Управління інвентарем Shopify - Повний посібник

Вступ

"3 склади, 20,000 посилок, плюс оптовий покупець на 1,000 продуктів, і це обсяг продажів за тиждень перед Різдвом. В останні два дні ми думали, що не зможемо впоратися - хаос і відсутність необхідних продуктів під рукою. У вас є такі зручні Звіти про запаси Shopify, можливо, ви зможете організувати належне управління запасами на наших складах? Цей тиждень перед святами показав, що ми не можемо обійтися без цього."

Це повідомлення надіслав нам один з наших постійних клієнтів. І ми зрозуміли, що ця проблема, найімовірніше, існує у багатьох магазинах. Якщо в тихі дні ще можливо працювати з поганою організацією, то під час таких гарячих періодів можуть виникнути проблеми з доставками, запасами або продажами. Тому ми вирішили, що настав час освіжити нашу пам’ять і зрозуміти особливості управління запасами для магазинів Shopify.

Чому управління запасами важливе для Shopify

Управління запасами Shopify передбачає побудову такої системи обігу товарів на складі, щоб магазин завжди мав необхідний рівень запасів, що відповідає потребам клієнтів. Важливо підтримувати баланс у кількості запасів, щоб уникнути як надлишків, так і нестачі. Звіти Shopify повинні показувати достатні рівні запасів.

Ви можете оцінити важливість управління запасами на Shopify, якщо розглянете, які сфери роботи магазину будуть під впливом його поганої організації:

• Відносини з клієнтами - затримки у доставці, відсутність популярних і необхідних продуктів. Таким чином, репутація магазину і відносини з клієнтами страждають.
• Зростання витрат на обслуговування товарів на складі. Якщо ви не знаєте, як використовувати всі доступні товари, то деякі з них з часом перетворяться на мертві запаси. Однак, необхідно продовжувати платити за оренду складу та обслуговування товарів.
• Ви не повертаєте гроші, вкладені в продукт.
• Прибуток магазину падає. Зростання витрат на товари, вирішення конфліктів і зниження покупельної активності значно впливають на рентабельність магазину.

Отже, управління запасами важливе, оскільки воно організовує роботу магазину з товарами на складі. Це впливає на швидкість доставки, швидкість оновлення товарів на складі, а отже, на зростання прибутків. Репутація магазину та відносини з клієнтами також можуть залежати від цього. І якщо управління запасами дозволяє уникати хакерів під час гарячих сезонів, ваша репутація також покращиться на ринку роботодавців.

Переваги управління запасами Shopify

Структурування ваших запасів і приведення їх до єдиної системи надає певні переваги. Якщо ви зможете структурувати свої запаси, ви отримаєте такі переваги:

• Ви уникаєте надмірного запасу та мертвих запасів.
• Ви можете краще прогнозувати попит і вчасно купувати продукти.
• Рентабельність зростає, а обіг товарів збільшується.
• Виконання замовлень стає легшим, а кількість клієнтів зростає.
• Відстеження запасів і оцінка стають автоматизованими.
• Ви можете налаштувати запаси для продажів через багато каналів.
• Витрати на утримання та обслуговування запасів зменшуються.
• Легше масштабувати бізнес.

Загальні виклики управління запасами Shopify

Як управляти запасами в Shopify? Щоб ви могли отримувати прибуток від куплених товарів без проблем. Але варто знати, які непередбачувані ситуації можуть статися і як з них вийти.

Відсутність запасів

Ситуація, коли є замовлення на продукт, але самого продукту немає в наявності. Є кілька способів вирішення цієї проблеми:

• Закрити продаж і вказати, що продукт відсутній у наявності;
• Не закривати продаж, або приймати попередні замовлення, але просто відправити продукт, коли він з’явиться.

Обидва сценарії мають свої переваги та недоліки, ми описали це детальніше в статті.
Щоб уникнути цієї ситуації, вам слід навчитися прогнозувати попит на основі доступних даних про продажі за попередні роки.

Надмірні запаси

У цьому випадку проблема також виникла через недостатньо точне прогнозування попиту. Щоб вирішити цю проблему, вам слід запропонувати знижку на ці продукти або додати ці продукти в подарунок до інших.

Взагалі, ця проблема може призвести до:

• Зростання витрат на зберігання;
• Застарілість продуктів;
• Неповернені інвестиції;
• Стагнація складського простору.

Мертві запаси

Ця проблема виникає, коли велика частина продуктів не могла бути продана. Є багато способів виправити це. Однак легше уникнути цієї проблеми. Для цього просто дотримуйтесь цих кроків:

• Використовуйте FIFO (перший прийшов, перший пішов), щоб запобігти застарілості запасів;
• Автоматизуйте сповіщення про запаси та рекомендації щодо повторного замовлення;
• Регулярно перевіряйте та оновлюйте списки продуктів;
• Слідкуйте за цінами конкурентів, щоб залишатися конкурентоспроможними;
• Уникайте оптових закупівель, якщо ви не впевнені, що буде готово.

Які найкращі способи управління запасами Shopify

Не існує єдиного універсального інструменту для найкращого управління запасами в Shopify. Однак є інструменти, які, у поєднанні, можуть бути використані для зручного управління запасами:

1. Розподіл складського простору та закупівля продуктів:
1. Використовуючи ABC та XYZ аналіз, визначається популярність продуктів і розміщуються на складі відповідно, щоб усі популярні були зручно доступні.
2. Прогнозування попиту дозволить вам визначити приблизну дату повторної покупки. Планувальник запасів допоможе вам зробити це без додаткових зусиль.
2. Управління потоком продуктів:

Вам завжди потрібно знати, який конкретний продукт відправити, щоб не залишалося прострочених продуктів. Це легко зробити, якщо ви впровадите системи продажу продуктів: FIFO, LIFO та WAC. Тоді буде зрозуміло, які продукти відправляти, куди класти нові і який термін придатності продуктів.

3. Контроль запасів і складу:

Перш за все, ви завжди повинні знати вартість ваших запасів. Система продажу продуктів FIFO, LIFO та WAC також допоможе в цьому, оскільки тоді розрахунки, запропоновані кожним з методів, автоматично застосовуються. Крім того, Звіт про вартість запасів Shopify зберігає все в одному місці і не вимагає додаткових розрахунків з вашого боку.

Стратегії для оптимізації управління запасами

Те, що ми описали раніше, є інструментами для управління запасами. Щоб вони працювали, вам потрібно придумати свою власну стратегію. Якщо вона проста, це план, помилкові дії для досягнення поставлених цілей. Як і стратегію, ви самі вибираєте мету: збільшити прибуток, зменшити кількість мертвих запасів, розширити асортимент без зниження ефективності роботи. В залежності від обраного кінцевого результату, ви розробляєте план дій.

Існують стандартні стратегії, які допомагають магазинам досягати загальних цілей. Якщо у вас є особливі умови, ви можете скласти план дій з існуючих:

1. Мета: Налаштування відділу доставки / уникнення критичних ситуацій / стабільне поповнення запасів без надлишків і нестач.

Стратегія: автоматизація системи та впровадження автоматичного відстеження запасів. Використання системи FIFO/LIFO/WAC для організації внутрішньої системи контролю продуктів. Такі дії підходять як для нових магазинів, так і для тих, що не мали управління запасами в Shopify.

2. Мета: Зменшити витрати на утримання товарів або збільшити обіг і окупність товарів.

Стратегія: Доставка точно в строк (JIT). Рівень запасів є мінімально прийнятним. Нові товари купуються лише за необхідності. Ця стратегія підходить для магазинів зі стабільним попитом, які вже мають свою базу клієнтів.

3. Мета: Збільшити асортимент товарів без втрати ефективності.

Стратегія: Розділіть свої продукти на колекції та теги. Введіть це розподілення в електронну систему магазину, щоб Shopify міг управляти запасами. Виділіть ті продукти, які купуються частіше, і зменшіть час на їх повторну покупку.

4. Мета: Зменшити навантаження на відділ доставки під час пікових періодів.

Стратегія: Прогнозуйте попит. Використовуйте звітність для вивчення критичних періодів у попередні роки. Встановіть початкові точки підвищеного попиту, купуйте необхідні товари заздалегідь. Це буде залежати від вашої клієнтської бази та активності маркетингових дій перед піковими періодами.

5. Мета: Мінімізувати виникнення надлишків і нестач.

Стратегія: Встановіть точки повторного замовлення. Звітність і розрахунок днів запасів на руках дуже допоможуть у цьому. Розрахуйте мінімально необхідну кількість запасів і контролюйте рівень товарів на складі.

Автоматизоване управління запасами для Shopify

Найкраща система управління запасами для магазинів Shopify повинна вибиратися в залежності від специфіки та потреб бізнесу. Ми вибрали чотири інтеграції управління запасами, які можуть допомогти організувати процес.

1. Mipler:

• Точна та детальна звітність;
• Вся інформація про всі процеси в одному місці;
• Створення індивідуальних звітів для спеціальних потреб;
• Автоматизація всіх процесів.

2. Assisty Inventory Management:

• Аналітика продажів і постачання;
• ШІ для прогнозування майбутніх потреб магазину;
• Зручний інтерфейс;
• Налаштування під індивідуальні потреби;
• Автоматичний розрахунок дат повторних закупівель;
• Може контролювати кілька каналів продажу.

3. Prediko:

• Прогнозування попиту;
• Аналіз сезонних змін у потребах клієнтів;
• Система планування запасів;
• Розрахунок рентабельності запасів.

4. Genie:

• Контроль запасів у реальному часі;
• Сповіщення про непередбачувані зміни в запасах, попиті, закупівлях;
• Спілкування з постачальниками через додаток;
• Щотижневий аудит результатів роботи;
• Прогнозування розвитку магазину.

Як вибрати найкраще програмне забезпечення для управління запасами Shopify

Ми описали кілька програмних продуктів, щоб ви могли організувати свої запаси. Залишилося вибрати той, який вам підходить. Важливо врахувати всі особливості бізнесу, щоб програма полегшила ваші бізнес-процеси. При виборі слід враховувати такі фактори:

• Функціональність: доступне прогнозування попиту, звітність, підтримка клієнтів, відстеження замовлень та аналітика.
• Масштабованість: виберіть програмне забезпечення, яке зможе бездоганно працювати з подальшим розширенням клієнтської бази та збільшенням продажів.
• Простота використання: ви розумієте інтерфейс програмного забезпечення і можете навчити інших користуватися ним за 2 дні.
• Підтримка клієнтів: якщо у вас виникнуть проблеми з програмою, ви повинні мати можливість вирішити їх за кілька годин.
• Вартість і рентабельність інвестицій: звичайно, плата за використання програмного продукту буде врахована у витратах на утримання запасів. Виберіть той, у якому співвідношення якості роботи та вартості використання має найкращі результати для вас.

Ми підготували для вас таблицю, оцінюючи запропоновані програми за нашими факторами. Одна з них обов’язково стане вашим ідеалом.

Покращте свій бізнес з ефективним управлінням запасами

Ми надали багато порад. Ви можете використовувати їх на свій розсуд. Однак варто зазначити, що правильно побудована система управління запасами дозволить вам побачити позитивні зміни в різних аспектах роботи магазину.

1. Зменшення витрат на операції. Буде мінімум надлишкових запасів, товари швидко змінюватимуться, тому витрати на їх утримання зменшаться. Це відобразиться на якості продуктів, поверненні вкладених коштів, швидкості обігу товарів та рентабельності магазину.
2. Покращене розуміння потреб клієнтів. Ви побачите, в які періоди покупці краще купують певні продукти. На основі цього ви можете:
   • Сміливо запускати маркетингові кампанії;
   • Визначити конкретні терміни повторної покупки товарів;
   • Прогнозувати прибутки з великою точністю;
   • Уникнути ситуації надлишку товарів або мертвих запасів.
3. Зростання рівня задоволеності клієнтів. Вони зможуть замовляти продукти, які є в наявності. Таким чином, кількість покинутих кошиків або скасованих замовлень зменшиться. Ваша репутація також зросте.
4. Ви зможете покращити відносини з працівниками вашого складу. Система управління запасами магазину Shopify допоможе налаштувати темп роботи та уникнути стресових ситуацій.

Взагалі, налаштування управління запасами з Shopify зможе покращити роботу вашого магазину, збільшити прибуток, підвищити різноманітність продуктів і розширити канали продажів.