Какво представляват недостигите на стоки?
В света на управлението на инвентара, недостигът на стоки (или изчерпването на наличности) е най-лошият кошмар за собственика на бизнес. Недостигът на стоки настъпва, когато продуктът не е наличен за покупка поради изчерпани нива на инвентара.
Представете си този сценарий: Клиентът започва пътуване, за да намери конкретен продукт. След като разгледа интернет, той попада на вашия сайт и намира точно това, от което се нуждае. Готов е да направи покупка, с кредитна карта в ръка, само за да открие в последния момент, че артикулът е изчерпан.
Негативни последици от недостиг на стоки
Като собственик на бизнес, недостигът на стоки вероятно е една от най-големите ви тревоги. Те не само спират продажбите, но могат да доведат и до редица негативни последици, които влияят на целия ви бизнес. Ето някои от най-вредните ефекти от недостигите:
- Недоволство на клиентите: Клиентът напуска с негативно впечатление от вашия магазин.
- Загубени възможности за продажби: Клиентът се обръща към конкурентите, потенциално никога да не се върне.
- Намалени приходи: Пропускате потенциални продажби и печалби.
These outcomes are precisely what every retailer seeks to avoid. Let’s delve deeper into understanding the root causes of stockouts and explore strategies to prevent them.
Какво причинява недостиг на стоки?
To effectively prevent stockouts, it’s crucial to understand their causes. Here are some of the most common reasons products go out of stock:
- Неочаквано увеличение на търсенето: Сезонните тенденции и големите празници могат да предизвикат ръст в продажбите, тъй като потребителите често купуват подаръци и основни стоки в по-големи количества. Предвиждането на тези колебания е ключово.
-
Закъснения в веригата на доставки: Различни фактори могат да доведат до нарушения в веригата на доставки, включително:
- Неблагоприятни метеорологични условия и форсмажорни събития: Природни бедствия и непредвидени събития могат да нарушат логистиката.
- Човешка грешка: Лошо управление или пренебрегване може да доведе до забавени доставки.
- Проблеми с производителя: Стачки или оперативни предизвикателства на ниво доставчик могат да спрат производството и разпространението.
-
Неефективно управление на инвентара: Эфективният контрол на запасите е от съществено значение, а предизвикателствата могат да произтичат от:
- Неясно прогнозиране на търсенето: Неправилното предсказване на бъдещото търсене може да доведе до или прекомерно запасяване, или недостатъчно запасяване.
- Липса на системи за проследяване на наличности: Реалновременната видимост на нивата на запасите е съществена.
- Закъснели трансфери на продукти между локации: Навременното преместване на продукти между складовете може да предотврати локални недостиг на стоки.
- Неотчитане на повредени стоки: Редовните одити за оценка на състоянието на продуктите и загубите са необходими.
- Неподходящи условия за съхранение: Лошото съхранение може да доведе до разваляне на продуктите.
- Проблеми с паричния поток: Недостатъчните средства за попълване на запасите също могат да причинят недостиг.
Защо избягването на недостиг на стока е от съществено значение
Финансови загуби
Както споменахме по-рано, недостигът на стоки оказва пряко влияние върху приходите. Нека разгледаме как да количествено оценим разходи за недостиг на стока (Stockout Costs) с помощта на проста формула.
За да изчислите разходите за недостиг на стока (CoS), трябва да използвате следната формула:
CoS = SD × ADS × PPU
Уточнение:
- CoS — Разходи за недостиг
- SD — Брой дни на недостиг (когато продуктът е бил изчерпан)
- ADS — Средни дневни продажби (продадени единици на ден)
- PPU — Печалба на единица
Пример:
Да предположим, че продуктът не е наличен за 4 days, със средни дневни продажби от 8 единици, и печалба от $12 на единица.
Разходът за изчерпване на запаси би бил:
CoS = 4 × 8 × 12 = $384
It’s important to note that stockouts often occur across multiple items simultaneously, leading to potential cumulative losses that could be 10 to 100 times greater.
Недоволство на клиентите
When customers can’t find what they’re looking for, they’re likely to turn to your competitors. While loyal customers may give your store another chance, most others may remember the negative experience and choose not to return.
Moreover, dissatisfied customers might leave negative reviews, affecting your store’s reputation. Such feedback not only leads to the loss of existing customers but also deters potential new customers, who may opt for a competitor based on poor reviews.
Увеличени оперативни разходи
Като правило, всичко, което е спешно, е по-скъпо. За бързо решаване на проблема с недостиг на инвентар, компаниите могат да предприемат следните мерки:
- Търсене на алтернативни доставчици: Новите доставчици може да не предлагат същите благоприятни условия като утвърдените партньори.
- Ускорена доставка: Ускорените опции за доставка могат да бъдат три до четири пъти по-скъпи от обикновената доставка.
- Допълнителни разходи за труд: Получаването на запаси, извършването на проверки на наличността и изпълнението на забавени поръчки изискват извънреден труд, което води до допълнителни оперативни разходи.
Как да предотвратите изчерпване на наличностите
Има множество ефективни стратегии, които помагат на търговците да избегнат недостиг на стоки и да поддържат оптимални нива на инвентар. Ето някои от най-популярните подходи:
- Закупете повече продукти: Този метод може значително да намали вероятността от недостиг, но идва с недостатък. Увеличените запаси означават по-високи разходи за съхранение, тъй като е необходимо повече пространство за настаняване на допълнителни стоки.
- Динамично управление на инвентара: Този подход включва дългосрочно сътрудничество с доставчици, при което получавате дълбоко разбиране на веригата на доставки и потенциалните тесни места. Чрез анализ на минали забавяния можете да предсказвате търсенето по-точно и да коригирате точките на повторна поръчка по време на пиковите сезони, осигурявайки достатъчни нива на запаси.
- Интеграция на автоматизирани решения: Съвременните системи могат да централизират данни, да предсказват търсенето, да предлагат количества за повторна поръчка, да генерират фактури и дори да автоматизират комуникацията с доставчиците. Тези решения минимизират времето, прекарано в планиране на търсенето и управление на запасите, осигурявайки безпроблемен процес на веригата на доставки.
- Персонализирани системи за прогнозиране на търсенето: Всеки бизнес е уникален и стратегиите за управление на запасите трябва да бъдат достатъчно гъвкави, за да се адаптират към индивидуалните нужди на бизнеса. Персонализираната система за предсказване на търсенето ви позволява да адаптирате изчисленията на базата на специфични променливи, осигурявайки точно поддържане на нивата на запасите.
Управлението на запасите е деликатен баланс между непрекъснат недостиг и прекомерно запасяване. Трябва да решите коя ситуация е по-предпочитана за вас: да нямате наличност или да имате излишък от стоки.
В този пост ще се задълбочим в това как разработихме нашата система за прогнозиране на търсенето и как може да бъде използвана ефективно.
Как да намерите отчета за изчерпване на наличности в Shopify
Shopify doesn't offer a complete stockout report by default. However, by exporting Shopify reports to Google Sheets and combining the numbers, you can create a custom report that provides a comprehensive view of your inventory status. In this section, we’ll show you how to combine data from Shopify and Google Sheets to manage your stockouts effectively.
Ето какво трябва да включва един пълен отчет за изчерпване на наличностите:
- Средни дневни продажби: Текущи тенденции в продажбите и прогнози.
- Остатъчни дни на инвентара: Колко дни остават до изчерпване на запасите.
- Изчисление на търсенето за следващите X дни: Предвиждано бъдещо търсене.
- Нива на безопасен запас: Оптимални количества на запасите, за да се предотвратят недостигите.
Как да изградите отчет за изчерпване на наличности с Google Sheets?
В Mipler създадохме Шаблон на Google Sheets, който помага на търговците да предсказват точно търсенето и да отговарят на ключови въпроси като:
- Кога да поръчате отново продукти
- Оптимални количества за повторна поръчка
- Минимални нива на безопасен инвентар
За да използвате нашия шаблон с прогноза за наличности, следвайте тези прости стъпки:
- Достъп до Шаблон за изчерпване на наличности в Shopify чрез този link.
-
Направете копие на шаблона за ваше ползване:
- В администраторския панел на Shopify, отидете на Анализи > Доклади.
-
Отворете доклада Процент на продажбите по продукт:
-
Експортирайте данните от отчета:
-
Поставете експортираните данни в третия раздел на шаблона,
озаглавен 3. Paste Sell-through rate by product Report:
- След като поставите доклада, нашият шаблон автоматично ще изчисли всички метрики, които можете да намерите на Прост изглед и Разширени изчисления раздели.
Формули и определения, използвани в шаблона
Всички формули, използвани в шаблона, са описани в Докладите за прогнозиране на запаси на Shopify. Много колони включват бележки, които могат да бъдат видяни, като се задържи курсора над името на колоната, маркирано с цветен триъгълник в горния десен ъгъл.
Таб 1: Прост изглед
Вкладката Прост изглед предоставя основни изчисления, отговарящи на въпроси като:
- Колко продукта трябва да се поръчат отново? (Колона E)
- Колко дни остават до необходимостта от повторна поръчка? (Колона F)
- Трябва ли продуктът да бъде поръчан отново скоро? (Колона G)
Таб 2: Напреднали изчисления
Втората таб предлага по-подробни прозорци за изчисления, позволявайки на търговците да разберат и модифицират всякакви стойности при необходимост. Тази гъвкавост позволява персонализиране, за да отговори на специфичните бизнес изисквания.
Таб 3: Поставете отчета 'Процент на продажбите по продукт'
Данните от Процент на продажбите по продукт доклада трябва да бъдат поставени тук без никакви изменения. Тази информация служи като основа за докладите, генерирани на Tab 1 и Tab 2.
Таб 4: Настройки
Променливите могат да бъдат променяни в този раздел. Препоръчваме да въведете вашите параметри незабавно, включително:
- Предишен период, дни: Уточнете периода, използван за генериране на доклада на Tab 3.
- Време за изпълнение, дни: Средно време за доставка на продукти от доставчиците.
- Ниво на услуга: Очаквана вероятност, че запасите няма да свършат по време на следващия цикъл на попълване (известна също като вероятност за непредаване на продажби). Обикновено, нивата на обслужване варират между 70-90%.
Плюсове, минуси и възможни подобрения на този шаблон
Плюсове:
- Няма нужда да инсталирате допълнителни приложения.
- Прозрачни изчисления, позволяващи на търговците да променят формулите по желание.
- Относителна гъвкавост с персонализирани променливи в раздела Настройки.
Недостатъци:
- Невъзможност за генериране на отчети, специфични за местоположението.
- Еднородни параметри за всички доставчици.
- Необходими са ръчни актуализации за обновени данни.
Подобрения:
Този доклад може лесно да бъде разширен, като се добавят данни от други доклади в раздела за изчисления. Например, трябва да добавим колоната за Оценка на продукта от ABC анализ доклада в Вкладка за разширени изчисления. Нека видим как да направим това:
-
Първо, трябва да създадем нов раздел в нашия шаблон.
За да направите това, кликнете върху “+” знака в долния ляв ъгъл:
-
След това трябва да отидете на новия раздел и да поставите ABC анализ по продукт доклада от администраторския панел на Shopify,
разположен в Анализи > Доклади менюто:
-
За удобство, се препоръчва да преименувате раздела, например, на ABC анализ:
- Нека отидем на раздела “2. Advanced Calculations”.
-
Въведете нова колона, например, веднага след Заглавие на варианта:
-
В новата колона, в третия ред, поставете формула, която ще извлече Клас на продукта стойността от ABC анализ раздела, ако името на продукта и вариантът съвпадат и в двата раздела. Формулата е:
=IFERROR( INDEX("ABC Analysis"!D:D, MATCH(1, ("ABC Analysis"!A:A = A3) * ("ABC Analysis"!B:B = B3), 0)), "N/A")
След това използвайте функцията за автоматично попълване, за да приложите същата формула към другите редове; стойностите ще бъдат попълнени автоматично:
Решение:
С помощта на приложението Mipler можете да зададете различни стойности за променливи за всеки доставчик и местоположение, като времена за доставка, минимални нива на безопасен запас и др. Тези данни ще бъдат автоматично вмъкнати в формулите.
Заключение
В този пост разгледахме концепцията за изчерпване на наличностите, тяхната превенция и потенциалните последици. Предоставихме практически съвети за минимизиране на риска от неочаквано изчерпване на наличностите.
Допълнително, нашето персонализируемо решение е проектирано да се адаптира към вашите уникални нужди. Нашият екип за поддръжка е готов да ви помогне в създаването на Персонализирани доклади на Shopify и колони, съобразени с изискванията на вашия бизнес.
Осигурете вашият магазин винаги да е зареден, клиентите ви удовлетворени и печалбите ви максимизирани с експертните решения на Mipler.
