Отчети за наличности: видове, примери и как да ги използвате

Отчет за управление на наличностите

Отчетът за управление събира на едно място информацията за наличности и продажби, за да можете да приоритизирате работата си. Например филтрирайте продуктите с налична наличност, но без продажби през последните 90 дни. Това ви дава списък за проверка за излишни наличности; само по себе си обаче не доказва, че всеки продукт в списъка трябва да бъде намален.

• Преглед за презареждане: сравнете покритието на наличностите със срока на доставка на доставчика.
• Преглед по локация: проверете дали ниска наличност в една локация може да се реши с трансфер.
• Преглед на бавнодвижещи се стоки: сравнете наличното количество с последните продажби, като отчетете сезонността.
• Проверка на качеството на данните: открийте липсващи SKU, непроследени количества или липсваща себестойност, преди да изчислите сумите.

Започнете с Shopify inventory report и запазете само колоните, важни за решението. По-кратък списък с приложими изключения често е по-полезен от експорт, съдържащ всяко поле на продукта.

Отчет за анализ на наличностите

ABC отчетът групира продуктите според приноса им към избран показател за определен период. Показателят е от значение: класирането по приходи от продажби не е същото като класирането по печалба. Продукт с висок приход може да има нисък марж, затова не приемайте клас A, базиран на продажби, като доказателство за рентабилност.

Как да четем този пример: идентифицирайте варианта и SKU, след което сравнете неговия ABC клас, наличното количество и общите продажби. Важен източник на продажби с малка наличност заслужава преглед за презареждане. Продукт с по-нисък клас, но голямо количество, може да заслужава преглед за бавнодвижещи се стоки.

Проверете периода на класиране и праговете в отчета, който използвате. Собственият ABC анализ на продуктите на Shopify се базира на приходи; не приемайте, че всеки ABC отчет използва показател за печалба или същите настройки. Познатото правило 80/20 е ориентир за планиране, а не гарантирано разпределение във вашия магазин.

Отчет за прогнозиране на наличностите

Прогнозният отчет използва история на продажбите и планови допускания, за да оцени колко дълго ще стигне наличността и какво трябва да бъде презаредено. Той е най-полезен, когато можете да проверите входните данни, вместо да приемате предложеното количество за поръчка като сигурно.

Как да четем този пример: таблицата на Mipler включва Total Available, Sales Velocity, Stock Covered / days и Replenishment QTY. Прегледайте оценката за покритие на наличността заедно със срока на доставка на доставчика ви. Проверете как избраният период на продажби и настройките за планиране в отчета влияят на препоръката.

• Скорост на продажби: продадени единици на ден за избрания период.
• Срок на доставка: времето от подаването на поръчка към доставчик до готовността на тази наличност за използване.
• Резервен запас: буфер за колебания в търсенето или в срока на презареждане.
• Праг за поръчка: нивото на наличност, което задейства поръчка за презареждане.

Прост пример за планиране използва праг за поръчка = средно дневно търсене × срок на доставка + резервен запас. При 5 единици на ден, 10 дни срок на доставка и 20 единици резервен запас, прагът е 70 единици. Това онагледяващо изчисление не е твърдение за настройките на примерния отчет на Mipler. Вижте ръководството на Shopify за прага за поръчка.

Прагът за поръчка ви казва кога да прегледате презареждането, но не непременно колко да поръчате. Преди да решите количеството за поръчка, отчетете отворените поръчки, минималните количества на доставчика, размера на опаковките и целевото ви покритие. Продажбите по време на изчерпване на наличността също могат да подценят търсенето.

За полетата и настройката разгледайте отчета за планиране на запасите в Shopify.

Отчет за наличности на склад

Отчетът за наличности на склад показва какво е заведено във всяка локация в момента. Включете продукт, вариант, SKU, локация и ясно наименувани колони за количество. Поддържайте наличното, запазеното, недостъпното и входящото количество като отделни стойности, когато тези статуси присъстват във вашите данни.

За ежедневен преглед филтрирайте по локация и сортирайте наличното количество от най-ниско към най-високо. Проверете последните продажби, преди да приоритизирате ниско количество: две останали единици от бавнодвижещ се продукт може да са по-малко спешни от двайсет единици от продукт, който се продава по десет на ден.

Актуалният отчет е и полезна отправна точка за физическа инвентаризация. Разминаване може да идва от незаведено постъпление, повреда, трансфер или корекция. Записвайте времевия печат на отчета, за да не се получи подвеждащо разминаване заради продажби, направени по време на преброяването.

Самостоятелна таблица не изпраща известия за ниска наличност. Ако имате нужда от известия или планирана доставка на отчета, настройте този процес отделно и проверете честотата му.

Отчетът за наличности показва само текущото състояние. Ако трябва да видите какво се е променило и кога - за да проверите корекция, да сравните минала дата с днешна или да проучите разминаване - вижте нашето ръководство за преглед на историята на наличностите в Shopify.

Месечен отчет за наличности

Месечният отчет помага да сравните началната и крайната наличност и да обясните движенията между тях. Моментната снимка към края на месеца и отчетът за движение на наличностите отговарят на различни въпроси: единият показва баланса в определен момент, а другият обяснява как се е променил.

За онагледяващо равнение на физическата наличност приемете, че започвате със 100 единици, получавате 40, изпращате 55, връщате 5 обратно в продаваемата наличност и бракувате 2. Крайното физическо количество е 100 + 40 − 55 + 5 − 2 = 88 единици. Отчетете трансфери и други корекции, ако са приложими. Връщане, което не е заведено обратно на склад, не бива да увеличава баланса на наличността.

Пример за месечен отчет за наличности

Същото онагледяващо равнение може да бъде представено като отчет за движение за един SKU и локация:

Използвайте една и съща локация, гранично време и дефиниция на количеството всеки месец. Списък с текущата наличност не може да възстанови исторически баланси към края на месеца без моментни снимки или съответната история на движенията.

Shopify предоставя отчети за наличности към края на месеца в Analytics → Reports, филтрирани по Inventory. Проверете документацията за отчета за наличности за ограниченията при исторически данни. Използвайте таблото за управление на Shopify, за да представите получените тенденции след като базовите баланси станат сравними.

Отчет за стойността на наличностите

Отчетът за стойността на наличностите добавя парична мярка към количеството на склад. За оперативен изглед по себестойност изчислете количество × единична себестойност за всеки SKU и сумирайте редовете. Уточнете кое количество сте използвали: остойностяването на наличните единици дава различен резултат от остойностяването на всички единици на склад.

Как да четем този пример: примерът съдържа Total Available, Cost, Price, Total Cost и Total Price. Редът за Hera Pullover Hoodie показва 45 налични единици при единична себестойност $32, което дава $1,440 по себестойност. Продажната ѝ цена от $48 дава $2,160 на дребно. Това са различни мерки; стойността на дребно не е реализиран приход или печалба.

Преди да използвате обща сума, проверете за липсваща себестойност, смесени валути, дублирани редове и изключени количества. Този пример е оперативен отчет, а не гаранция за счетоводна оценка или доказателство, че историческата себестойност е запазена.

Вижте отчета за стойността на запасите в Shopify за по-подробен поглед върху наличните полета и как да изградите изгледа.

Отчет за продажби и наличности

Отчетът за продажби и наличности свързва търсенето с оставащата наличност. Съпоставете продадените единици за определен период с текущата наличност за същия SKU. Добавете връщания и ясно дефинирана сума на продажбите, когато те са важни за решението.

Как да четете този пример: Hera Pullover Hoodie е продаден в 30 единици от общо 45 налични - здравословен оборот. Редът за Ariel показва продажба на само 12 от общо 42 налични, много по-бавно съотношение, което заслужава наблюдение, ако се задържи.

Например продажба на 60 единици за 30 дни дава средно 2 единици на ден. При 24 налични единици простото покритие на наличността е 24 ÷ 2 = 12 дни. Това приема, че търсенето остава сходно, и не отчита бъдещи постъпления. Ако скоростта на продажби е нула, това изчисление не дава смислена крайна оценка за покритие.

Използвайте резултата, за да проучите презареждане или излишна наличност. Промоция, сезонен пик или дни без наличност могат да направят кратък период на продажби непредставителен. Изчерпването на наличността също не е идентично с продажбите: постъпления, трансфери и бракувания могат да променят наличността, без да се стигне до продажба.

Това същото съотношение „продадено спрямо наличното" е известно и като степен на продажба - и стойност близка до 100% не винаги е победата, за каквато изглежда: тя също толкова лесно може да означава, че сте останали без наличност и сте загубили продажби за дни.

Отчет за мъртва наличност

Отчетът за мъртва наличност откроява продукти с малко или никакво скорошно търсене - обикновено без продажба в определен прозорец, например 90 или 180 дни. Той обикновено съпоставя датата на последната продажба с оставащото количество, за да видите колко капитал стои в артикули, които не се движат.

Това е различен въпрос от стойността на наличностите: даден продукт може да има солидна обща стойност и пак да е мъртва наличност, ако нищо от него не се продава. Прочетете колоната с датата на последната продажба, преди да действате само въз основа на количеството - наскоро презареден бавнодвижещ се продукт изглежда по същия начин като действително мъртъв, докато не проверите кога за последно е продаден.

Как да четете този пример: Nova Canvas Tote не е продаван от 187 дни и се движи с 0.02 единици/ден - на практика мъртъв. Редът за Hera Pullover Hoodie е включен за контраст: 3 дни от последната поръчка и скорост на продажби от 1.00/ден е здравословен, движещ се продукт, а не мъртва наличност.

За целия работен процес - прагове за използване, как да разграничите сезонен спад от истинска мъртва наличност и какво да направите, след като сте я открили - вижте нашето ръководство за идентифициране на мъртва наличност в Shopify.

Отчет за себестойността на продадените стоки (COGS)

Себестойността на продадените стоки е разходът за единиците, които сте продали през даден период, а не разходът за това, което все още държите на склад. Докато отчетът за стойността на наличностите отговаря на въпроса „каква е стойността на текущата ни наличност", отчетът за COGS отговаря на въпроса „каква беше реалната себестойност на вече продадените стоки".

COGS = продадени единици × единична себестойност към момента на продажбата, сумирани за периода. Ако себестойността на артикул се променя с времето, повечето свързани с Shopify инструменти използват себестойността, заведена към момента на продажбата, а не днешната - проверете коя от двете използва конкретният отчет, преди да сравнявате периоди. Самият Shopify съхранява само една текуща себестойност на вариант без история, така че отчет, показващ себестойност „към момента на продажбата", извършва допълнителна работа, за да запази тази стойност; вижте бележката на Shopify по темата в неговата документация за себестойността на продукта.

Как да четете този пример: Elisa EverCool Tee е продаден в 58 единици при единична себестойност $18, което дава $1,044 COGS - най-големият дял от общо $2,208 за тези три SKU. Сравнете това с прихода за същия период, за да получите брутен марж на продукт, а не с общата сума от отчета за стойността на текущата наличност.

Използвайте COGS заедно с прихода за периода, за да получите брутен марж, а не суровата обща сума от отчета за стойността на наличностите - двете отговарят на различни въпроси, и смесването им завишава или занижава маржа в зависимост от това коя стойност подмените.

Отчет за липси и разминавания (shrinkage)

Отчетът за липси и разминавания сравнява какво би трябвало да е наличността - въз основа на постъпления и продажби - с това, което физическата инвентаризация действително установява. Разликата е липсата: повреда, кражба, разместване или грешка при въвеждане на данни, а самият отчет обикновено не може да ви каже коя от тях.

Равнението използва същата аритметика като месечното движение на наличностите: очакваната крайна наличност е началната наличност плюс постъпленията минус експедициите плюс заведените обратно връщания минус вече записаните бракувания. Липсата е разликата между това очаквано число и физическото преброяване - всичко, което не е вече обяснено с движение, което сте завели.

Пускайте този отчет периодично, не само веднъж - едно голямо число за липси заслужава проучване за конкретна причина (лош процес на приемане, SKU с висок риск от кражба, сгрешено преброяване на локация), докато малки, постоянни липси в много SKU сочат по-скоро към системен проблем в преброяването или процеса.