Bestandsberichte: Arten, Beispiele und Anwendung

Bestandsmanagementbericht

Ein Managementbericht bringt Bestands- und Verkaufsinformationen zusammen, damit Sie Arbeit priorisieren können. Filtern Sie zum Beispiel nach Produkten mit verfügbarem Bestand, aber ohne Verkäufe in den letzten 90 Tagen. Das ergibt eine Liste, die Sie auf Überbestand hin prüfen können; es beweist für sich genommen nicht, dass jedes aufgeführte Produkt rabattiert werden sollte.

• Nachbestellprüfung: Vergleichen Sie die Bestandsreichweite mit der Lieferzeit des Lieferanten.
• Standortprüfung: Prüfen Sie, ob niedriger Bestand an einem Standort durch eine Umlagerung ausgeglichen werden kann.
• Prüfung langsam drehender Ware: Vergleichen Sie die verfügbare Menge mit den letzten Verkäufen und berücksichtigen Sie Saisonalität.
• Datenqualitätsprüfung: Finden Sie fehlende SKUs, nicht erfasste Mengen oder fehlende Kosten, bevor Sie Summen berechnen.

Beginnen Sie mit einem Shopify-Bestandsbericht und behalten Sie nur die für die Entscheidung relevanten Spalten. Eine kürzere Liste umsetzbarer Ausnahmen ist oft nützlicher als ein Export mit jedem Produktfeld.

Bestandsanalysebericht

Ein ABC-Bericht gruppiert Produkte nach ihrem Beitrag zu einer gewählten Kennzahl über einen festgelegten Zeitraum. Die Kennzahl ist entscheidend: Eine Rangfolge nach Umsatz ist nicht dasselbe wie eine Rangfolge nach Gewinn. Ein umsatzstarkes Produkt kann eine geringe Marge haben. Werten Sie eine umsatzbasierte A-Klasse daher nicht als Nachweis für Profitabilität.

So lesen Sie dieses Beispiel: Identifizieren Sie Variante und SKU und vergleichen Sie dann ABC-Klasse, verfügbare Menge und Gesamtverkäufe. Ein wichtiger Umsatzträger mit wenig Bestand verdient eine Nachbestellprüfung. Ein niedriger eingestuftes Produkt mit großer Menge verdient möglicherweise eine Prüfung auf langsam drehende Ware.

Prüfen Sie den Bewertungszeitraum und die Schwellenwerte in dem von Ihnen verwendeten Bericht. Shopifys eigene ABC-Produktanalyse basiert auf Umsatz; gehen Sie nicht davon aus, dass jeder ABC-Bericht eine Gewinnkennzahl oder dieselben Einstellungen verwendet. Die bekannte 80/20-Regel ist eine Planungsfaustregel, keine garantierte Verteilung in Ihrem Shop.

Bestandsprognosebericht

Ein Prognosebericht nutzt den Verkaufsverlauf und Planungsannahmen, um zu schätzen, wie lange der Bestand reicht und was nachbestellt werden sollte. Er ist am nützlichsten, wenn Sie die zugrunde liegenden Daten prüfen können, anstatt die vorgeschlagene Bestellmenge als feststehend zu betrachten.

So lesen Sie dieses Beispiel: Die Mipler-Tabelle enthält Total Available, Sales Velocity, Stock Covered / days und Replenishment QTY. Prüfen Sie die geschätzte Bestandsreichweite zusammen mit der Lieferzeit Ihres Lieferanten. Prüfen Sie, wie sich der gewählte Verkaufszeitraum und die Planungseinstellungen des Berichts auf die Empfehlung auswirken.

• Verkaufsgeschwindigkeit: verkaufte Einheiten pro Tag im gewählten Zeitraum.
• Lieferzeit: Zeit von der Bestellung beim Lieferanten bis der Bestand einsatzbereit ist.
• Sicherheitsbestand: ein Puffer für Schwankungen bei Nachfrage oder Wiederbeschaffungszeit.
• Meldebestand: die Bestandsschwelle, die eine Nachbestellung auslöst.

Ein einfaches Planungsbeispiel verwendet Meldebestand = durchschnittlicher Tagesbedarf × Lieferzeit + Sicherheitsbestand. Bei 5 Einheiten pro Tag, 10 Tagen Lieferzeit und 20 Einheiten Sicherheitsbestand liegt die Schwelle bei 70 Einheiten. Diese anschauliche Berechnung ist keine Aussage über die Einstellungen des Mipler-Beispielberichts. Siehe Shopifys Leitfaden zum Meldebestand.

Der Meldebestand sagt Ihnen, wann Sie die Nachbestellung prüfen sollten, nicht unbedingt wie viel Sie kaufen sollten. Berücksichtigen Sie offene Bestellungen, Mindestbestellmengen des Lieferanten, Gebindegrößen und Ihre Ziel-Bestandsreichweite, bevor Sie die Bestellmenge festlegen. Verkäufe während eines Fehlbestands können die Nachfrage ebenfalls unterschätzen.

Mehr zu Feldern und Einrichtung finden Sie im Bericht zur Bestandsplanung in Shopify.

Bestandsübersichtsbericht

Ein Bestandsbericht beantwortet, was aktuell an jedem Standort erfasst ist. Nehmen Sie Produkt, Variante, SKU, Standort und klar benannte Mengenspalten auf. Halten Sie verfügbare, reservierte, nicht verfügbare und eingehende Mengen auseinander, wenn diese Status in Ihren Daten vorkommen.

Für eine tägliche Prüfung filtern Sie nach Standort und sortieren die verfügbare Menge aufsteigend. Sehen Sie sich die letzten Verkäufe an, bevor Sie eine niedrige Menge priorisieren: zwei verbleibende Einheiten eines langsam verkauften Artikels sind womöglich weniger dringend als zwanzig Einheiten eines Produkts, das zehn Stück pro Tag verkauft.

Ein aktueller Bericht ist auch ein guter Ausgangspunkt für eine Inventur. Eine Abweichung kann von einem nicht erfassten Wareneingang, einer Beschädigung, einer Umlagerung oder einer Korrektur stammen. Notieren Sie den Zeitstempel des Berichts, damit Verkäufe während der Inventur keine irreführende Differenz erzeugen.

Eine Tabelle allein versendet keine Warnungen bei niedrigem Bestand. Wenn Sie Benachrichtigungen oder eine zeitgesteuerte Zustellung benötigen, richten Sie diesen Workflow separat ein und prüfen Sie dessen Häufigkeit.

Ein Bestandsbericht zeigt nur den aktuellen Zustand. Wenn Sie sehen müssen, was sich wann verändert hat - um eine Anpassung zu prüfen, ein Datum in der Vergangenheit mit heute zu vergleichen oder eine Abweichung zu untersuchen - lesen Sie unseren Leitfaden zum Anzeigen der Shopify-Bestandshistorie.

Monatlicher Bestandsbericht

Ein Monatsbericht hilft, Anfangs- und Endbestand zu vergleichen und die Bewegungen dazwischen zu erklären. Eine Monatsend-Momentaufnahme und ein Bestandsbewegungsbericht beantworten unterschiedliche Fragen: Der eine zeigt den Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt, der andere erklärt, wie er sich verändert hat.

Für einen anschaulichen Abgleich des physischen Bestands nehmen wir an, Sie starten mit 100 Einheiten, erhalten 40, versenden 55, nehmen 5 als verkaufsfähigen Bestand zurück und schreiben 2 ab. Die physische Endmenge beträgt 100 + 40 − 55 + 5 − 2 = 88 Einheiten. Berücksichtigen Sie Umlagerungen und andere Korrekturen, falls zutreffend. Eine Retoure, die nicht wieder eingelagert wurde, sollte den Bestandssaldo nicht erhöhen.

Beispiel für einen monatlichen Bestandsbericht

Derselbe anschauliche Abgleich lässt sich auch als Bewegungsbericht für eine SKU und einen Standort darstellen:

Verwenden Sie jeden Monat denselben Standort, denselben Stichtag und dieselbe Mengendefinition. Eine Liste des aktuellen Bestands kann historische Monatsendsalden ohne Momentaufnahmen oder die relevante Bewegungshistorie nicht rekonstruieren.

Shopify bietet Monatsend-Bestandsberichte unter Analysen → Berichte, gefiltert nach Bestand. Prüfen Sie die Dokumentation zu Bestandsberichten hinsichtlich Einschränkungen bei historischen Daten. Nutzen Sie ein Shopify-Dashboard, um die resultierenden Trends darzustellen, sobald die zugrunde liegenden Salden vergleichbar sind.

Bestandswertbericht

Ein Bestandswertbericht ergänzt eine Bestandsmenge um eine monetäre Kennzahl. Für eine operative Betrachtung zu Stückkosten berechnen Sie Menge × Stückkosten für jede SKU und summieren die Zeilen. Geben Sie an, welche Menge Sie verwendet haben: Die Bewertung verfügbarer Einheiten ergibt ein anderes Ergebnis als die Bewertung aller vorrätigen Einheiten.

So lesen Sie dieses Beispiel: Das Beispiel enthält Total Available, Cost, Price, Total Cost und Total Price. Die Zeile zum Hera Pullover Hoodie zeigt 45 verfügbare Einheiten zu Stückkosten von $32, was $1,440 zu Einstandspreisen ergibt. Der Verkaufspreis von $48 ergibt $2,160 zum Verkaufspreis. Das sind unterschiedliche Kennzahlen; der Verkaufswert ist kein realisierter Umsatz oder Gewinn.

Prüfen Sie auf fehlende Kosten, gemischte Währungen, doppelte Zeilen und ausgeschlossene Mengen, bevor Sie eine Summe verwenden. Dieses Beispiel ist ein operativer Bericht, keine Garantie für eine buchhalterische Bewertung und kein Nachweis dafür, dass historische Kosten erhalten geblieben sind.

Weitere Details zu den verfügbaren Feldern und zum Aufbau der Ansicht finden Sie im Bericht zum Bestandswert in Shopify.

Verkaufs- und Bestandsbericht

Ein Verkaufs- und Bestandsbericht verbindet Nachfrage mit verbleibendem Bestand. Stellen Sie verkaufte Einheiten in einem festgelegten Zeitraum dem aktuellen Bestand derselben SKU gegenüber. Ergänzen Sie Retouren und einen klar definierten Verkaufsbetrag, wenn diese für die Entscheidung relevant sind.

So lesen Sie dieses Beispiel: Der Hera Pullover Hoodie verkaufte 30 von 45 verfügbaren Einheiten - ein gesunder Umschlag. Die Zeile zu Ariel verkaufte nur 12 von 42 verfügbaren Einheiten, ein deutlich langsameres Verhältnis, das bei Fortsetzung im Auge behalten werden sollte.

Wer zum Beispiel 60 Einheiten in 30 Tagen verkauft, kommt auf einen Durchschnitt von 2 Einheiten pro Tag. Bei 24 verfügbaren Einheiten beträgt die einfache Bestandsreichweite 24 ÷ 2 = 12 Tage. Das setzt voraus, dass die Nachfrage ähnlich bleibt, und lässt künftige Wareneingänge außer Acht. Ist die Verkaufsgeschwindigkeit null, liefert diese Berechnung keine sinnvolle endliche Reichweitenschätzung.

Nutzen Sie das Ergebnis, um Nachbestellung oder Überbestand zu prüfen. Eine Aktion, eine saisonale Spitze oder Tage mit Fehlbestand können ein kurzes Verkaufsfenster unrepräsentativ machen. Bestandsabbau ist zudem nicht mit Verkäufen gleichzusetzen: Wareneingänge, Umlagerungen und Abschreibungen können den Bestand verändern, ohne dass ein Verkauf stattfindet.

Dieses gleiche Verhältnis "verkauft gegenüber dem, was man hatte" ist auch als Verkaufsquote bekannt - und eine Quote nahe 100% ist nicht immer der Erfolg, nach dem sie aussieht: Sie kann genauso gut bedeuten, dass Ihnen der Bestand ausging und Sie tagelang Verkäufe verloren haben.

Ladenhüter-Bericht (Dead Stock)

Ein Ladenhüter-Bericht markiert Produkte mit wenig oder keiner aktuellen Nachfrage - typischerweise kein Verkauf innerhalb eines festgelegten Zeitfensters, etwa 90 oder 180 Tagen. Er stellt üblicherweise das Datum des letzten Verkaufs der verbleibenden Menge gegenüber, damit Sie sehen, wie viel Kapital in Artikeln gebunden ist, die sich nicht bewegen.

Das ist eine andere Frage als der Bestandswert: Ein Produkt kann einen gesunden Gesamtwert haben und trotzdem ein Ladenhüter sein, wenn nichts davon verkauft wird. Lesen Sie die Spalte zum letzten Verkaufsdatum, bevor Sie allein anhand der Menge handeln - ein kürzlich nachbestellter, langsam verkaufter Artikel sieht genauso aus wie ein tatsächlicher Ladenhüter, bis Sie prüfen, wann er zuletzt verkauft wurde.

So lesen Sie dieses Beispiel: Der Nova Canvas Tote wurde seit 187 Tagen nicht verkauft und bewegt sich mit 0,02 Einheiten/Tag - praktisch tot. Die Zeile zum Hera Pullover Hoodie dient zum Vergleich: 3 Tage seit der letzten Bestellung und eine Verkaufsgeschwindigkeit von 1,00/Tag sind ein gesundes, sich bewegendes Produkt, kein Ladenhüter.

Den vollständigen Workflow - welche Schwellenwerte zu verwenden sind, wie Sie saisonale Flauten von echten Ladenhütern unterscheiden und was zu tun ist, sobald Sie sie gefunden haben - finden Sie in unserem Leitfaden zur Identifizierung von Ladenhütern in Shopify.

Wareneinsatzbericht (COGS)

Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold) sind die Kosten der Einheiten, die Sie in einem Zeitraum verkauft haben, nicht die Kosten dessen, was Sie noch vorrätig halten. Während ein Bestandswertbericht die Frage beantwortet "Wie viel ist unser aktueller Bestand wert", beantwortet ein COGS-Bericht die Frage "Was haben uns die bereits verkauften Waren gekostet".

COGS = verkaufte Einheiten × Stückkosten zum Verkaufszeitpunkt, summiert über den Zeitraum. Wenn sich die Kosten pro Artikel im Zeitverlauf ändern, verwenden die meisten mit Shopify verbundenen Tools die zum Verkaufszeitpunkt erfassten Kosten, nicht die heutigen Kosten - prüfen Sie, welche ein gegebener Bericht verwendet, bevor Sie Zeiträume vergleichen. Shopify selbst speichert nur einen aktuellen Kostenwert pro Variante ohne Historie; ein Bericht, der die Kosten "zum Verkaufszeitpunkt" ausweist, leistet also zusätzliche Arbeit, um diesen Wert zu bewahren. Siehe Shopifys eigenen Hinweis dazu in der Dokumentation zu Produktkosten.

So lesen Sie dieses Beispiel: Das Elisa EverCool Tee verkaufte 58 Einheiten zu Stückkosten von $18, was $1.044 Wareneinsatz ergibt - der größte Anteil an den $2.208 Gesamtsumme über diese drei SKUs. Vergleichen Sie dies mit dem Umsatz desselben Zeitraums, um die Bruttomarge pro Produkt zu ermitteln, nicht mit der Summe zum aktuellen Bestandswertbericht.

Verwenden Sie den Wareneinsatz zusammen mit dem Umsatz des Zeitraums, um die Bruttomarge zu ermitteln, nicht die Bestandswertsumme - beide beantworten unterschiedliche Fragen, und sie zu vermischen überschätzt oder unterschätzt die Marge, je nachdem, welche Sie einsetzen.

Schwundbericht

Ein Schwundbericht vergleicht, was laut Wareneingängen und Verkäufen vorrätig sein sollte, mit dem, was eine physische Zählung tatsächlich vorfindet. Die Differenz ist der Schwund: Beschädigung, Diebstahl, Verlegung oder ein Erfassungsfehler - der Bericht selbst kann in der Regel nicht sagen, welche Ursache zutrifft.

Der Abgleich folgt derselben Rechnung wie eine monatliche Bestandsbewegung: Der erwartete Endbestand ist der Anfangsbestand plus Wareneingänge minus Versand plus zurückgebuchte Retouren minus bereits erfasste Abschreibungen. Der Schwund ist die Differenz zwischen dieser erwarteten Zahl und der physischen Zählung - alles, was nicht bereits durch eine erfasste Bewegung erklärt ist.

Führen Sie dies regelmäßig durch, nicht nur einmal - eine einzelne große Schwundzahl lohnt eine Untersuchung auf eine bestimmte Ursache (ein fehlerhafter Wareneingangsprozess, eine diebstahlanfällige SKU, eine falsch gezählte Lokation), während kleiner, gleichbleibender Schwund über viele SKUs hinweg eher auf ein systemisches Zähl- oder Prozessproblem hindeutet.