Що таке дефіцит товарів?
У світі управління запасами дефіцит товарів (або відсутність на складі) — це найгірший кошмар власника бізнесу. Дефіцит виникає, коли продукт недоступний для покупки через вичерпаний рівень запасів.
Уявіть цей сценарій: клієнт вирушає на пошуки конкретного продукту. Після перегляду інтернету він потрапляє на ваш сайт і знаходить саме те, що йому потрібно. Він готовий зробити покупку, кредитна картка в руці, і лише в останній момент виявляє, що товару немає в наявності.
Негативні наслідки дефіциту товарів
Як власник бізнесу, дефіцит товарів, швидше за все, є однією з ваших найбільших проблем. Вони не просто зупиняють продажі, але також можуть призвести до ряду негативних наслідків, які впливають на весь ваш бізнес. Ось деякі з найшкідливіших наслідків дефіциту:
- Незадоволеність клієнтів: Клієнт залишає негативне враження про ваш магазин.
- Втрачені можливості продажів: Клієнт звертається до конкурентів, можливо, ніколи не повернеться.
- Зменшення доходу: Ви втрачаєте потенційні продажі та прибутки.
These outcomes are precisely what every retailer seeks to avoid. Let’s delve deeper into understanding the root causes of stockouts and explore strategies to prevent them.
Що спричиняє дефіцит товарів?
To effectively prevent stockouts, it’s crucial to understand their causes. Here are some of the most common reasons products go out of stock:
- Раптове зростання попиту: Сезонні тренди та великі свята можуть викликати сплески продажів, оскільки споживачі часто купують подарунки та необхідні речі у більших обсягах. Тому важливо передбачати ці коливання.
-
Затримки в ланцюзі постачання: Різні фактори можуть призвести до порушення ланцюга постачання, включаючи:
- Несприятливі погодні умови та форс-мажорні обставини: Природні катастрофи та непередбачувані події можуть порушити логістику.
- Людська помилка: Неправильне управління або недогляд можуть призвести до затримки відправлень.
- Проблеми з виробником: Страйки або оперативні проблеми на рівні постачальника можуть зупинити виробництво та розподіл.
-
Неефективне управління запасами: Ефективний контроль запасів є надзвичайно важливим, і проблеми можуть виникнути через:
- Неточне прогнозування попиту: Неправильне прогнозування майбутнього попиту може призвести до надмірного або недостатнього запасу.
- Відсутність систем відстеження запасів: Необхідна видимість рівнів запасів у реальному часі.
- Затримки переміщення продуктів між локаціями: Своєчасний рух товарів між складами може запобігти місцевим дефіцитам.
- Невраховання пошкоджених товарів: Потрібні регулярні аудити для оцінки стану продукту та втрат.
- Неналежні умови зберігання: Погане зберігання може призвести до псування товарів.
- Проблеми з грошовим потоком: Нестача коштів для поповнення запасів також може викликати дефіцити.
Чому важливо уникати дефіциту товарів
Фінансові втрати
Як вже згадувалося раніше, дефіцити безпосередньо впливають на доходи. Давайте розглянемо, як кількісно оцінити вартість дефіциту (Stockout Costs) за допомогою простої формули.
Щоб розрахувати вартість дефіциту (CoS), потрібно використати наступну формулу:
CoS = SD × ADS × PPU
Пояснення:
- CoS — Витрати на дефіцит
- SD — Кількість днів дефіциту (коли продукт був відсутній на складі)
- ADS — Середні щоденні продажі (одиниць, проданих за день)
- PPU — Прибуток з одиниці
Приклад:
Припустимо, що продукт недоступний протягом 4 days, зі середніми щоденними продажами 8 одиниць, і прибутком $12 за одиницю.
Вартість дефіциту становитиме:
CoS = 4 × 8 × 12 = $384
It’s important to note that stockouts often occur across multiple items simultaneously, leading to potential cumulative losses that could be 10 to 100 times greater.
Незадоволеність клієнтів
When customers can’t find what they’re looking for, they’re likely to turn to your competitors. While loyal customers may give your store another chance, most others may remember the negative experience and choose not to return.
Moreover, dissatisfied customers might leave negative reviews, affecting your store’s reputation. Such feedback not only leads to the loss of existing customers but also deters potential new customers, who may opt for a competitor based on poor reviews.
Збільшені операційні витрати
Як правило, все термінове коштує дорожче. Щоб швидко вирішити проблему дефіциту запасів, компанії можуть вжити наступних заходів:
- Пошук альтернативних постачальників: Нові постачальники можуть не пропонувати такі ж вигідні умови, як встановлені партнери.
- Прискорена доставка: Швидкі варіанти доставки можуть бути в три-чотири рази дорожчими, ніж звичайна доставка.
- Додаткові витрати на робочу силу: Отримання запасів, проведення перевірок запасів та виконання затриманих замовлень потребують понаднормової роботи, що призводить до додаткових операційних витрат.
Як запобігти дефіциту товарів
Існує багато ефективних стратегій, які допомагають продавцям уникнути дефіциту товарів та підтримувати оптимальний рівень запасів. Ось деякі з найпопулярніших підходів:
- Купуйте більше продуктів: Цей метод може значно зменшити ймовірність дефіцитів, але має свої недоліки. Збільшення запасів означає вищі витрати на зберігання, оскільки потрібно більше місця для розміщення додаткових запасів.
- Динамічне управління запасами: Цей підхід передбачає довгострокову співпрацю з постачальниками, де ви отримуєте глибоке розуміння ланцюга постачання та потенційних вузьких місць. Аналізуючи минулі затримки, ви можете точніше прогнозувати попит і коригувати точки повторного замовлення під час пікових сезонів, забезпечуючи достатні рівні запасів.
- Інтеграція автоматизованих рішень: Сучасні системи можуть централізувати дані, прогнозувати попит, пропонувати кількість для повторного замовлення, генерувати рахунки та навіть автоматизувати комунікацію з постачальниками. Ці рішення мінімізують час, витрачений на планування попиту та управління запасами, забезпечуючи безперебійну роботу ланцюга постачання.
- Індивідуальні системи прогнозування попиту: Кожен бізнес є унікальним, і стратегії управління запасами повинні бути достатньо гнучкими, щоб адаптуватися до індивідуальних потреб бізнесу. Кастомізована система прогнозування попиту дозволяє вам налаштовувати розрахунки на основі конкретних змінних, забезпечуючи точне підтримання рівнів запасів.
Управління запасами — це делікатний баланс між постійними дефіцитами та надмірними запасами. Вам потрібно вирішити, яка ситуація є більш прийнятною для вас: бути без запасів чи мати надлишок запасів.
У цій публікації ми глибше розглянемо, як ми розробили нашу систему прогнозування попиту та як її можна ефективно використовувати.
Як знайти звіт про дефіцит товарів у Shopify
Shopify doesn't offer a complete stockout report by default. However, by exporting Shopify reports to Google Sheets and combining the numbers, you can create a custom report that provides a comprehensive view of your inventory status. In this section, we’ll show you how to combine data from Shopify and Google Sheets to manage your stockouts effectively.
Ось що повинен включати повний звіт про дефіцит товарів:
- Середній щоденний продаж: Поточні тенденції продажів та прогнози.
- Залишок запасів у днях: Скільки днів до вичерпання запасів.
- Розрахунок попиту на наступні X днів: Очікуваний майбутній попит.
- Рівні страхового запасу: Оптимальні кількості запасів для запобігання дефіцитам.
Як створити звіт про дефіцит за допомогою Google Sheets?
У Mipler ми створили Шаблон Google Sheets, який допомагає торговцям точно прогнозувати попит і відповідати на ключові питання, такі як:
- Коли перезамовляти продукти
- Оптимальні обсяги перезамовлення
- Мінімальні рівні страхового запасу
Щоб використати наш шаблон з прогнозом запасів, виконайте ці прості кроки:
- Отримайте доступ до Шаблон дефіциту товарів Shopify за цим link.
-
Зробіть копію шаблону для свого використання:
- У вашій панелі адміністратора Shopify перейдіть до Аналітика > Звіти.
-
Відкрийте звіт Коефіцієнт продажів за продуктом:
-
Експортуйте дані звіту:
-
Вставте експортовані дані у третій вкладці шаблону,
названій 3. Paste Sell-through rate by product Report:
- Після вставлення звіту наш шаблон автоматично розрахує всі метрики, які ви зможете знайти на Простий перегляд та Розширені розрахунки вкладках.
Формули та визначення, що використовуються в шаблоні
Усі формули, використані в шаблоні, описані в Звітах прогнозування запасів Shopify. Багато стовпців містять примітки, які можна переглянути, навівши курсор на назву стовпця, позначену кольоровим трикутником у верхньому правому куті.
Вкладка 1: Простий перегляд
Вкладка Простий перегляд надає базові розрахунки, відповідаючи на питання, такі як:
- Скільки продуктів потрібно повторно замовити? (Колонка E)
- Скільки днів до необхідності повторного замовлення? (Колонка F)
- Чи потрібно найближчим часом повторно замовити продукт? (Колонка G)
Вкладка 2: Розширені розрахунки
Друга вкладка пропонує детальніший огляд розрахунків, дозволяючи продавцям розуміти та змінювати будь-які значення за потреби. Ця гнучкість дозволяє налаштування відповідно до конкретних бізнес-вимог.
Вкладка 3: Вставте звіт «Коефіцієнт продажів за продуктом»
Дані з Коефіцієнт продажів за продуктом звіту повинні бути вставлені сюди без будь-яких змін. Ця інформація слугує основою для звітів, що генеруються на Tab 1 та Tab 2.
Вкладка 4: Налаштування
Змінні можна змінити на цій вкладці. Ми рекомендуємо одразу ввести ваші параметри, включаючи:
- Попередній період, днів: Вкажіть період, що використовується для генерації звіту на Tab 3.
- Час постачання, днів: Середній час доставки продуктів від постачальників.
- Рівень обслуговування: Очікувана ймовірність того, що запаси не вичерпаються під час наступного циклу поповнення (також відома як ймовірність не втратити продажі). Як правило, рівні обслуговування коливаються між 70-90%.
Переваги, недоліки та можливі покращення цього шаблону
Переваги:
- Немає потреби встановлювати додаткові додатки.
- Прозорі розрахунки, що дозволяють продавцям налаштовувати формули за бажанням.
- Відносна гнучкість з користувацькими змінними на вкладці Налаштування.
Недоліки:
- Неможливість генерувати звіти за конкретними локаціями.
- Однакові параметри для всіх постачальників.
- Потрібні ручні оновлення для оновлення даних.
Покращення:
Цей звіт можна легко розширити, додавши дані з інших звітів до вкладки розрахунків. Наприклад, нам потрібно додати стовпець Оцінка продукту з ABC-аналіз звіту до Вкладка розширених розрахунків. Давайте подивимося, як це зробити:
-
По-перше, нам потрібно створити нову вкладку в нашому шаблоні.
Для цього натисніть на “+” знак у нижньому лівому куті:
-
Далі потрібно перейти до нової вкладки та вставити ABC-аналіз за продуктом звіт з панелі адміністратора Shopify,
розташований у меню Аналітика > Звіти:
-
Для зручності рекомендується перейменувати вкладку, наприклад, на ABC-аналіз:
- Перейдемо до вкладки “2. Advanced Calculations”.
-
Вставте новий стовпець, наприклад, відразу після Назва варіанту:
-
У новому стовпці, у третьому рядку, вставте формулу, яка витягне Оцінка продукту значення з ABC-аналіз вкладки, якщо назва продукту та варіант збігаються на обох вкладках. Формула така:
=IFERROR( INDEX("ABC Analysis"!D:D, MATCH(1, ("ABC Analysis"!A:A = A3) * ("ABC Analysis"!B:B = B3), 0)), "N/A")
Далі використовуйте функцію автозаповнення, щоб застосувати ту саму формулу до інших рядків; значення будуть заповнені автоматично:
Рішення:
Використовуючи додаток Mipler, ви можете встановити різні значення змінних для кожного постачальника та локації, такі як час доставки, мінімальні рівні страхового запасу тощо. Ці дані будуть автоматично вставлені у формули.
Висновок
У цій публікації ми дослідили концепцію дефіциту товарів, їх запобігання та потенційні наслідки. Ми надали практичні поради для мінімізації ризику несподіваного вичерпання запасів.
Крім того, наше налаштовуване рішення розроблено для адаптації до ваших унікальних потреб. Наша команда підтримки готова допомогти вам у створенні Користувацьких звітів Shopify та стовпців, адаптованих до ваших бізнес-вимог.
Забезпечте, щоб ваш магазин завжди був забезпечений товарами, клієнти задоволені, а прибутки максимізовані з експертними рішеннями Mipler.
