Czym są braki w magazynie?
W świecie zarządzania zapasami, braki w magazynie (lub niedobory) są najgorszym koszmarem właściciela firmy. Brak występuje, gdy produkt jest niedostępny do zakupu z powodu wyczerpania zapasów.
Wyobraź sobie ten scenariusz: Klient wyrusza w podróż, aby znaleźć konkretny produkt. Po przeszukaniu internetu trafia na Twoją stronę i znajduje dokładnie to, czego potrzebuje. Jest gotowy do zakupu, z kartą kredytową w ręku, tylko po to, by w ostatniej chwili odkryć, że towar jest niedostępny.
Negatywne konsekwencje braków w magazynie
Jako właściciel firmy, braki w magazynie są prawdopodobnie jednym z największych problemów, które masz. Nie tylko zatrzymują sprzedaż, ale mogą również prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji, które wpływają na całe twoje przedsiębiorstwo. Oto niektóre z najgorszych skutków niedoborów:
- Niezadowolenie klientów: Klient odchodzi z negatywnym wrażeniem o Twoim sklepie.
- Utracone możliwości sprzedaży: Klient zwraca się do konkurencji, potencjalnie nigdy nie wracając.
- Zmniejszone przychody: Tracisz potencjalne sprzedaże i zyski.
These outcomes are precisely what every retailer seeks to avoid. Let’s delve deeper into understanding the root causes of stockouts and explore strategies to prevent them.
Co powoduje braki w magazynie?
To effectively prevent stockouts, it’s crucial to understand their causes. Here are some of the most common reasons products go out of stock:
- Nagły wzrost popytu: Sezonowe trendy i ważne święta mogą powodować wzrosty sprzedaży, ponieważ konsumenci często kupują prezenty i niezbędne produkty w większych ilościach. Przewidywanie tych wahań jest kluczowe.
-
Opóźnienia w łańcuchu dostaw: Różne czynniki mogą prowadzić do zakłóceń w łańcuchu dostaw, w tym:
- Niekorzystne warunki pogodowe i zdarzenia siły wyższej: Klęski żywiołowe i nieprzewidziane zdarzenia mogą zakłócić logistykę.
- Błąd ludzki: Złe zarządzanie lub niedopatrzenie mogą skutkować opóźnionymi wysyłkami.
- Problemy z producentem: Strajki lub wyzwania operacyjne na poziomie dostawcy mogą wstrzymać produkcję i dystrybucję.
-
Nieefektywne zarządzanie zapasami: Skuteczna kontrola zapasów jest kluczowa, a wyzwania mogą wynikać z:
- Nieprecyzyjne prognozowanie popytu: Nieprawidłowe przewidywanie przyszłego popytu może prowadzić do nadmiaru lub niedoboru zapasów.
- Brak systemów śledzenia zapasów: Wgląd w poziomy zapasów w czasie rzeczywistym jest niezbędny.
- Opóźnione transfery produktów między lokalizacjami: Terminowe przemieszczanie produktów między magazynami może zapobiec lokalnym brakami zapasów.
- Nie uwzględnienie uszkodzonych towarów: Regularne audyty w celu oceny stanu produktów i strat są konieczne.
- Niewłaściwe warunki przechowywania: Złe przechowywanie może prowadzić do psucia się produktów.
- Problemy z przepływem gotówki: Niewystarczające fundusze na uzupełnienie zapasów mogą również powodować braki.
Dlaczego unikanie braków w magazynie jest kluczowe
Straty finansowe
Jak wspomniano wcześniej, braki bezpośrednio wpływają na przychody. Przyjrzyjmy się, jak kwantyfikować koszt braków towarowych (Koszty Braków) za pomocą prostego wzoru.
Aby obliczyć koszty braku towaru (CoS), musisz użyć następującego wzoru:
CoS = SD × ADS × PPU
Wyjaśnienie:
- CoS — Koszty braku
- SD — Liczba dni braku (gdy produkt był niedostępny)
- ADS — Średnia dzienna sprzedaż (sprzedane jednostki dziennie)
- PPU — Zysk na jednostkę
Przykład:
Załóżmy, że produkt jest niedostępny przez 4 days, przy średniej dziennej sprzedaży 8 jednostek, i zysku $12 na jednostkę.
Koszt braku towaru wynosi:
CoS = 4 × 8 × 12 = $384
It’s important to note that stockouts often occur across multiple items simultaneously, leading to potential cumulative losses that could be 10 to 100 times greater.
Niezadowolenie klientów
When customers can’t find what they’re looking for, they’re likely to turn to your competitors. While loyal customers may give your store another chance, most others may remember the negative experience and choose not to return.
Moreover, dissatisfied customers might leave negative reviews, affecting your store’s reputation. Such feedback not only leads to the loss of existing customers but also deters potential new customers, who may opt for a competitor based on poor reviews.
Zwiększone koszty operacyjne
Zasadniczo wszystko, co jest pilne, jest droższe. Aby szybko rozwiązać problem niedoborów magazynowych, firmy mogą podjąć następujące kroki:
- Pozyskiwanie alternatywnych dostawców: Nowi dostawcy mogą nie oferować takich samych korzystnych warunków jak ustaleni partnerzy.
- Przesyłka ekspresowa: Przyspieszone opcje dostawy mogą być trzy do czterech razy droższe niż standardowa wysyłka.
- Dodatkowe koszty pracy: Odbieranie zapasów, przeprowadzanie kontroli stanu i realizacja opóźnionych zamówień wymagają nadgodzin, co przekłada się na dodatkowe koszty operacyjne.
Jak zapobiegać brakowi towaru
Istnieje wiele skutecznych strategii, które pomagają sprzedawcom unikać braków w magazynie i utrzymywać optymalne poziomy zapasów. Oto niektóre z najpopularniejszych podejść:
- Zakup więcej produktów: Ta metoda może znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo braków, ale wiąże się z pewnymi wadami. Zwiększone zapasy oznaczają wyższe koszty przechowywania, ponieważ potrzebna jest większa przestrzeń na dodatkowy towar.
- Dynamiczne zarządzanie zapasami: To podejście polega na długoterminowej współpracy z dostawcami, gdzie zdobywasz głęboką wiedzę na temat łańcucha dostaw i potencjalnych wąskich gardeł. Analizując przeszłe opóźnienia, możesz dokładniej prognozować popyt i dostosowywać punkty zamówień w szczytowych sezonach, zapewniając odpowiednie poziomy zapasów.
- Integracja rozwiązań automatycznych: Nowoczesne systemy mogą centralizować dane, prognozować popyt, sugerować ilości zamówień, generować faktury, a nawet automatyzować komunikację z dostawcami. Te rozwiązania minimalizują czas spędzany na planowaniu popytu i zarządzaniu zapasami, zapewniając płynny proces łańcucha dostaw.
- Niestandardowe systemy prognozowania popytu: Każdy biznes jest unikalny, a strategie zarządzania zapasami powinny być wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do indywidualnych potrzeb biznesowych. Niestandardowy system prognozowania popytu pozwala dostosować obliczenia na podstawie konkretnych zmiennych, zapewniając precyzyjne utrzymanie poziomu zapasów.
Zarządzanie zapasami to delikatna równowaga między ciągłymi brakami a nadmiarem zapasów. Musisz zdecydować, która sytuacja jest dla Ciebie bardziej preferowana: brak towaru czy nadmiar zapasów.
W tym poście zagłębimy się w to, jak opracowaliśmy nasz system prognozowania popytu i jak można go skutecznie wykorzystać.
Jak znaleźć raport o braku towaru w Shopify
Shopify doesn't offer a complete stockout report by default. However, by exporting Shopify reports to Google Sheets and combining the numbers, you can create a custom report that provides a comprehensive view of your inventory status. In this section, we’ll show you how to combine data from Shopify and Google Sheets to manage your stockouts effectively.
Oto co powinien zawierać kompletny raport o brakach w magazynie:
- Średnia dzienna sprzedaż: Aktualne trendy sprzedaży i prognozy.
- Pozostałe dni zapasów: Ile dni do wyczerpania zapasów.
- Obliczenie popytu na następne X dni: Przewidywany przyszły popyt.
- Poziomy zapasów bezpieczeństwa: Optymalne ilości zapasów, aby zapobiec brakowi.
Jak stworzyć raport o brakach magazynowych przy użyciu Google Sheets?
W Mipler stworzyliśmy szablon Google Sheets, który pomaga sprzedawcom w dokładnym prognozowaniu popytu i odpowiadaniu na kluczowe pytania, takie jak:
- Kiedy zamawiać produkty ponownie
- Optymalne ilości do zamówienia
- Minimalne poziomy zapasów bezpieczeństwa
Aby skorzystać z naszego szablonu z prognozą zapasów, wykonaj te proste kroki:
- Uzyskaj dostęp do Szablon Braku Towaru Shopify za pośrednictwem tego link.
-
Zrób kopię szablonu do własnego użytku:
- W panelu administracyjnym Shopify przejdź do Analiza > Raporty.
-
Otwórz raport Wskaźnik sprzedaży według produktu:
-
Eksportuj dane raportu:
-
Wklej wyeksportowane dane do trzeciej zakładki szablonu,
zatytułowanej "3. Paste Sell-through rate by product Report":
- Po wstawieniu raportu nasz szablon automatycznie obliczy wszystkie metryki, które znajdziesz na Prosty widok i Zaawansowane obliczenia zakładkach.
Wzory i definicje używane w szablonie
Wszystkie wzory użyte w szablonie są opisane w Raportach prognozowania zapasów Shopify. Wiele kolumn zawiera notatki, które można zobaczyć, najeżdżając kursorem na nazwę kolumny oznaczoną kolorowym trójkątem w prawym górnym rogu.
Zakładka 1: Widok prosty
Zakładka “Simple View” zawiera podstawowe obliczenia, odpowiadając na pytania takie jak:
- Ile produktów wymaga zamówienia? (Kolumna E)
- Ile dni do konieczności zamówienia? (Kolumna F)
- Czy produkt powinien być zamówiony wkrótce? (Kolumna G)
Zakładka 2: Zaawansowane obliczenia
Druga zakładka oferuje bardziej szczegółowe informacje na temat obliczeń, umożliwiając sprzedawcom zrozumienie i modyfikację dowolnych wartości w razie potrzeby. Ta elastyczność umożliwia dostosowanie do specyficznych wymagań biznesowych.
Tab 3: Paste "Sell-through Rate by Product" Report
Dane z raportu “Sell-through Rate by Product” powinny być wklejone tutaj bez żadnych modyfikacji. Informacje te stanowią podstawę dla raportów generowanych na Tab 1 i Tab 2.
Zakładka 4: Ustawienia
Zmienne można zmieniać w tej zakładce. Zalecamy natychmiastowe wprowadzenie swoich parametrów, w tym:
- Poprzedni okres, dni: Określ okres używany do generowania raportu na Tab 3.
- Czas realizacji, dni: Średni czas dostawy produktów od dostawców.
- Poziom usługi: Oczekiwana prawdopodobieństwo, że zapasy nie wyczerpią się podczas następnego cyklu uzupełnienia (znane również jako prawdopodobieństwo braku utraty sprzedaży). Zazwyczaj poziomy usług wahają się między 70-90%.
Zalety, wady i możliwe usprawnienia tego szablonu
Zalety:
- Nie ma potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji.
- Przejrzyste obliczenia, pozwalające sprzedawcom dostosować formuły według potrzeb.
- Relatywna elastyczność z niestandardowymi zmiennymi w zakładce Ustawienia.
Wady:
- Brak możliwości generowania raportów specyficznych dla lokalizacji.
- Jednolite parametry dla wszystkich dostawców.
- Wymagane ręczne aktualizacje dla odświeżonych danych.
Ulepszenia:
Ten raport można łatwo rozszerzyć, dodając dane z innych raportów do zakładki obliczeń. Na przykład, musimy dodać kolumnę Ocena Produktu z raportu Analiza ABC do Zakładka zaawansowanych obliczeń. Zobaczmy, jak to zrobić:
-
Najpierw musimy utworzyć nową zakładkę w naszym szablonie.
Aby to zrobić, kliknij znak “+” w lewym dolnym rogu:
-
Następnie musisz przejść do nowej zakładki i wstawić raport “ABC Analysis by Product” z panelu administracyjnego Shopify,
znajdujący się w menu Analiza > Raporty:
-
Dla wygody zaleca się zmianę nazwy zakładki, na przykład na Analiza ABC:
- Przejdźmy do zakładki “2. Advanced Calculations”.
-
Wstaw nową kolumnę, na przykład, od razu po Tytuł wariantu:
-
W nowej kolumnie, w trzecim wierszu, wstaw formułę, która pobierze wartość Ocena Produktu z zakładki Analiza ABC, jeśli nazwa produktu i wariant będą pasować w obu zakładkach. Formuła to:
=IFERROR( INDEX('ABC Analysis'!D:D, MATCH(1, ('ABC Analysis'!A:A = A3) * ('ABC Analysis'!B:B = B3), 0)), "N/A")
Następnie użyj funkcji autouzupełniania, aby zastosować tę samą formułę do pozostałych wierszy; wartości zostaną automatycznie wypełnione:
Rozwiązanie:
Korzystając z aplikacji Mipler, możesz ustawić różne wartości dla zmiennych dla każdego dostawcy i lokalizacji, takich jak czasy dostawy, minimalne poziomy zapasów bezpieczeństwa itp. Te dane będą automatycznie wstawiane do formuł.
Wniosek
W tym poście zbadaliśmy koncepcję braków towarowych, ich zapobieganie i potencjalne konsekwencje. Przedstawiliśmy praktyczne porady, aby zminimalizować ryzyko niespodziewanego wyczerpania zapasów.
Dodatkowo, nasze dostosowane rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby dostosować się do Twoich unikalnych potrzeb. Nasz zespół wsparcia jest gotowy, aby pomóc Ci w tworzeniu Niestandardowych Raportów Shopify i kolumn dostosowanych do wymagań Twojego biznesu.
Zapewnij, że Twój sklep jest zawsze zaopatrzony, Twoi klienci są zadowoleni, a Twoje zyski maksymalizowane dzięki ekspertom Mipler.
