Si eres un propietario de tienda experimentado, entiendes la importancia de tener un stock de bienes y almacenes. Y cuanto más sabes lo difícil que es rastrear y organizar el inventario. Si estás comenzando como emprendedor, necesitas organizar bien los esquemas de entrega de tus bienes y la recepción de aquellos que necesitas para trabajar.
Para controlar todos los procesos comerciales, deberías tener un sistema de gestión documental. Para facilitar la vida a los emprendedores, todos los documentos están estandarizados. Lo mismo ocurre en el comercio electrónico. Los documentos son informes, y hay un conjunto obligatorio de informes que ayudan a obtener la información necesaria sobre todas las partes del negocio. En este artículo, prestaremos atención a los informes de inventario.
Si tienes un negocio relacionado con ventas en línea, entiendes que los almacenes y los stocks de bienes, inventario y consumibles son integrales y muy grandes. Es necesario procesar mucha información para mantener los bienes en orden y evitar problemas de entrega. Por lo tanto, se vuelve confuso cuán importante es mantener la documentación que captura el movimiento de tus bienes, compras y actualizaciones de equipos. Por lo tanto, este artículo interesará tanto a propietarios de tiendas en línea experimentados como a principiantes.
Para facilitar tu cooperación con el inventario, este artículo revisará, describirá y analizará ejemplos de informes de inventario que definitivamente te ayudarán a dormir mejor sin preocuparte por tu inventario. Los informes de Shopify no se describirán desde un punto de vista estándar - por tipos. Consideraremos inmediatamente ejemplos y describiremos su propósito.
¿Qué es un informe de inventario?
Comencemos respondiendo a la pregunta: ¿qué son los informes de inventario y por qué son necesarios en general?
Los informes de inventario de Shopify pueden ayudar a entender y gestionar el inventario: stock, entrega, bienes disponibles y consumibles. Los informes de inventario pueden controlar todos estos puntos. Se convierten en tus amigos si te gusta tener la espalda cubierta y siempre tener suficientes suministros. Te proporcionarán acceso a información importante en cualquier momento, como: qué productos están en stock, qué necesita ser comprado pronto, cuántos consumibles se han utilizado, regular las compras y gestionar la entrega de productos pedidos.
Tipos de informes de inventario
La división de informes en tipos se propuso para que los propietarios de tiendas pudieran entender el propósito de los informes y en qué área de la gestión de inventario deberían ser utilizados. Debes entender que esta división en tipos es condicional, pero ayuda a comprender qué informes te ayudarán con qué.
En general, los informes de inventario se pueden dividir en los siguientes tipos:
- Informes informativos - te dan información sobre todos los productos que tienes en stock.
- Informes de gestión - te proporcionan algunos datos analíticos para ayudarte a gestionar tu inventario.
- Informes basados en el tiempo - te ayudan a mirar hacia atrás en tu inventario a lo largo del tiempo.
A primera vista, estos tipos tienen mucho en común, pero después de estudiar los ejemplos que consideraremos a continuación, entenderás la diferencia.
Ejemplos de informes de inventario
El valor de cualquier cosa solo puede ser plenamente apreciado al usarlo en tu propia experiencia. En consecuencia, para entender mejor el valor de los informes de inventario, consideremos los informes más populares que podrías necesitar en el desarrollo del negocio.
Informe de gestión de inventario
Si te preguntas cuál es la diferencia entre un informe de inventario simple y un informe de gestión de inventario, la forma más precisa de decirlo es en los resultados que cada uno proporciona.
Convenido, sería mucho más conveniente para ti si no tuvieras que analizar los datos tú mismo. Los informes de gestión de inventario hacen exactamente esto, a diferencia de un informe regular. Toma datos sobre tu almacén y productos y los analiza de forma independiente en la dirección que necesitas, para que puedas gestionar la adquisición y entrega de nuevos productos de manera aún más eficiente. Aquí hay algunos casos donde estos informes serán muy útiles:
- cuántos productos deben ser ordenados para no tener productos de más.
- qué producto requiere más espacio de almacenamiento.
- qué almacén se puede comprar o vender en el futuro.
- cuándo preparar los bienes para el envío.
- cuántos materiales de venta deben ser comprados y por qué duración.
La información obtenida como resultado del análisis será muy valiosa para ti por dos razones: primero, tomó poco tiempo obtenerla, segundo, es definitivamente confiable.
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Informe de análisis de inventario
El informe de análisis de inventario es representativo de los informes de gestión porque proporciona y analiza información. Los datos obtenidos sobre tus ventas, bienes, estado del almacén, período de entrega y la fecha de caducidad del producto son una muy buena base para analizar las oportunidades, problemas y potencial de tu tienda. Puedes personalizar el informe para analizar diferentes aspectos de la gestión de inventario.
Considera el ampliamente solicitado informe de análisis ABC como ilustración. Este informe es instrumental en la identificación de los productos que más contribuyen a la rentabilidad general. La lógica subyacente de este análisis se basa en el principio de Pareto, comúnmente conocido como el principio 80/20. Según este principio, el 80% de tus productos pueden generar solo el 20% de la ganancia, mientras que el 20% restante de los bienes podría representar hasta el 80% de tu ganancia total. Mipler ofrece un informe de análisis ABC de inventario a los clientes. En la imagen a continuación puedes ver cómo funciona.
| ProductsName | Product VariantsName | Product VariantsSKU | Product Variant AbcGrade | Inventory LevelsTotal Available | OrdersTotal Sales |
|---|---|---|---|---|---|
| Abominable Hoodie | Blue / XS | MH09-XS-Blue | A | 200 | $4,066.32 |
| Abominable Hoodie | Red / XS | MH09-XS-Red | A | 54 | $3,925.87 |
| Adrienne Trek Jacket | Gray / XS | WJ08-XS-Gray | A | 65 | $2,205.73 |
| Adrienne Trek Jacket | Orange / XL | WJ08-XL-Orange | B | 23 | $1,969.64 |
| Abominable Hoodie | Blue / S | MH09-S-Blue | C | 671 | $1,961.57 |
| Abominable Hoodie | Green / XS | MH09-XS-Green | C | 460 | $2,816.08 |
| Adrienne Trek Jacket | Orange / XS | WJ08-XS-Orange | C | 72 | $1,336.50 |
| Adrienne Trek Jacket | Purple / S | WJ08-S-Purple | C | 87 | $3,769.86 |
| Aero Daily Fitness Tee | Black / XS | MS01-XS-Black | C | 12 | $1,351.80 |
| Aero Daily Fitness Tee | Brown / XS | MS01-XS-Brown | C | 231 | $974.90 |
En esta dirección, puedes analizar tus productos, ventas, entregas y, en general, todos los activos y determinar en qué deberías enfocarte, qué productos consumen muchos de tus recursos pero traen poco beneficio. No necesitas muchos informes analíticos para tu inventario, pero unos pocos bien construidos te proporcionarán información relevante y útil y te ahorrarán tiempo.
Informe de pronóstico de inventario
| ProductsName | Product VariantsName | Inventory LevelsTotal Available | Inventory PlannerSales Velocity | Inventory PlannerStock Covered / days | Inventory PlannerForecast QTY | Inventory PlannerReplenishment QTY | Inventory PlannerReplenishment time / days | Inventory PlannerStockout QTY | Inventory PlannerSafety QTY | Inventory PlannerReorder Point QTY |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cassius Sparring Tank | Blue / XS | 15 | 0.53 | 28 | 12 | 15 | 0 | 0 | 3 | 15 |
| Cassius Sparring Tank | Blue / XL | 3 | 0.30 | 10 | 7 | 9 | 0 | 4 | 2 | 9 |
| Cassius Sparring Tank | Blue / L | 4 | 0.23 | 17 | 5 | 7 | 0 | 1 | 2 | 7 |
El informe de pronóstico de inventario está diseñado para ayudarte a estimar tus costos para la compra, almacenamiento y conservación de productos en el futuro. Este informe te ayuda a pronosticar tus futuras compras de inventario. Qué comprar, cuándo, en qué cantidad - estas preguntas son respondidas por el informe de pronóstico de inventario. Usándolo, podrás evitar situaciones imprevistas, satisfacer los requisitos del cliente y alcanzar los objetivos de ventas planificados. El informe analiza envíos anteriores y proporciona información sobre cuántos bienes deberían estar siempre en stock y cuándo deberían ser comprados los siguientes.
Otra situación problemática es el exceso de inventario. El dinero gastado puede no compensarse. Así, el uso de este informe puede prevenir el riesgo de sobrestock.
Los informes de pronóstico de inventario describen no solo los bienes que vendes, sino también los materiales adicionales que compras para el funcionamiento de tu empresa: materias primas, empaques, papel y mucho más. Puedes anotar todos los datos necesarios que requieren tu supervisión.
Para un pronóstico preciso, debes entender los siguientes conceptos e ingresarlos en tu informe:
- El punto de reorden - cuando el cliente regresa para repetir la compra.
- Stock obligatorio - la cantidad mínima de bienes que debe estar siempre en stock.
- El tiempo requerido para entregar los bienes ordenados por el comprador.
Mipler ofrece a sus clientes informes de pronóstico de inventario de Shopify muy convenientes e informativos.
Informe de stock de inventario
El informe de stock del almacén se crea para notificar a los propietarios sobre dos eventos importantes en el almacén:
- Bajo nivel de disponibilidad de stock, es decir, cuando no hay suficientes.
- Reabastecimiento de stock.
Estos informes incluyen cálculos que muestran:
- qué tan rápido se venden los bienes.
- fechas aproximadas de productos fuera de stock.
- información detallada sobre tipos específicos de stocks y cuántos están disponibles.
- posibles fechas de las próximas compras, etc.
Puedes establecer filtros para mostrar información. Lo más necesario puede ser separar productos según en qué almacén se encuentran si tienes varias ubicaciones de almacenamiento. Aquí hay algunos ejemplos más de filtros que ayudarán a optimizar la visualización de la información:
- por categoría de precio.
- según la vida útil de los bienes.
- por popularidad.
- según el tiempo de entrega más largo.
- según el tamaño de los bienes, etc.
Una falta de información sobre los movimientos de inventario puede impedir una gestión efectiva del inventario. Por lo tanto, ingresar este informe proporcionará información integral que te ayudará a optimizar tus estrategias de reabastecimiento, contribuyendo así al éxito continuo de tu tienda.
Informe mensual de inventario
Los informes mensuales de inventario se refieren a aquellos informes que ayudan a analizar los bienes a lo largo del tiempo. Se entiende por el nombre que mostrará información sobre lo que sucedió con tus bienes durante el mes, por ejemplo:
- cuánto se vendió cada producto por mes.
- cuántos bienes fueron recibidos.
- qué productos son más populares.
- qué ingresos se reciben de cada producto por mes.
- dynamics de suministro y venta de bienes durante el mes.
Con este informe, la inspección mensual de tiendas y almacenes se volverá más fácil y menos laboriosa. Además, toda la información obtenida proporcionará una buena base para crear un panel que ayudará a visualizar y evaluar la dinámica del desarrollo de la tienda.
Además, el informe mensual ayuda a monitorear las fechas de caducidad de tus productos. Para eliminar la necesidad de verificaciones manuales, puedes configurar la visualización de las fechas de caducidad de tus productos, permitiéndote identificar fácilmente cuándo se requieren reemplazos sin inspeccionar individualmente todos los artículos en stock.
Mipler ofrece no solo la implementación de un panel y un informe, sino también la capacidad de panel de Shopify o enviarlos a otros usuarios sin otorgar el derecho a cambiar los datos.
Informe de valor de inventario
| ProductsVendor | ProductsName | Product VariantsSKU | Inventory LevelsTotal Available | Inventory ItemsCost | Product VariantsPrice | Inventory ItemsTotal Cost | Inventory ItemsTotal Price |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hera | Hera Pullover Hoodie | WH02-XS-Blue | 45 | $32.00 | $48.00 | $1,440.00 | $2,160.00 |
| Ariel | Ariel Roll Sleeve Sweatshirt | WH09-XL-Purple | 42 | $17.00 | $39.00 | $714.00 | $1,638.00 |
| Elisa | Elisa EverCool Tee | WS06-XL-Red | 41 | $18.00 | $29.00 | $738.00 | $1,189.00 |
Todos los bienes que tienes en stock, es decir, físicamente disponibles en tus almacenes, son tu capital invertido. Te sentirás definitivamente más tranquilo si entiendes cuánto será en términos monetarios. En palabras simples, sabrás la cantidad exacta: cuánto cuestan todos los bienes en tu almacén. Así, el informe de valor de inventario te permite monitorear el valor total del inventario disponible.
El informe presenta una lista completa de todos los bienes disponibles, detallando sus precios y cantidades. Además, proporciona la flexibilidad de agrupar los artículos listados según indicadores convenientes, como categoría de precio, proveedor y tamaño. Además, el informe indica el almacén específico donde se encuentra cada producto. También puedes generar diferentes informes para diferentes almacenes.
Los informes de valor de inventario son la tercera categoría de informes. Muestran el estado de los stocks durante un cierto período de tiempo. En particular, este informe presenta información completa sobre todos los bienes que están en tu almacén en este momento. Es por esta razón que a menudo también se le llama "inventario disponible" como se muestra en la figura anterior.
Los informes de valor de inventario pueden ayudarte en casos imprevistos. El negocio siempre está asociado con riesgos. Puede haber algunas circunstancias de fuerza mayor, un caso de seguro o una demanda relacionada con la relación con el proveedor. Siempre podrás mostrar el monto del reembolso y probar si tenías algún bien en stock en un momento determinado.
Si deseas entender cómo funciona el informe o cómo crearlo con más detalle, deberías leer este artículo sobre el informe de valor de inventario de Shopify; responderá todas tus preguntas.
Informe de inventario de ventas
El informe de ventas integral es una herramienta valiosa que te ayudará a mostrar tus saldos de efectivo y simplificar el proceso contable en el contexto del inventario. Este informe permite a las empresas profundizar en la contabilidad completa de cada canal de ventas, cubriendo aspectos como:
- ingresos.
- descuentos.
- reembolsos.
- impuestos.
- costos de entrega.
Un sólido informe de ventas va más allá de clasificar las ventas por diferentes rangos de fechas y categorías de productos. Un informe bien creado mostrará solo números, pero también ayudará a identificar tendencias, determinar los principales compradores, sus características y hacer que la previsión de la popularidad de cada producto sea un 10-15% más precisa. Además, los resultados obtenidos son los datos sobre los cuales se basan los cálculos de otros informes.
Al respaldar dicho informe, las empresas pueden obtener información valiosa, contribuyendo a una toma de decisiones más informada y a una eficiencia financiera general.
La visualización correcta de este informe y la optimización de la información podrán decirte en qué nivel se encuentran tus ventas en este momento. Se pueden usar tableros de información para esto. Un gran plus es que tienes la oportunidad de priorizar la información mostrada según tus necesidades. Por ejemplo, determinar qué productos son los más rentables para vender, asignar fondos para mejorar las condiciones de almacenamiento, estimar los costos de envío y determinar qué productos deben ser priorizados para el pedido.
Conclusión
Los informes de inventario siempre te ayudan a hacer un seguimiento de tu inventario. Cada informe de ejemplo descrito los muestra desde un ángulo diferente. Si surgen problemas, podrás encontrar su causa sin realizar un chequeo exhaustivo, sino considerando cada aspecto de la gestión por separado. Además, el éxito siempre depende de los pequeños momentos, y estos informes siempre te ayudarán a rastrear y mejorar esos momentos.
Preguntas frecuentes sobre informes de inventario
¿Cómo escribir un informe de inventario?
Mipler ofrece a los clientes informes de inventario listos como:
- Inventario disponible
- Planificador de inventario
- Inventario por ubicación
- Análisis ABC
- Inventario muerto
- Productos de bajo stock
Si necesitas crear un informe único, los desarrolladores de Mipler pueden implementarlo. Pero también puedes agregar filtros adicionales, columnas y fuentes de datos a los informes existentes si lo deseas. La interfaz intuitiva no requiere conocimientos adicionales para trabajar con la aplicación.
Significado del informe de inventario
Los informes de inventario son aquellos informes que te ayudan a rastrear tus bienes en almacenes, estimar su cantidad y valor, planificar compras y, en general, gestionar almacenes y bienes.
¿Cuáles son los informes de inventario más esenciales que debería tener?
Muy a menudo, solo se utiliza parte de la lista de todos los informes posibles. Pero necesitas saber cuáles son los más precisos y necesarios. Es por eso que Mipler te trae este artículo que describe el mínimo indispensable de informes de inventario. Todos los informes descritos ya están integrados en la aplicación, y puedes usarlos de inmediato.
