando: no dia 1º de cada mês, para o fechamento. O contador de um fabricante de móveis levou cerca de uma semana para montar um pacote de fechamento mensal: vendas líquidas, impostos, crédito na loja, cartões-presente, descontos, valor do estoque, contas a receber e pedidos não atendidos. Agora ele chega automaticamente no dia 1º de cada mês.

A armadilha: olhar os pedidos quando a pergunta é sobre transações e repasses. Um pedido tem a data em que o cliente o fez. Um pagamento tem a data em que o dinheiro foi recebido. Um repasse tem a data em que é transferido para a sua conta bancária. Reembolsos, edições de pedidos e envios têm cada um suas próprias datas, e um relatório de vendas pode contar uma devolução no dia em que ela aconteceu, e não na data do pedido original. Coloque um relatório de vendas ao lado de um resumo de pagamentos e eles não vão bater linha por linha, porque medem eventos diferentes. Depois que essa diferença é explicada, os números geralmente se conciliam.

Uma agência mantinha o relatório de vendas de um cliente no Google Sheets, atualizado uma vez por mês, e o contador o comparava com o Shopify Finance. A diferença chegou a vários milhares de euros e foi apontada como uma divergência. Detalhada, a diferença tinha três causas:

1. O resumo financeiro contava os pagamentos recebidos no período. O relatório de vendas contava as vendas pela data do pedido.
2. O número na planilha era um retrato tirado no início do mês. Os pedidos do mês anterior continuaram mudando por alguns dias depois disso, à medida que os pagamentos entravam e os pedidos eram editados, então o mesmo relatório gerado mais tarde mostrava outro número.
3. Comparando o que era comparável, o relatório de vendas e os próprios relatórios de vendas do Shopify diferiam em cerca de 0.02% ao longo de cinco meses.

A configuração que saiu disso: o relatório de vendas é a fonte para registrar as vendas (líquidas, IVA por alíquota, total); pagamentos e repasses são conciliados separadamente com o banco; e a planilha é atualizada toda semana em vez de uma vez por mês.

Se for entregar uma única coisa a um contador novo, que seja uma nota curta dizendo qual relatório responde "o que vendemos" e qual responde "que dinheiro entrou". Isso vai poupar você de um primeiro mês de conciliação bem doloroso.

Equipe e Vendedores: Como Estou Indo e Quanto Vou Ganhar?

Se você calcula salários ou bônus a partir de relatórios de vendas, deixar cada vendedor ver o mesmo relatório em que a folha de pagamento se baseia deixa pouco espaço para discussão.

Os números que respondem à pergunta:

• As vendas de cada vendedor em valor, nos períodos em que você paga (semana, mês, trimestre).
• As vendas de cada vendedor em número de pedidos nos mesmos períodos, para que alguns pedidos grandes não escondam um mês fraco, e vice-versa.
• Clientes recorrentes de cada vendedor, se você quiser recompensar quem traz os clientes de volta, e não só quem fecha a primeira venda. Uma divisão padrão de novos vs. recorrentes não vai dar isso sozinha: primeiro combine quem recebe o crédito quando um cliente volta e depois monte o relatório em torno dessa regra.
• A porcentagem de remuneração ou comissão aplicada a esses números. Algumas lojas calculam por conta própria a partir da exportação; outras pedem que ela seja adicionada como uma coluna no relatório, para que o vendedor veja o valor das vendas e o valor resultante lado a lado.

Quando: todos os dias ou toda semana para o acompanhamento do próprio vendedor, e antes do fechamento da folha de pagamento para o cálculo em si.

A armadilha: dar a um vendedor acesso total ou nenhum. Compartilhe um relatório feito para ele, com os filtros já definidos. Ele pode ler, mas não editar; no máximo, você permite que ele altere o intervalo de datas.

A mesma ideia funciona para equipes B2B. Uma empresa atacadista configurou dois relatórios de acompanhamento idênticos, um para a equipe de vendas externas e outro para as contas nacionais. Cada equipe vê as próprias contas, o nome da empresa ao lado do local e Days Overdue, então sabe para quem ligar sobre pagamentos atrasados sem perguntar ao financeiro. Um detalhe que eles descobriram: um filtro como "tem condições de pagamento" também deixava passar pedidos com "Due on receipt" e com condições de data fixa, porque esses também têm condições de pagamento. Eles restringiram o filtro apenas às condições Net. Verifique o que um filtro deixa passar antes de enviar o relatório para a equipe.

O Comprador: O Que Devo Repor e O Que Está Parado?

A pergunta do comprador tem duas metades: o que repor e em que quantidade, e quanto dinheiro está preso em estoque que não gira.

Os números que respondem à pergunta:

• Estoque disponível por produto, variante e local. O relatório Inventory On Hand é o ponto de partida habitual, e nossa visão geral dos relatórios de estoque cobre o restante.
• Quantidades de reposição sugeridas com base na sua própria velocidade de vendas e na cobertura de estoque, que é exatamente para isso que serve o relatório Inventory Planner.
• Taxa de vendagem por tamanho e modelo, toda semana. Nosso artigo sobre como interpretar a taxa de vendagem explica por que um valor de 100% pode significar que você comprou pouco.
• Prazo de entrega por produto, definido individualmente em vez de um único número para tudo.
• Estoque parado por local, e aceleração de vendas (por exemplo, os últimos 3 dias contra os últimos 14) para identificar um produto que está decolando antes que ele acabe.

Quando: toda semana, antes de o pedido ao fornecedor sair. O guia do ponto de reposição cobre a questão do momento certo.

As armadilhas:

• Velocidade zero em algo que esgotou. Se um produto está sem estoque há semanas, ele também está sem vendas há semanas, então sua velocidade de vendas recente aparece como zero e indica que não é preciso repor nada. Olhe a velocidade do período antes de ele esgotar.
• Estoque filtrado por uma loja, demanda contada na empresa inteira. Assim, as duas metades do cálculo descrevem coisas diferentes. Filtre estoque e vendas pelo mesmo escopo.
• Uma "data da última venda" da empresa inteira para uma única loja. No caso do estoque parado em um local, a data da empresa inteira pode fazer um item parecer ativo quando aquela loja não vende nenhuma unidade dele há meses.

Como Fazer Cada Relatório Chegar à Pessoa Certa

A maioria das pessoas acima precisa de um relatório, atualizado com uma frequência definida, que possam ler, mas não alterar. Na Mipler, há três formas de fazer isso:

• Compartilhar. Um link somente leitura para o relatório, protegido por senha. O destinatário o abre no navegador e vê os números com os filtros que você definiu. Se ele precisar escolher o próprio período, você pode permitir que ele edite o filtro de data, e desativar isso de novo quando não for mais necessário. Útil para um contador externo ou um vendedor que confere os próprios números no meio do mês.
• E-mails agendados. O relatório é enviado automaticamente com a frequência que você escolher, como semanal ou mensal. Ideal para tudo o que depende de uma data, como o pacote do contador no dia 1º ou o relatório do comprador antes do pedido semanal.
• Google Sheets. O relatório vai para uma planilha pela integração com o Google Sheets, para quem já trabalha nela, como um contador. Se a planilha alimenta uma conciliação, atualize-a pelo menos uma vez por semana.

Nenhuma dessas opções exige dar ao destinatário acesso ao app, então quem precisa de um relatório vê aquele relatório e nada mais. Se a pessoa já tem uma conta de funcionário, compartilhar um relatório não muda o que essa conta pode ver.

Por Onde Começar

Para cada pessoa da sua equipe, escreva uma linha: a pergunta que ela vive fazendo a você. Associe cada pergunta a um relatório e a uma data de entrega. Comece pelo contador, porque o fechamento acontece todo mês, e pela sua equipe de vendas, porque um relatório de vendas compartilhado tira o cálculo da remuneração da sua caixa de entrada. Daqui a um mês, as perguntas que ainda chegarem até você devem ser as que só você pode responder.

Perguntas Frequentes