Gestión de Inventario en Shopify - La Guía Completa

Introducción

"3 almacenes, 20,000 paquetes, más un comprador al por mayor para 1,000 productos, y este es el volumen de ventas para la semana antes de Navidad. En los últimos dos días, pensamos que no podríamos hacer frente - caos y no tener los productos necesarios a mano. Tienes unos Informes de Inventario de Shopify tan convenientes, ¿quizás podrás organizar una gestión adecuada del inventario en nuestros almacenes? Esta semana antes de las vacaciones mostró que no podemos prescindir de ello."

Este mensaje nos fue enviado por uno de nuestros clientes habituales. Y nos dimos cuenta de que este problema probablemente está presente en muchas tiendas. Si en días tranquilos aún es posible trabajar con una mala organización, durante períodos tan intensos pueden surgir problemas con las entregas, los stocks o las ventas. Por lo tanto, decidimos que era hora de refrescar nuestra memoria y entender las características de la gestión de inventario para las tiendas de Shopify.

Por qué es importante la gestión de inventario en Shopify

La gestión de inventario de Shopify implica construir un sistema de circulación de bienes en el almacén de tal manera que la tienda siempre tenga el nivel necesario de inventario que satisfaga las necesidades de los clientes. Es importante mantener un equilibrio en la cantidad de existencias, para evitar tanto excesos como escasez. Los Informes de Shopify deberían mostrar niveles de inventario suficientes.

Puedes evaluar la importancia de la gestión de inventario en Shopify si consideras qué áreas del trabajo de la tienda se verán afectadas por su mala organización:

• Relaciones con los clientes - retrasos en la entrega, falta de productos populares y necesarios. De esta manera, la reputación de la tienda y las relaciones con los clientes se ven afectadas.
• Aumento en el costo de mantenimiento de los bienes en el almacén. Si no sabes cómo utilizar todos los bienes disponibles, algunos de ellos se convertirán en inventario muerto con el tiempo. Sin embargo, es necesario seguir pagando por el alquiler del almacén y el mantenimiento de los bienes.
• No recuperas el dinero invertido en el producto.
• Las ganancias de la tienda están cayendo. Un aumento en el costo de los bienes, la resolución de conflictos y una disminución en la actividad de compra afectan significativamente la rentabilidad de la tienda.

Por lo tanto, la gestión de inventario es importante porque organiza el trabajo de la tienda con los bienes en stock. Esto afecta la velocidad de entrega, la velocidad de actualización de los bienes en el almacén y, por lo tanto, el crecimiento de las ganancias. La reputación de la tienda y las relaciones con los clientes también pueden depender de ello. Y si la gestión de inventario te permite evitar problemas durante las temporadas altas, tu reputación también mejorará en el mercado laboral.

Beneficios de la gestión de inventario de Shopify

Estructurar tu inventario y llevarlo a un sistema único proporciona algunos beneficios. Si puedes estructurar tu inventario, tendrás los siguientes beneficios:

• Evitas el exceso de inventario y el inventario muerto.
• Puedes prever mejor la demanda y comprar productos a tiempo.
• Aumenta la rentabilidad y la rotación de productos.
• El cumplimiento de pedidos se vuelve más fácil y aumenta el número de clientes.
• El seguimiento y la valoración del inventario se automatizan.
• Puedes configurar el inventario para ventas a través de múltiples canales.
• Se reducen los costos de mantenimiento y almacenamiento del inventario.
• Es más fácil escalar el negocio.

Desafíos comunes de la gestión de inventario de Shopify

¿Cómo gestionar el inventario en Shopify? Para que puedas obtener ganancias de los bienes comprados sin problemas. Pero es importante saber qué situaciones imprevistas pueden ocurrir y cómo salir de ellas.

Agotamientos de stock

Una situación en la que hay un pedido para un producto, pero el producto en sí no está en stock. Hay varias formas de resolver este problema:

• Cerrar la venta e indicar que el producto está agotado;
• No cerrar la venta, o aceptar pedidos anticipados, pero simplemente enviar el producto cuando aparezca.

Ambos escenarios tienen sus ventajas y desventajas, las describimos con más detalle en el artículo.
Para evitar esta situación, debes aprender a prever la demanda basándote en los datos de ventas disponibles de años anteriores.

Exceso de inventario

En este caso, el problema también surgió debido a una previsión de demanda insuficientemente buena. Para resolver este problema, debes ofrecer un descuento en estos productos o añadir estos productos como regalo a otros.

En general, este problema puede llevar a:

• Aumento de los costos de almacenamiento;
• Obsolescencia del producto;
• Inversiones incobrables;
• Estancamiento del espacio del almacén.

Inventario muerto

Este problema ocurre cuando una gran parte de los productos no pudo ser vendida. Hay muchas formas de solucionarlo. Sin embargo, es más fácil evitar este problema. Para ello, solo sigue estos pasos:

• Usa FIFO (Primero en entrar, primero en salir) para prevenir la obsolescencia del inventario;
• Automatiza las notificaciones de inventario y las recomendaciones de reorden;
• Revisa y actualiza regularmente las listas de productos;
• Monitorea los precios de los competidores para mantenerte competitivo;
• Evita compras al por mayor a menos que estés seguro de lo que estará listo.

Cuáles son las mejores formas de manejar el inventario de Shopify

No hay una herramienta universal única para la mejor gestión de inventario en Shopify. Sin embargo, hay herramientas que, combinadas, se pueden utilizar para gestionar el inventario de manera conveniente:

1. Asignación de espacio en el almacén y adquisición de productos:
1. Utilizando análisis ABC y XYZ, se determina la popularidad de los productos y se colocan en el almacén en consecuencia, de modo que todos los populares sean accesibles de manera conveniente.
2. La previsión de demanda te permitirá determinar la fecha aproximada de recompra. El Planificador de Inventario te ayuda a hacer esto sin esfuerzo adicional.
2. Gestión del flujo de productos:

Siempre necesitas saber qué producto específico enviar para que no queden productos caducados. Esto es fácil de hacer si introduces sistemas de ventas de productos: FIFO, LIFO y WAC. Entonces será claro qué productos enviar, dónde colocar los nuevos y cuál es la vida útil de los productos.

3. Control de inventario y almacén:

Primero que nada, siempre debes conocer el costo de tu inventario. El sistema de ventas de productos FIFO, LIFO y WAC también ayudará con esto porque entonces los cálculos propuestos por cada uno de los métodos se aplican automáticamente. Además, el Informe de Valor de Inventario de Shopify almacena todo en un solo lugar y no requiere cálculos adicionales de tu parte.

Estrategias para una gestión de inventario optimizada

Lo que describimos anteriormente son herramientas para la gestión de inventario. Para que funcionen, necesitas idear tu propia estrategia. Si es simple, es un plan, acciones erróneas para alcanzar los objetivos establecidos. Al igual que la estrategia, eliges el objetivo tú mismo: aumentar las ganancias, reducir la cantidad de inventario muerto, expandir el surtido sin reducir la eficiencia del trabajo. Dependiendo del resultado final elegido, desarrollas un plan de acción.

Existen estrategias estándar que ayudan a las tiendas a alcanzar objetivos comunes. Si tienes condiciones especiales, puedes hacer un plan de acción a partir de las existentes:

1. Objetivo: Configurar el departamento de entrega / evitar situaciones críticas / reposición estable de existencias sin exceso ni escasez.

Estrategia: automatizar el sistema e implementar el seguimiento automático del inventario. Usar el sistema FIFO/LIFO/WAC para organizar un sistema de control interno de productos. Tales acciones son adecuadas tanto para nuevas tiendas como para aquellas que no tenían gestión de inventario en Shopify.

2. Objetivo: Reducir el costo de mantenimiento de los bienes o aumentar la rotación y rentabilidad de los bienes.

Estrategia: Entrega justo a tiempo (JIT). El nivel de inventario es mínimamente aceptable. Los nuevos bienes se compran solo cuando son necesarios. Esta estrategia es adecuada para tiendas con demanda estable que ya tienen su propia base de clientes.

3. Objetivo: Aumentar la gama de productos sin perder eficiencia.

Estrategia: Divide tus productos en colecciones y etiquetas. Introduce esta distribución en el sistema electrónico de la tienda para que Shopify pueda gestionar el inventario. Destaca aquellos productos que son comprados con más frecuencia y reduce el tiempo para su recompra.

4. Objetivo: Reducir la carga en el departamento de entrega durante períodos pico.

Estrategia: Haz previsiones de demanda. Utiliza informes para estudiar períodos críticos en años anteriores. Establece los puntos de inicio de la demanda aumentada, compra los bienes necesarios por adelantado. Esto dependerá de tu base de clientes y de la actividad de las acciones de marketing antes de los períodos pico.

5. Objetivo: Minimizar la ocurrencia de excesos y escasez.

Estrategia: Establecer puntos de reorden. Los informes y el cálculo de los días de inventario disponible ayudarán mucho con esto. Calcula la cantidad mínima requerida de inventario y monitorea el nivel de bienes en el almacén.

Gestión de inventario automatizada para Shopify

El mejor sistema de gestión de inventario para tiendas de Shopify debe seleccionarse dependiendo de las especificidades y necesidades del negocio. Hemos seleccionado cuatro integraciones de gestión de inventario que pueden ayudar a organizar el proceso.

1. Mipler:

• Informes precisos y detallados;
• Toda la información sobre todos los procesos en un solo lugar;
• Creación de informes personalizados para necesidades especiales;
• Automatización de todos los procesos.

2. Assisty Gestión de Inventario:

• Análisis de ventas y suministros;
• IA para predecir las necesidades futuras de la tienda;
• Interfaz conveniente;
• Personalización para necesidades individuales;
• Cálculo automático de fechas de recompra;
• Puede controlar múltiples canales de venta.

3. Prediko:

• Previsión de demanda;
• Análisis de cambios estacionales en las necesidades de los clientes;
• Sistema de planificación de inventario;
• Cálculo de la rentabilidad del inventario.

4. Genie:

• Control de inventario en tiempo real;
• Notificaciones sobre cambios imprevistos en el inventario, demanda, compras;
• Comunicación con proveedores a través de la aplicación;
• Auditoría semanal de resultados de trabajo;
• Previsión del desarrollo de la tienda.

Cómo elegir el mejor software de gestión de inventario de Shopify

Hemos descrito varios productos de software para que puedas organizar tu inventario. Solo queda elegir el que te convenga. Es importante tener en cuenta todas las características del negocio para que el programa facilite tus procesos comerciales. Al elegir, debes considerar los siguientes factores:

• Funcionalidad: previsión de demanda disponible, informes, soporte al cliente, seguimiento de pedidos y análisis.
• Escalabilidad: elige el software que pueda trabajar sin problemas con la futura expansión de la base de clientes y el aumento de ventas.
• Facilidad de uso: entiendes la interfaz del software y puedes enseñar a otros a usarlo en 2 días.
• Soporte al cliente: si tienes problemas con el programa, deberías poder resolverlo en pocas horas.
• Costo y retorno de inversión: por supuesto, el pago por el uso del producto de software se tendrá en cuenta en el costo de mantenimiento del inventario. Elige aquel en el que la relación de calidad de trabajo y costo de uso tenga los mejores resultados para ti.

Hemos hecho una tabla para ti, evaluando los programas propuestos según nuestros factores. Uno de ellos es definitivamente tu ideal.

Impulsa tu negocio con una gestión de inventario eficiente

Dimos muchos consejos. Puedes usarlos como consideres adecuado. Sin embargo, vale la pena señalar que un sistema de gestión de inventario bien construido te permitirá ver cambios positivos en varios aspectos del funcionamiento de la tienda.

1. Reducción de costos operativos. Habrá un mínimo de existencias excesivas, los bienes cambiarán rápidamente, por lo tanto los costos de cuidarlos disminuirán. Esto se reflejará en la calidad de los productos, el retorno de capital invertido, la velocidad de rotación de los bienes y la rentabilidad de la tienda.
2. Mejora en la comprensión de las necesidades del cliente. Verás en qué períodos los compradores prefieren comprar ciertos productos. Basado en esto, puedes:
   • Lanzar campañas de marketing con confianza;
   • Determinar los términos específicos de recompra de bienes;
   • Prever ganancias con gran precisión;
   • Evitar la situación de exceso de bienes o inventario muerto.
3. Aumento del nivel de satisfacción del cliente. Podrán pedir los productos que están disponibles. De esta manera, el número de carritos abandonados o pedidos cancelados disminuirá. Tu reputación también crecerá.
4. Puedes mejorar las relaciones con los trabajadores de tu almacén. El sistema de gestión de inventario de la tienda Shopify ayudará a ajustar el ritmo de trabajo y evitar situaciones estresantes.

En general, configurar la gestión de inventario con Shopify podrá mejorar el funcionamiento de tu tienda, aumentar las ganancias, incrementar la variabilidad de productos y expandir los canales de venta.