Voorraadrapporten: types, voorbeelden en hoe u ze gebruikt

Voorraadbeheerrapport

Een beheerrapport brengt voorraad- en verkoopinformatie samen zodat u werk kunt prioriteren. Filter bijvoorbeeld op producten met beschikbare voorraad maar geen verkoop in de afgelopen 90 dagen. Dat levert een lijst op om te onderzoeken op overtollige voorraad; het bewijst op zichzelf niet dat elk vermeld product moet worden afgeprijsd.

• Aanvulcontrole: vergelijk voorraaddekking met de levertijd van de leverancier.
• Locatiecontrole: controleer of lage voorraad op één locatie kan worden opgelost met een overplaatsing.
• Controle van traag lopende voorraad: vergelijk de beschikbare hoeveelheid met recente verkopen, rekening houdend met seizoensinvloeden.
• Controle van datakwaliteit: zoek ontbrekende SKU's, ongetrackte hoeveelheden of ontbrekende kosten voordat u totalen berekent.

Begin met een Shopify inventory report en behoud alleen de kolommen die relevant zijn voor de beslissing. Een kortere lijst met bruikbare uitzonderingen is vaak nuttiger dan een export met elk productveld.

Voorraadanalyserapport

Een ABC-rapport groept producten op basis van hun bijdrage aan een gekozen maatstaf over een vastgestelde periode. De maatstaf is bepalend: rangschikken op omzet is niet hetzelfde als rangschikken op winst. Een product met hoge omzet kan een lage marge hebben, dus lees een op verkoop gebaseerde A-klasse niet als bewijs van winstgevendheid.

Zo leest u dit voorbeeld: identificeer de variant en SKU, en vergelijk vervolgens de ABC-klasse, beschikbare hoeveelheid en totale verkoop. Een belangrijke verkoopbijdrager met weinig voorraad verdient een aanvulcontrole. Een product met een lagere klasse en een grote hoeveelheid verdient mogelijk een controle op traag lopende voorraad.

Controleer de klasseringsperiode en drempelwaarden in het rapport dat u gebruikt. Shopify's eigen ABC-productanalyse is gebaseerd op omzet; ga er niet van uit dat elk ABC-rapport een winstmaatstaf of dezelfde instellingen gebruikt. De bekende 80/20-regel is een planningsvuistregel, geen gegarandeerde verdeling in uw winkel.

Voorraadprognoserapport

Een prognoserapport gebruikt verkoopgeschiedenis en planningsaannames om te schatten hoe lang de voorraad waarschijnlijk meegaat en wat er moet worden aangevuld. Het is het nuttigst wanneer u de invoergegevens kunt inspecteren, in plaats van de voorgestelde bestelhoeveelheid als een zekerheid te behandelen.

Zo leest u dit voorbeeld: de Mipler-tabel bevat Total Available, Sales Velocity, Stock Covered / days en Replenishment QTY. Bekijk de geschatte voorraaddekking samen met de levertijd van uw leverancier. Controleer hoe de gekozen verkoopperiode en planningsinstellingen van het rapport de aanbeveling beïnvloeden.

• Verkoopsnelheid: verkochte eenheden per dag over de gekozen periode.
• Levertijd: de tijd vanaf het plaatsen van een bestelling bij een leverancier tot die voorraad gebruiksklaar is.
• Veiligheidsvoorraad: een buffer voor variabiliteit in vraag of aanvultijd.
• Bestelpunt: de voorraaddrempel die een aanvulorder activeert.

Een eenvoudig planningsvoorbeeld gebruikt bestelpunt = gemiddelde dagelijkse vraag × levertijd + veiligheidsvoorraad. Bij 5 eenheden per dag, 10 dagen levertijd en 20 eenheden veiligheidsvoorraad is de drempel 70 eenheden. Deze illustratieve berekening is geen bewering over de instellingen van het voorbeeld-Mipler-rapport. Zie Shopify's gids over het bestelpunt.

Het bestelpunt vertelt u wanneer u aanvulling moet beoordelen, niet noodzakelijk hoeveel u moet kopen. Houd rekening met openstaande inkooporders, minimumafnames van de leverancier, verpakkingsgroottes en uw gewenste dekking voordat u de bestelhoeveelheid bepaalt. Verkopen tijdens een voorraadtekort kunnen de vraag ook onderschatten.

Voor de velden en instellingen, bekijk het rapport voor voorraadplanning in Shopify.

Voorraadstatusrapport

Een voorraadstatusrapport laat zien wat er nu per locatie is geregistreerd. Neem product, variant, SKU, locatie en duidelijk benoemde hoeveelheidskolommen op. Houd beschikbare, gereserveerde, niet-beschikbare en inkomende hoeveelheden gescheiden wanneer die statussen in uw gegevens aanwezig zijn.

Filter voor een dagelijkse controle op locatie en sorteer de beschikbare hoeveelheid van laag naar hoog. Bekijk de recente verkopen voordat u een lage hoeveelheid prioriteert: twee resterende eenheden van een traag verkopend product kunnen minder urgent zijn dan twintig eenheden van een product dat tien per dag verkoopt.

Een actueel rapport is ook een nuttig startpunt voor een fysieke telling. Een verschil kan komen door een niet-geregistreerde ontvangst, schade, een overplaatsing of een correctie. Noteer het tijdstempel van het rapport zodat verkopen tijdens de telling geen misleidend verschil veroorzaken.

Een tabel alleen verstuurt geen meldingen bij lage voorraad. Als u meldingen of geplande levering nodig heeft, configureer dat workflow apart en controleer de frequentie ervan.

Een voorraadstatusrapport toont alleen de huidige situatie. Als u wilt zien wat er is veranderd en wanneer - om een correctie te controleren, een datum in het verleden met vandaag te vergelijken, of een verschil te onderzoeken - bekijk dan onze handleiding over het bekijken van de Shopify-voorraadgeschiedenis.

Maandelijks voorraadrapport

Een maandrapport helpt bij het vergelijken van openings- en sluitingsvoorraad en het verklaren van de mutaties daartussen. Een eindemaand-momentopname en een voorraadmutatierapport beantwoorden verschillende vragen: het ene toont het saldo op een bepaald moment, het andere verklaart hoe dat saldo is veranderd.

Stel voor een illustratieve fysieke-voorraadaansluiting dat u begint met 100 eenheden, 40 ontvangt, 55 verzendt, 5 terugboekt naar verkoopbare voorraad en 2 afschrijft. De sluitende fysieke hoeveelheid is 100 + 40 − 55 + 5 − 2 = 88 eenheden. Houd rekening met overplaatsingen en andere correcties als die van toepassing zijn. Een retour die niet is teruggeboekt in de voorraad mag het voorraadsaldo niet verhogen.

Voorbeeld van een maandelijks voorraadrapport

Dezelfde illustratieve aansluiting kan worden weergegeven als een mutatierapport voor één SKU en locatie:

Gebruik elke maand een consistente locatie, afsluittijd en hoeveelheidsdefinitie. Een lijst met actuele voorraad kan historische eindemaandsaldi niet reconstrueren zonder momentopnamen of de relevante mutatiegeschiedenis.

Shopify biedt eindemaand-voorraadrapporten onder Analytics → Reports, gefilterd op Inventory. Controleer de documentatie over voorraadrapporten voor beperkingen van historische gegevens. Gebruik een Shopify-dashboard om de resulterende trends te presenteren zodra de onderliggende saldi vergelijkbaar zijn.

Voorraadwaarderapport

Een voorraadwaarderapport voegt een geldelijke maatstaf toe aan een voorraadhoeveelheid. Voor een operationeel overzicht tegen kostprijs berekent u hoeveelheid × kostprijs per eenheid voor elke SKU en telt u de rijen op. Vermeld welke hoeveelheid u heeft gebruikt: het waarderen van beschikbare eenheden geeft een ander resultaat dan het waarderen van alle in-voorraad-eenheden.

Zo leest u dit voorbeeld: het voorbeeld bevat Total Available, Cost, Price, Total Cost en Total Price. De rij voor de Hera Pullover Hoodie toont 45 beschikbare eenheden tegen een kostprijs van $32 per eenheid, wat $1,440 tegen kostprijs oplevert. De verkoopprijs van $48 levert $2,160 tegen verkoopprijs op. Dit zijn verschillende maatstaven; de verkoopwaarde is geen gerealiseerde omzet of winst.

Controleer op ontbrekende kosten, gemengde valuta's, dubbele rijen en hoeveelheidsuitsluitingen voordat u een totaal gebruikt. Dit voorbeeld is een operationeel rapport, geen garantie voor een boekhoudkundige waardering of bewijs dat de historische kostprijs is behouden.

Bekijk het rapport over de voorraadwaarde in Shopify voor een nadere blik op de beschikbare velden en hoe u het overzicht opbouwt.

Verkoop- en voorraadrapport

Een verkoop- en voorraadrapport koppelt vraag aan resterende voorraad. Koppel verkochte eenheden gedurende een opgegeven periode aan de actuele voorraad voor dezelfde SKU. Voeg retouren en een duidelijk gedefinieerd verkoopbedrag toe wanneer die relevant zijn voor de beslissing.

Zo leest u dit voorbeeld: de Hera Pullover Hoodie verkocht 30 eenheden op 45 beschikbare - een gezonde omloopsnelheid. De rij voor Ariel verkocht slechts 12 op 42 beschikbare, een veel tragere verhouding die het waard is om in de gaten te houden als dit aanhoudt.

Als u bijvoorbeeld 60 eenheden verkoopt in 30 dagen, is het gemiddelde 2 eenheden per dag. Bij 24 beschikbare eenheden is de eenvoudige voorraaddekking 24 ÷ 2 = 12 dagen. Dit gaat ervan uit dat de vraag gelijk blijft en houdt geen rekening met toekomstige ontvangsten. Als de verkoopsnelheid nul is, levert deze berekening geen zinvolle eindige dekkingsschatting op.

Gebruik het resultaat om aanvulling of overtollige voorraad te onderzoeken. Een promotie, een seizoenspiek of dagen zonder voorraad kunnen een kort verkoopvenster onrepresentatief maken. Voorraadafname is ook niet hetzelfde als verkoop: ontvangsten, overplaatsingen en afschrijvingen kunnen de voorraad wijzigen zonder een verkoop te creëren.

Deze zelfde verhouding van "verkocht tegenover wat u had" staat ook bekend als sell-through rate - en een percentage rond de 100% is niet altijd de overwinning die het lijkt: het kan net zo goed betekenen dat u zonder voorraad zat en dagenlang verkopen misliep.

Rapport dode voorraad

Een rapport dode voorraad signaleert producten met weinig of geen recente vraag - doorgaans geen verkoop binnen een gedefinieerde periode, zoals 90 of 180 dagen. Het koppelt gewoonlijk de datum van de laatste verkoop aan de resterende hoeveelheid, zodat u ziet hoeveel kapitaal vastzit in artikelen die niet bewegen.

Dit is een andere vraag dan voorraadwaarde: een product kan een gezonde totale waarde hebben en toch dode voorraad zijn als er niets van verkoopt. Lees de kolom met de datum van de laatste verkoop voordat u alleen op basis van de hoeveelheid handelt - een recent aangevulde trage verkoper ziet er hetzelfde uit als een werkelijk dode voorraad totdat u controleert wanneer deze voor het laatst is verkocht.

Zo leest u dit voorbeeld: de Nova Canvas Tote is 187 dagen niet verkocht en beweegt met 0,02 eenheden/dag - feitelijk dood. De rij voor de Hera Pullover Hoodie staat er ter vergelijking bij: 3 dagen sinds de laatste bestelling en een verkoopsnelheid van 1,00/dag is een gezond, bewegend product, geen dode voorraad.

Voor de volledige werkwijze - welke drempels u kunt gebruiken, hoe u seizoensgebonden vertraging onderscheidt van werkelijk dode voorraad, en wat u moet doen zodra u het heeft gevonden - bekijk onze handleiding voor het identificeren van dode voorraad in Shopify.

Rapport kostprijs verkochte goederen (COGS)

De kostprijs van verkochte goederen is de kostprijs van de eenheden die u tijdens een periode heeft verkocht, niet de kostprijs van wat u nog in voorraad heeft. Waar een voorraadwaarderapport antwoord geeft op "wat is mijn huidige voorraad waard," geeft een COGS-rapport antwoord op "wat kostten de goederen die we al hebben verkocht ons."

COGS = verkochte eenheden × kostprijs per eenheid op verkoopmoment, opgeteld over de periode. Als de kostprijs per artikel in de loop van de tijd verandert, gebruiken de meeste met Shopify verbonden tools de kostprijs die was geregistreerd op het moment van de verkoop, niet de huidige kostprijs - controleer welke een bepaald rapport gebruikt voordat u periodes vergelijkt. Shopify zelf slaat slechts één actuele kostprijs per variant op zonder geschiedenis, dus een rapport dat de kostprijs "op verkoopmoment" toont, doet extra werk om die waarde te behouden; zie Shopify's eigen toelichting hierover in de productkostprijs-documentatie.

Zo leest u dit voorbeeld: de Elisa EverCool Tee verkocht 58 eenheden tegen een kostprijs van $18 per eenheid, wat $1.044 aan COGS oplevert - het grootste aandeel van de $2.208 totaal over deze drie SKU's. Vergelijk dit met de omzet voor dezelfde periode om de brutomarge per product te krijgen, niet met het totaal van de huidige voorraad uit het voorraadwaarderapport.

Gebruik COGS samen met de omzet voor de periode om de brutomarge te krijgen, niet het ruwe totaal van de voorraadwaarde - de twee beantwoorden verschillende vragen en het door elkaar gebruiken ervan overschat of onderschat de marge, afhankelijk van welke van de twee u erin verwisselt.

Rapport voorraadverlies

Een rapport voorraadverlies vergelijkt wat er in voorraad zou moeten zijn - op basis van ontvangsten en verkopen - met wat een fysieke telling daadwerkelijk vindt. Het verschil is voorraadverlies: schade, diefstal, verkeerde plaatsing of een invoerfout, en het rapport zelf kan doorgaans niet vertellen welke van deze het is.

De aansluiting is dezelfde berekening als een maandelijkse voorraadmutatie: de verwachte sluitingsvoorraad is de openingsvoorraad plus ontvangsten minus verzendingen plus teruggeboekte retouren minus reeds geregistreerde afschrijvingen. Voorraadverlies is het verschil tussen dat verwachte aantal en de fysieke telling - alles wat nog niet is verklaard door een mutatie die u al heeft geregistreerd.

Voer dit periodiek uit, niet slechts één keer - een enkel groot voorraadverlies is het waard om te onderzoeken op een specifieke oorzaak (een slecht ontvangstproces, een SKU met veel diefstal, een verkeerd getelde locatie), terwijl klein, consistent voorraadverlies over veel SKU's juist wijst op een systematisch tel- of procesprobleem.