Wat zijn stockouts?
In de wereld van voorraadbeheer zijn stockouts (of uitverkochte artikelen) de grootste nachtmerrie van een ondernemer. Een stockout doet zich voor wanneer een product niet beschikbaar is voor aankoop vanwege uitgeputte voorraadniveaus.
Stel je dit scenario voor: Een klant begint aan een zoektocht naar een specifiek product. Na het doorbladeren van het internet komen ze op je website en vinden precies wat ze nodig hebben. Ze zijn klaar om een aankoop te doen, met een creditcard in de hand, alleen om op het laatste moment te ontdekken dat het item niet op voorraad is.
Negatieve Gevolgen van Voorraadtekorten
Als ondernemer zijn uitverkochte artikelen waarschijnlijk een van de grootste zorgen die je hebt. Ze stoppen niet alleen de verkopen, maar kunnen ook leiden tot een aantal negatieve gevolgen die je hele bedrijf beïnvloeden. Hier zijn enkele van de meest schadelijke effecten van tekorten:
- Klantontevredenheid: De klant verlaat de winkel met een negatieve indruk van jouw winkel.
- Verloren verkoopkansen: De klant wendt zich tot concurrenten, mogelijk om nooit meer terug te keren.
- Afgenomen Omzet: Je mist potentiële verkopen en winst.
These outcomes are precisely what every retailer seeks to avoid. Let’s delve deeper into understanding the root causes of stockouts and explore strategies to prevent them.
Wat veroorzaakt voorraadtekorten?
To effectively prevent stockouts, it’s crucial to understand their causes. Here are some of the most common reasons products go out of stock:
- Plotselinge Toename in Vraag: Seizoensgebonden trends en grote feestdagen kunnen leiden tot pieken in de verkoop, aangezien consumenten vaak cadeaus en essentiële producten in grotere hoeveelheden kopen. Het anticiperen op deze schommelingen is essentieel.
-
Vertragingen in de toeleveringsketen: Verschillende factoren kunnen leiden tot verstoringen in de toeleveringsketen, waaronder:
- Ongunstige Weersomstandigheden en Overmacht Gebeurtenissen: Natuurrampen en onvoorziene gebeurtenissen kunnen de logistiek verstoren.
- Menselijke Fout: Slechte planning of toezicht kan leiden tot vertraagde verzendingen.
- Fabrikantproblemen: Stakingen of operationele uitdagingen op het niveau van de leverancier kunnen de productie en distributie stilleggen.
-
Inefficiënt voorraadbeheer: Effectieve voorraadbeheer is van groot belang, en uitdagingen kunnen voortkomen uit:
- Onnauwkeurige Vraagvoorspelling: Onjuiste voorspellingen van de toekomstige vraag kunnen leiden tot zowel overstock als onderstock.
- Gebrek aan voorraadvolgsystemen: Real-time zichtbaarheid in voorraadniveaus is essentieel.
- Vertraagde productoverdrachten tussen locaties: Tijdige verplaatsing van producten tussen magazijnen kan lokale stockouts voorkomen.
- Verzuim om Rekening te Houden met Beschadigde Goederen: Regelmatige audits om de staat van producten en verspilling te beoordelen zijn noodzakelijk.
- Onvoldoende Opslagvoorwaarden: Slechte opslag kan leiden tot bederf van producten.
- Cashflowproblemen: Onvoldoende middelen om de voorraad aan te vullen kan ook leiden tot stockouts.
Waarom het vermijden van voorraadtekorten cruciaal is
Financiële Verliezen
Zoals eerder vermeld, hebben stockouts directe invloed op de omzet. Laten we kijken naar hoe we de kosten van voorraadtekorten (Stockout Costs) kunnen kwantificeren met een eenvoudige formule.
Om de kosten van voorraadtekort (CoS) te berekenen, moet je de volgende formule gebruiken:
CoS = SD × ADS × PPU
Verduidelijking:
- CoS — Kosten van Stockout
- SD — Aantal stockout dagen (wanneer een product niet op voorraad was)
- ADS — Gemiddelde Dagelijkse Verkoop (eenheden verkocht per dag)
- PPU — Winst per eenheid
Voorbeeld:
4 days, met gemiddelde dagelijkse verkopen van 8 eenheden, en een winst van $12 per eenheid.
De kosten van uitverkoop zouden zijn:
CoS = 4 × 8 × 12 = $384
It’s important to note that stockouts often occur across multiple items simultaneously, leading to potential cumulative losses that could be 10 to 100 times greater.
Klantontevredenheid
When customers can’t find what they’re looking for, they’re likely to turn to your competitors. While loyal customers may give your store another chance, most others may remember the negative experience and choose not to return.
Moreover, dissatisfied customers might leave negative reviews, affecting your store’s reputation. Such feedback not only leads to the loss of existing customers but also deters potential new customers, who may opt for a competitor based on poor reviews.
Verhoogde Operationele Kosten
Als regel geldt dat alles wat urgent is duurder is. Om snel het probleem van voorraadtekorten op te lossen, kunnen bedrijven de volgende maatregelen nemen:
- Alternatieve leveranciers zoeken: Nieuwe leveranciers bieden mogelijk niet dezelfde gunstige voorwaarden als gevestigde partners.
- Versnelde verzending: Versnelde leveringsopties kunnen drie tot vier keer duurder zijn dan reguliere verzending.
- Extra arbeidskosten: Het ontvangen van voorraad, het uitvoeren van voorraadcontroles en het vervullen van vertraagde bestellingen vereisen overuren, wat leidt tot extra operationele kosten.
Hoe Voorraadtekorten te Voorkomen
Er zijn tal van effectieve strategieën om handelaren te helpen voorraadtekorten te voorkomen en optimale voorraadniveaus te behouden. Hier zijn enkele van de meest populaire benaderingen:
- Koop Meer Producten: Deze methode kan de kans op stockouts aanzienlijk verminderen, maar heeft een nadeel. Verhoogde voorraad betekent hogere opslagkosten, omdat er meer ruimte nodig is om extra voorraad op te slaan.
- Dynamisch Voorraadbeheer: Deze aanpak omvat langdurige samenwerking met leveranciers, waarbij je een diepgaand begrip van de toeleveringsketen en mogelijke knelpunten krijgt. Door eerdere vertragingen te analyseren, kun je de vraag nauwkeuriger voorspellen en herbestelpunt tijdens piekseizoenen aanpassen, zodat je voldoende voorraadniveaus hebt.
- Integratie van Geautomatiseerde Oplossingen: Moderne systemen kunnen gegevens centraliseren, de vraag voorspellen, herbestelhoeveelheden voorstellen, facturen genereren en zelfs communicatie met leveranciers automatiseren. Deze oplossingen minimaliseren de tijd die aan vraagplanning en voorraadbeheer wordt besteed, wat zorgt voor een soepel proces in de toeleveringsketen.
- Aangepaste vraagvoorspellingssystemen: Elk bedrijf is uniek, en voorraadbeheerstrategieën moeten flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan de individuele bedrijfsbehoeften. Een aangepast vraagvoorspellingssysteem stelt je in staat om berekeningen aan te passen op basis van specifieke variabelen, zodat je nauwkeurige voorraadniveaus kunt handhaven.
Voorraadbeheer is een delicate balans tussen voortdurende stockouts en overstock. Je moet beslissen welke situatie voor jou het meest wenselijk is: geen voorraad hebben of overmatige voorraad hebben.
In dit bericht duiken we dieper in hoe we ons vraagvoorspellingssysteem hebben ontwikkeld en hoe het effectief kan worden gebruikt.
Hoe het Stockout Rapport in Shopify te vinden
Shopify doesn't offer a complete stockout report by default. However, by exporting Shopify reports to Google Sheets and combining the numbers, you can create a custom report that provides a comprehensive view of your inventory status. In this section, we’ll show you how to combine data from Shopify and Google Sheets to manage your stockouts effectively.
Hier is wat een volledig voorraadtekortrapport zou moeten bevatten:
- Gemiddelde Dagelijkse Verkoop: Huidige verkooptrends en prognoses.
- Dagen van Voorraad Over: Hoeveel dagen tot de voorraad op is.
- Vraagberekening voor de komende X dagen: Verwachte toekomstige vraag.
- Veiligheidsvoorraadniveaus: Optimale voorraadhoeveelheden om stockouts te voorkomen.
Hoe een Stockout-rapport te maken met Google Sheets?
Bij Mipler hebben we een Google Sheets sjabloon gemaakt die verkopers helpt bij het nauwkeurig voorspellen van de vraag en het beantwoorden van belangrijke vragen zoals:
- Wanneer producten opnieuw te bestellen
- Optimale herbestelhoeveelheden
- Minimale veiligheidsvoorraadniveaus
Om onze sjabloon met voorraadprognose te gebruiken, volg je deze eenvoudige stappen:
- Toegang tot de Shopify Stockout sjabloon via deze link.
-
Maak een kopie van de sjabloon voor jouw gebruik:
- Ga in je Shopify-beheerder naar Analytics > Rapporten.
-
Open het Verkooppercentage per Product rapport:
-
Exporteer de rapportgegevens:
-
Plak de geëxporteerde gegevens in het derde tabblad van de sjabloon,
getiteld "3. Paste Sell-through rate by product Report":
- Zodra je het rapport invoegt, berekent onze sjabloon automatisch alle statistieken, die je kunt vinden op de Eenvoudige Weergave en Geavanceerde Berekeningen tabbladen.
Formules en definities gebruikt in de sjabloon
Alle formules die in de sjabloon worden gebruikt, zijn beschreven in de Shopify Inventory Planner Forecasting Reports post. Veel kolommen bevatten notities, die kunnen worden bekeken door met de muis over de kolomnaam te bewegen die is gemarkeerd met een gekleurde driehoek in de rechterbovenhoek.
Tab 1: Eenvoudige Weergave
Het “Simple View” tabblad biedt basisberekeningen en beantwoordt vragen zoals:
- Hoeveel producten moeten opnieuw besteld worden? (Kolom E)
- Hoeveel dagen tot herbestelling noodzakelijk is? (Kolom F)
- Moet het product binnenkort opnieuw besteld worden? (Kolom G)
Tab 2: Geavanceerde Berekeningen
Het tweede tabblad biedt meer gedetailleerde inzichten in berekeningen, waardoor winkeliers waarden kunnen begrijpen en aanpassen indien nodig. Deze flexibiliteit maakt maatwerk mogelijk om aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen.
Tab 3: Paste "Sell-through Rate by Product" Report
Gegevens van het “Sell-through Rate by Product” rapport moeten hier zonder enige wijzigingen worden geplakt. Deze informatie dient als basis voor de rapporten die worden gegenereerd op Tab 1 en Tab 2.
Tab 4: Instellingen
Variabelen kunnen in dit tabblad worden gewijzigd. We raden aan om uw parameters onmiddellijk in te voeren, inclusief:
- Vorige periode, dagen: Geef de periode op die wordt gebruikt voor het genereren van het rapport op Tab 3.
- Levertijd, Dagen: Gemiddelde tijd voor producten om van leveranciers te worden geleverd.
- Service Niveau: Verwachte kans dat de voorraad niet opraakt tijdens de volgende aanvulcyclus (ook wel de kans genoemd om geen verkopen te verliezen). Over het algemeen variëren serviceniveaus tussen 70-90%.
Voor- en Nadelen, en Mogelijke Verbeteringen van deze Sjabloon
Voordelen:
- Geen behoefte om extra applicaties te installeren.
- Transparante berekeningen, waardoor verkopers formules naar wens kunnen aanpassen.
- Relatieve flexibiliteit met aangepaste variabelen in het tabblad Instellingen.
Nadelen:
- Onvermogen om locatie-specifieke rapporten te genereren.
- Eenduidige parameters voor alle leveranciers.
- Handmatige updates vereist voor vernieuwde gegevens.
Verbeteringen:
Dit rapport kan eenvoudig worden uitgebreid door gegevens van andere rapporten aan het berekeningen tabblad toe te voegen. Bijvoorbeeld, we moeten de Product Grade kolom van het ABC Analyse rapport toevoegen aan de Tabblad Geavanceerde Berekeningen. Laten we zien hoe we dit kunnen doen:
-
Eerst moeten we een nieuw tabblad in onze sjabloon maken.
Om dit te doen, klik op het “+” teken in de linkerbenedenhoek:
-
Vervolgens moet je naar het nieuwe tabblad navigeren en het “ABC Analysis by Product” rapport uit het Shopify-beheerder invoegen,
dat zich bevindt in het Analytics > Rapporten menu:
-
Voor de duidelijkheid is het aan te raden om het tabblad een nieuwe naam te geven, bijvoorbeeld ABC Analyse:
- Laten we naar het “2. Advanced Calculations” tabblad gaan.
-
Voeg een nieuwe kolom in, bijvoorbeeld, direct na de Variant Titel:
-
In de nieuwe kolom, in de derde rij, voeg een formule in die de Productbeoordeling waarde van het ABC Analyse tabblad haalt als de productnaam en variant op beide tabbladen overeenkomen. De formule is:
=IFERROR( INDEX('ABC Analysis'!D:D, MATCH(1, ('ABC Analysis'!A:A = A3) * ('ABC Analysis'!B:B = B3), 0)), "N/A")
Gebruik vervolgens de auto-aanvullen functie om dezelfde formule op de andere rijen toe te passen; de waarden worden automatisch ingevuld:
Oplossing:
Met de Mipler App kunt u verschillende waarden voor variabelen instellen voor elke leverancier en locatie, zoals levertijden, minimale veiligheidsvoorraadniveaus, enz. Deze gegevens worden automatisch in de formules ingevoegd.
Conclusie
In dit bericht hebben we het concept van voorraadtekorten, hun preventie en mogelijke gevolgen verkend. We hebben praktische adviezen gegeven om het risico van onverwachte voorraaduitputting te minimaliseren.
Bovendien is onze aanpasbare oplossing ontworpen om zich aan te passen aan jouw unieke behoeften. Ons ondersteuningsteam staat klaar om je te helpen bij het creëren van Shopify Aangepaste Rapporten en kolommen die zijn afgestemd op jouw bedrijfsbehoeften.
Zorg ervoor dat uw winkel altijd op voorraad is, uw klanten tevreden zijn en uw winst gemaximaliseerd is met de deskundige oplossingen van Mipler.
