Якщо ви досвідчений власник магазину, ви розумієте важливість наявності запасів товарів та складів. І чим більше ви знаєте, наскільки складно відстежувати та організовувати інвентар. Якщо ви починаєте як підприємець, вам потрібно добре організувати схеми доставки ваших товарів та отримання тих, що вам потрібні для роботи.
Щоб контролювати всі бізнес-процеси, вам слід мати систему управління документами. Щоб полегшити життя підприємцям, всі документи стандартизовані. Те ж саме стосується електронної комерції. Документи – це звіти, і існує певний обов'язковий набір звітів, які допомагають отримати необхідну інформацію про всі частини бізнесу. У цій статті ми звернемо увагу на звіти про інвентар.
Якщо у вас є бізнес, пов'язаний з онлайн-продажами, ви розумієте, що склади та запаси товарів, інвентар та витратні матеріали є невід'ємними та дуже великими. Необхідно обробляти велику кількість інформації, щоб підтримувати порядок у товарах і уникати проблем з доставкою. Тому стає заплутаним, наскільки важливо зберігати документацію, яка фіксує рух ваших товарів, покупки та оновлення обладнання. Тому ця стаття зацікавить як досвідчених власників онлайн-магазинів, так і новачків.
Щоб полегшити вашу співпрацю з інвентарем, ця стаття розгляне, опише та проаналізує приклади звітів про інвентар, які обов'язково допоможуть вам краще спати, не турбуючись про ваш інвентар. Звіти Shopify не будуть описані з стандартної точки зору - за типами. Ми відразу розглянемо приклади та опишемо їх призначення.
Що таке звіт інвентарю?
Почнемо з відповіді на запитання: що таке звіти про інвентар і навіщо вони взагалі потрібні?
Звіти про інвентар Shopify можуть допомогти зрозуміти та управляти інвентарем: запас, доставка, доступні товари та витратні матеріали. Звіти про інвентар можуть контролювати всі ці моменти. Вони стають вашими друзями, якщо вам подобається, щоб ваша спина була прикрита, і завжди було достатньо запасів. Вони нададуть вам доступ до важливої інформації в будь-який час, наприклад: які продукти є в наявності, що потрібно купити найближчим часом, скільки витратних матеріалів було використано, регулювати покупки та управляти доставкою замовлених продуктів.
Типи звітів про інвентар
Розподіл звітів на типи був запропонований, щоб власники магазинів могли зрозуміти призначення звітів і в якій сфері управління інвентарем їх слід використовувати. Вам слід зрозуміти, що цей розподіл на типи є умовним, але він допомагає зрозуміти, які звіти допоможуть вам з чим.
В загальному, звіти про інвентар можна поділити на такі типи:
- Інформаційні звіти - надають вам інформацію про всі продукти, які у вас є в наявності.
- Управлінські звіти - надають вам деякі аналітичні дані, щоб допомогти вам управляти вашим інвентарем.
- Звіти на основі часу - допомагають вам озирнутися на ваш інвентар з часом.
На перший погляд, ці типи мають багато спільного, але після вивчення прикладів, які ми розглянемо нижче, ви зрозумієте різницю.
Приклади звітів про інвентар
Цінність будь-чого можна повністю оцінити лише використовуючи це у власному досвіді. Відповідно, щоб краще зрозуміти цінність звітів про інвентар, розглянемо більш популярні звіти, які можуть знадобитися у розвитку бізнесу.
Звіт про управління інвентарем
Якщо ви запитуєте, яка різниця між простим звітом про інвентар і звітом про управління інвентарем, найточніший спосіб це сказати - це в результатах, які кожен з них надає.
Згодні, вам було б набагато зручніше, якщо б вам не потрібно було аналізувати дані самостійно. Звіти про управління інвентарем роблять саме це, на відміну від звичайного звіту. Вони беруть дані про ваш склад та продукти і аналізують їх самостійно в потрібному вам напрямку, щоб ви могли ще ефективніше управляти новими закупівлями та доставкою товарів. Ось кілька випадків, коли ці звіти будуть дуже корисними:
- скільки продуктів слід замовити, щоб не мати зайвих товарів.
- який продукт потребує більше місця для зберігання.
- який склад можна купити або продати в майбутньому.
- коли готувати товари до відправлення.
- скільки роздрібних матеріалів потрібно купити і на який термін.
Отримана в результаті аналізу інформація буде дуже цінною для вас з двох причин: по-перше, на її отримання пішло небагато часу, по-друге, вона безумовно надійна.
Дослідіть пов'язані звіти
Звіт про аналіз інвентарю
Звіт про аналіз інвентарю є представником управлінських звітів, оскільки він надає та аналізує інформацію. Дані, отримані про ваші продажі, товари, стан складу, термін доставки та термін придатності продукту, є дуже хорошою основою для аналізу можливостей, проблем і потенціалу вашого магазину. Ви можете налаштувати звіт для аналізу різних аспектів управління інвентарем.
Розгляньте широко запитуваний звіт ABC-аналізу як ілюстрацію. Цей звіт важливий для визначення продуктів, які найбільше сприяють загальній прибутковості. Основна логіка цього аналізу ґрунтується на принципі Парето, відомому як принцип 80/20. Згідно з цим принципом, 80% ваших продуктів можуть приносити лише 20% прибутку, тоді як залишкові 20% товарів можуть становити до 80% вашого загального прибутку. Mipler пропонує звіт ABC-аналізу інвентарю для клієнтів. На малюнку нижче ви можете побачити, як це працює.
| ProductsName | Product VariantsName | Product VariantsSKU | Product Variant AbcGrade | Inventory LevelsTotal Available | OrdersTotal Sales |
|---|---|---|---|---|---|
| Abominable Hoodie | Blue / XS | MH09-XS-Blue | A | 200 | $4,066.32 |
| Abominable Hoodie | Red / XS | MH09-XS-Red | A | 54 | $3,925.87 |
| Adrienne Trek Jacket | Gray / XS | WJ08-XS-Gray | A | 65 | $2,205.73 |
| Adrienne Trek Jacket | Orange / XL | WJ08-XL-Orange | B | 23 | $1,969.64 |
| Abominable Hoodie | Blue / S | MH09-S-Blue | C | 671 | $1,961.57 |
| Abominable Hoodie | Green / XS | MH09-XS-Green | C | 460 | $2,816.08 |
| Adrienne Trek Jacket | Orange / XS | WJ08-XS-Orange | C | 72 | $1,336.50 |
| Adrienne Trek Jacket | Purple / S | WJ08-S-Purple | C | 87 | $3,769.86 |
| Aero Daily Fitness Tee | Black / XS | MS01-XS-Black | C | 12 | $1,351.80 |
| Aero Daily Fitness Tee | Brown / XS | MS01-XS-Brown | C | 231 | $974.90 |
У цьому напрямку ви можете аналізувати свої продукти, продажі, доставки та взагалі всі активи та визначити, на чому вам слід зосередитися, які продукти споживають багато ваших ресурсів, але приносять мало прибутку. Вам не потрібно багато аналітичних звітів для вашого інвентарю, але кілька правильно побудованих звітів нададуть вам актуальну та корисну інформацію та заощадять ваш час.
Звіт про прогнозування інвентарю
| ProductsName | Product VariantsName | Inventory LevelsTotal Available | Inventory PlannerSales Velocity | Inventory PlannerStock Covered / days | Inventory PlannerForecast QTY | Inventory PlannerReplenishment QTY | Inventory PlannerReplenishment time / days | Inventory PlannerStockout QTY | Inventory PlannerSafety QTY | Inventory PlannerReorder Point QTY |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cassius Sparring Tank | Blue / XS | 15 | 0.53 | 28 | 12 | 15 | 0 | 0 | 3 | 15 |
| Cassius Sparring Tank | Blue / XL | 3 | 0.30 | 10 | 7 | 9 | 0 | 4 | 2 | 9 |
| Cassius Sparring Tank | Blue / L | 4 | 0.23 | 17 | 5 | 7 | 0 | 1 | 2 | 7 |
Звіт про прогнозування інвентарю призначений для допомоги в оцінці ваших витрат на закупівлю, зберігання та зберігання товарів у майбутньому. Цей звіт допомагає вам прогнозувати ваші майбутні закупівлі інвентарю. Що купити, коли, в якій кількості - на ці питання відповідає звіт прогнозування інвентарю. Використовуючи його, ви зможете уникнути непередбачених ситуацій, задовольнити вимоги клієнтів і досягти запланованих цілей продажів. Звіт аналізує попередні відправлення та надає інформацію про те, скільки товарів завжди має бути в наявності та коли слід купувати наступні.
Ще одна проблемна ситуація - це надлишок інвентарю. Витрачені гроші можуть не окупитися. Таким чином, використання цього звіту може запобігти ризику надмірного запасу.
Звіти про прогнозування інвентарю описують не лише товари, які ви продаєте, але й додаткові матеріали, які ви купуєте для роботи вашого підприємства: сировина, упаковка, папір та багато іншого. Ви можете записати всі необхідні дані, які потребують вашого контролю.
Для точного прогнозування вам слід зрозуміти такі поняття та внести їх у ваш звіт:
- Точка повторного замовлення - коли клієнт повертається, щоб повторити покупку.
- Обов'язковий запас - мінімальна кількість товарів, яка завжди повинна бути в наявності.
- Час, необхідний для доставки товарів, замовлених покупцем.
Mipler пропонує своїм клієнтам дуже зручні та інформативні Звіти про прогнозування інвентарю Shopify.
Звіт про запаси інвентарю
Звіт про запаси на складі створюється для сповіщення власників про дві важливі події на складі:
- Низький рівень доступності запасів, тобто коли їх недостатньо.
- Поповнення запасів.
Ці звіти включають розрахунки, які показують:
- як швидко продаються товари.
- приблизні дати відсутніх товарів.
- детальну інформацію про конкретні типи запасів та скільки їх доступно.
- можливі дати наступних покупок тощо.
Ви можете встановити фільтри для відображення інформації. Найнеобхіднішими можуть бути розділення продуктів за тим, в якому складі вони знаходяться, якщо у вас є кілька місць зберігання. Ось ще кілька прикладів фільтрів, які допоможуть оптимізувати відображення інформації:
- за ціновою категорією.
- за терміном придатності товарів.
- за популярністю.
- за найдовшим терміном доставки.
- за розміром товарів тощо.
Брак інформації про рухи інвентарю може завадити ефективному управлінню інвентарем. Тому внесення цього звіту надасть всебічну інформацію, яка допоможе вам оптимізувати стратегії поповнення, тим самим сприяючи подальшому успіху вашого магазину.
Щомісячний звіт інвентарю
Щомісячні звіти про інвентар відносяться до тих звітів, які допомагають аналізувати товари з часом. З назви зрозуміло, що він покаже інформацію про те, що сталося з вашими товарами протягом місяця, наприклад:
- скільки кожного продукту було продано за місяць.
- скільки товарів було отримано.
- які продукти є більш популярними.
- який дохід отримується від кожного продукту за місяць.
- динаміка постачання та продажу товарів протягом місяця.
З цим звітом щомісячна перевірка магазинів і складів стане легшою та менш витратною за часом. Більше того, вся отримана інформація надасть хорошу основу для створення інформаційної панелі, яка допоможе візуалізувати та оцінити динаміку розвитку магазину.
Крім того, щомісячний звіт допомагає контролювати терміни придатності ваших продуктів. Щоб усунути необхідність ручних перевірок, ви можете налаштувати відображення термінів придатності ваших продуктів, що дозволить вам легко визначити, коли потрібні заміни, не перевіряючи окремо всі товари на складі.
Mipler пропонує не лише реалізацію інформаційної панелі та звіту, а й можливість інформувати Shopify Dashboard їх або надсилати іншим користувачам без надання права змінювати дані.
Звіт про вартість інвентарю
| ProductsVendor | ProductsName | Product VariantsSKU | Inventory LevelsTotal Available | Inventory ItemsCost | Product VariantsPrice | Inventory ItemsTotal Cost | Inventory ItemsTotal Price |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hera | Hera Pullover Hoodie | WH02-XS-Blue | 45 | $32.00 | $48.00 | $1,440.00 | $2,160.00 |
| Ariel | Ariel Roll Sleeve Sweatshirt | WH09-XL-Purple | 42 | $17.00 | $39.00 | $714.00 | $1,638.00 |
| Elisa | Elisa EverCool Tee | WS06-XL-Red | 41 | $18.00 | $29.00 | $738.00 | $1,189.00 |
Усі товари, які у вас є в наявності, тобто фізично доступні у ваших складах, є вашим вкладеним капіталом. Ви обов'язково відчуєте себе спокійніше, якщо зрозумієте, скільки це буде в грошовому еквіваленті. Іншими словами, ви будете знати точну суму - скільки коштують усі товари на вашому складі. Таким чином, звіт вартості інвентарю дозволяє вам контролювати загальну вартість інвентарю на руках.
Звіт представляє собою всебічний список усіх доступних товарів, детально описуючи їх ціни та кількість. Більше того, він надає гнучкість для групування перерахованих предметів на основі зручних показників, таких як цінова категорія, постачальник та розмір. Крім того, звіт вказує на конкретний склад, де знаходиться кожен продукт. Ви також можете генерувати різні звіти для різних складів.
Звіти про вартість інвентарю є третьою категорією звітів. Вони показують стан запасів за певний період часу. Зокрема, цей звіт надає всебічну інформацію про всі товари, які є у вашому складі на цей момент. Саме з цієї причини його дуже часто також називають "інвентар на руках", як показано на малюнку вище.
Звіти про вартість інвентарю можуть допомогти вам у непередбачених випадках. Бізнес завжди пов'язаний з ризиками. Можуть виникнути якісь форс-мажорні обставини, страхова справа або судовий позов щодо відносин з постачальником. Ви завжди зможете показати суму повернення та довести, чи мали ви якісь товари в наявності в певний час.
Якщо ви хочете зрозуміти, як працює звіт або як його створити більш детально, вам слід прочитати цю статтю про Звіт про вартість інвентарю Shopify; вона відповість на всі ваші запитання.
Звіт про продажі інвентарю
Комплексний звіт продажів є цінним інструментом, який допоможе вам відобразити ваші грошові залишки та спростити процес обліку в контексті інвентарю. Цей звіт дозволяє бізнесу детально аналізувати повний облік для кожного каналу продажів, охоплюючи такі аспекти, як:
- дохід.
- знижки.
- відшкодування.
- податки.
- витрати на доставку.
Солідний звіт продажів виходить за межі класифікації продажів за різними часовими проміжками та категоріями продуктів. Правильно створений звіт відображатиме не лише цифри, але й допоможе виявити тенденції, визначити основних покупців, їх характеристики та зробити прогнозування популярності кожного продукту на 10-15% точнішим. Більше того, отримані результати є даними, на основі яких базуються розрахунки інших звітів.
Підтримуючи такий звіт, бізнес може отримати цінну інформацію, що сприяє більш обґрунтованому прийняттю рішень та загальній фінансовій ефективності.
Правильне відображення цього звіту та оптимізована інформація можуть сказати вам, на якому рівні ваші продажі на даний момент. Для цього можна використовувати інформаційні панелі. Значним плюсом є те, що у вас є можливість пріоритизувати відображену інформацію залежно від ваших потреб. Наприклад, визначити, які продукти є найбільш прибутковими для продажу, виділити кошти для покращення умов зберігання, оцінити витрати на доставку та визначити, які продукти слід пріоритизувати для замовлення.
Висновок
Звіти про інвентар завжди допомагають вам стежити за вашим інвентарем. Кожен описаний приклад звіту показує їх з різного боку. Якщо виникають проблеми, ви зможете знайти їх причину, не проводячи всебічну перевірку, а розглядаючи кожен аспект управління окремо. Крім того, успіх завжди залежить від дрібниць, і ці звіти завжди допоможуть вам відстежувати та покращувати їх.
Часто задавані питання про звіти про інвентар
Як написати звіт інвентарю?
Mipler пропонує клієнтам готові звіти про інвентар, такі як:
- Інвентар на руках
- Планувальник інвентарю
- Інвентар за місцем розташування
- ABC-аналіз
- Мертвий інвентар
- Товари з низьким запасом
Якщо вам потрібно створити унікальний звіт, розробники Mipler можуть реалізувати його. Але ви також можете додати додаткові фільтри, стовпці та джерела даних до існуючих звітів, якщо хочете. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс не вимагає додаткових знань для роботи з додатком.
Значення звіту про інвентар
Звіти про інвентар - це ті звіти, які допомагають вам стежити за вашими товарами на складах, оцінювати їх кількість та вартість, планувати покупки та загалом управляти складами та товарами.
Які найважливіші звіти про інвентар я повинен мати?
Дуже часто використовується лише частина списку всіх можливих звітів. Але вам потрібно знати, які з них є найточнішими та найнеобхіднішими. Ось чому Mipler пропонує вам цю статтю, що описує мінімум звітності про інвентар. Усі описані звіти вже вбудовані в додаток, і ви можете використовувати їх відразу.
